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Wegweiser rund um die Tagespauschale

Viele kennen ihren Namen, doch kaum einer weiß ganz genau, was sich dahinter verbirgt. Dabei begleitet uns die Tagespauschale auf jeder Geschäftsreise.

Sie ist die Voraussetzung für den aufmunternden Cappuccino am Flughafen und die deftige Stärkung nach Feierabend. Sie erspart uns unnötige Rechnerei, lange Wartezeiten und unangenehme Missverständnisse. Und auch das Unternehmen freut sich, denn es kann Tagespauschalen von der Steuer absetzen.

In unserem Wegweiser möchten wir Ihnen die Tagespauschale genauer vorstellen. Hier sollen generelle Fragen rund um dieses wichtige Thema geklärt werden.

Sinn und Zweck der Tagespauschale

Auf einer Geschäftsreise entstehen dem Arbeitnehmer zwangsläufig höhere Kosten. Grund dafür sind die Verpflegung und Übernachtung außerhalb der eigenen Wohnung. Wer beruflich fernab vom Schreibtisch und zu Hause [1] unterwegs ist und deshalb mehr Geld ausgeben muss, dem steht ein Ausgleich für diese Kosten zu. Dieser festgesetzte Ausgleichsbetrag nennt sich Tagespauschale (auch Verpflegungsmehraufwand, Verpflegungspauschale oder Verpflegungspauschbetrag).

Für Unternehmen sowie Mitarbeiter bietet die Tagespauschale wichtige Vorteile:

  • Sie gibt uns einen Anhaltspunkt zu realistischen Verpflegungskosten. Damit beugt sie falschen Erwartungen vor, wodurch wiederum überhöhte Ausgaben vermieden werden. Gleichzeitig weiß der Geschäftsreisende ganz genau, was ihm zusteht. So kann er sich zu seiner Zufriedenheit versorgen.
  • Sie macht umständlichen und zeitraubenden Verwaltungsaufwand überflüssig. Statt für jede Dienstreise alle Ausgaben einzeln einzureichen, zu genehmigen und abzurechnen wird einfach mit den vorgeschriebenen Pauschalbeträgen kalkuliert. Die Auslagen eines Geschäftsreisenden können sich auch bei kurzen Trips schnell anhäufen. Je einfacher also die Verwaltungsprozesse sind, desto besser ist es für alle Beteiligten.
  • Den bei Dienstreisen ihrer Mitarbeiter anfallenden Verpflegungsmehraufwand können Unternehmen als Betriebsausgabe steuerlich geltend machen. Dabei darf jedoch der vom Bundesministerium für Finanzen festgelegte Pauschalbetrag nicht überschritten werden, da sonst der Differenzbetrag versteuert werden muss und der Verwaltungsaufwand wächst. Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen können höhere Beträge wiederum über die Vorsteuer geltend machen.

Geregelte Pauschalen für realistische Ausgaben

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Die Höhe der Tagespauschale variiert je nach Reiseziel, und die Tarife ändern sich jedes Jahr.

Jedes Jahr berechnet das BMF die Verpflegungspauschalen neu. Wenn die Lebenshaltungskosten in einem Land steigen oder sinken, wird die Tagespauschale für Dienstreisen dementsprechend angepasst.

Gegen Jahresende, üblicherweise Anfang Dezember, gibt das BMF in einem Schreiben die aktualisierten Beträge bekannt. Hier erfahren wir dann, für welche Zielländer bald höhere Tagespauschalen gelten und an welchen Orten wir mit den Ausgaben haushalten sollten. Außerdem kann es vorkommen, dass bestimmte Städte eine eigene Pauschale zugewiesen bekommen. Diese ist in der Regel höher als für das restliche Land. Ein einleuchtendes Beispiel dafür ist die Stadt London, für die im Gegensatz zu Großbritannien ein anderer Pauschbetrag gilt.

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  1. Genauer: außerhalb seines primären Arbeitsplatzes und seines Hauptwohnsitzes ↩︎

Wegweiser rund um die Tagespauschale
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