/ Expense management

Was genau sind eigentlich Betriebsausgaben?

Ob als Selbständiger oder als Freiberufler – jeder Unternehmer oder Einzelunternehmer hat Betriebsausgaben. Zumindest ohne Telefon, Smartphone oder E-Mail kann heute niemand mehr ein Business betreiben. Und Dinge wie dieser kosten nun mal. Ein Überblick.

Im Grunde ist es ganz einfach. Wer selbständig ist oder freiberuflich tätig, der hat auch Kosten. Um das eigene Unternehmen am Laufen zu halten, muss ein gewisser Betrag an Geld aufgewendet werden. Das gilt auch für Freiberufler, die nicht viel benötigen, um arbeiten zu können – zum Beispiel für Schriftsteller. Die brauchen ein Arbeitsgerät, also ein Notebook oder einen Computer, einen Telefon- sowie einen Internetanschluss, um mit dem Verlag oder mit Informanten kommunizieren zu können, und das war es auch schon.

Schon sind wir beim Thema, denn die Anschaffung bzw. der Unterhalt dieser Produkte und Dienstleistungen kostet Geld. Geld, das der genannte selbständige Autor benötigt, um seinen Betrieb überhaupt führen zu können. Und selbstverständlich sind Ausgaben dieser Art in der Steuererklärung absetzbar. Um beim Beispiel des Telefons zu bleiben: Hier müssen Sie herausfiltern, zu welchem prozentualen Anteil es privat und beruflich genutzt wird und dürfen natürlich nur den geschäftlichen Part als Betriebskosten geltend machen. Das gilt selbstverständlich sowohl für das Festnetz- als auch das Mobiltelefon.

Ein kausaler Zusammenhang ist nötig

Damit das Finanzamt Betriebsausgaben als solche anerkennt, ist es dringend erforderlich, dass diese Posten auch in direktem Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen. Je größer Ihr Unternehmen, desto komplexer wird diese Aufgabe. Denn Geschäftsreisen, Fahrten zu Fortbildungen und dergleichen sind peinlich genau abzugrenzen, etwa gegenüber Fahrten, die nur mittelbar mit dem Geschäftszweck zusammenhängen. Wer also beispielsweise nach einem Tag eines Wochenendseminars einen freien Tag anhängt, muss vorsichtig sein.

Für einige Kosten besteht außerdem ein Nachweiszwang gemäß den Paragraphen 4 und 5 des EStG. Das Amt verlangt zudem in einigen Fällen auch im Nachhinein eine Erklärung von Ihnen. Das gilt zum Beispiel für:

  • Bewirtungen im Rahmen von Meetings oder Geschäftsessen
  • Geschenke für gute Kunden
  • Verpflegungskosten, die auf geschäftlichen Reisen anfallen
  • Ordnungs- und Bußgelder, wenn der Dienstwagen mit einem Strafzettel für falsches Parken versehen wird.

Gerade die Dienstreise ist eine komplexe Angelegenheit

Besonders heiße Eisen bei den Betriebsausgaben sind jene Posten, die bei einer Geschäftsreise mit dem Firmenwagen anfallen. Die Reisekosten selbst, also die Quittungen für das Benzin, sind gar nicht der wunde Punkt – der beginnt erst, wenn Übernachtungen ins Spiel kommen. Ob Kaschemme oder Sternehotel ist dabei ebenfalls noch nicht relevant, spannend wird es erst, wenn ein Frühstück im Preis inbegriffen ist. Das müsste dann anteilig rausgerechnet werden, da es eigentlich durch die Verpflegungspauschale abgedeckt ist.

Und sammeln Sie ruhig auch Belege für das Parkhaus oder den Transfer mit dem ÖPNV, sollten Sie das Auto mal stehenlassen müssen. Mit einem Nachweis handelt es sich um eine abzugsfähige Betriebsausgabe.

Jeder Unternehmer entscheidet selbst

Was Sie als Betriebsausgabe veranschlagen und was nicht, das entscheiden Sie bei der Abgabe der Steuererklärung natürlich selbst. Es gibt Betriebe, in denen gewisse Posten abzugsfähig sind und in anderen nicht, was immer an der Ausrichtung liegt. So können Rechtsanwälte andere Positionen absetzen wie beispielsweise Bestatter. Das deutsche Steuerrecht für Unternehmer ist hier relativ verwinkelt.

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