Case Studies07. Sept. 2020

Vollständig digital - wie Orthomol mit Circula einen weiteren Meilenstein erreicht

Greta Pfiz

Der Pharmahersteller Orthomol befindet sich bereits seit Jahren im digitalen Wandel. Wie sich die Buchhaltung durch Circula verändert hat, erfahren Sie in diesem Artikel.

Die Orthomol pharmazeutische Vertriebs GmbH (Orthomol) mit Hauptsitz in Langenfeld bietet nahrungsergänzende Mikronährstoff-Kombinationen für verschiedene Anwendungsgebiete und Lebenssituationen an. Das 1991 gegründete Familienunternehmen zählt auf dem deutschen Markt zu den bekanntesten Marken der Pharmaindustrie, seine Produkte sind fester Bestandteil des Apothekensortiments und seit Jahren erfolgreich auf dem deutschen und internationalen Markt etabliert. Wie in der Pharmabranche üblich ist die persönliche und damit reiseintensive Kundenbetreuung des Außendiensts wesentlicher Teil der Vertriebskommunikation. Daher spielt das Thema Reisekostenabrechnung bei Orthomol eine wichtige Rolle in der Buchhaltung und wurde bisher aufgrund hohen Aufwands extern bearbeitet.

In einem Interview mit Circula gaben Daniel Lindner, stellvertretender Leiter im Finanz- und Rechnungswesen, und Christopher Panagiotidis, Mitarbeiter Finanz- und Rechnungswesen an, dass Innovationen der Motor für eine nachhaltige Entwicklung und kontinuierliche Verbesserung der Effektivität und Effizienz im Unternehmen seien. Daher ist es nicht verwunderlich, dass sich Orthomol bereits seit Jahren mit der Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse und Organisationsstrukturen beschäftigt, um die Vision zu erreichen, weitestgehend digital, gut vernetzt und ressourcensparend zu arbeiten. Mit diesem Ziel vor Augen implementierte Orthomol Anfang 2020 Circula, um damit einen wesentlichen Bestandteil der Buchhaltung des Mittelständlers digital zu optimieren.

Warum Circula?

Vor der Implementierung einer neuen Reisekosten-Software verglich das Unternehmen diverse Dienstleister. Mit dem Anspruch, eine Lösung zu finden, die für den Anwender so einfach wie möglich ist, hat sich Orthomol letztlich für Circula entschieden – ein Tool, das sich durch eine äußerst benutzerfreundliche Oberfläche und intuitive Bedienung für alle Akteure auszeichnet, so Daniel Lindner. Es sei bezeichnend gewesen, wie schnell sich die betroffenen Mitarbeiter mit dem neuen Tool angefreundet hätten. Es gab zwar prophylaktisch eine Schulung, doch Rückfragen zur Funktionsweise kamen nicht vor, so die beiden Orthomol-Mitarbeiter. Durch die Einführung von Circula erhielten die Mitarbeiter mehr Eigenverantwortung für ihre Reisekosten, da sie nicht mehr einfach nur die Belege in der Buchhaltung abgeben konnten. Die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung werden dadurch deutlich im Spesen- und Reisekostenmanagement entlastet und können mit dieser Umverteilung neu gewonnene Ressourcen anderweitig investieren, wie beispielsweise für das nächste Digitalisierungsprojekt.

“Wir wollten Neues, wir wollten was Besseres. Wir wollten einen digitalen Weg gehen. Warum dann nicht mit Circula”, erläutert Daniel Lindner, stellvertretender Leiter im Finanz- und Rechnungswesen von Orthomol.

Ein mittelständisches Familienunternehmen entscheidet sich für die SaaS-Lösung eines Start Ups

Mit dem Wissen, dass es keine universale und für alle Anforderungen maßgeschneiderte Lösung geben wird, war es für Orthomol wichtig, einen Software-Dienstleister zu finden, mit dem man im engen Austausch zusammenarbeiten kann, um möglichst nah an die eigenen Wünsche und das Anforderungskonzept heranzukommen.

“Das perfekt zugeschnittene Tool für uns gibt es eigentlich nicht. Man muss miteinander reden, es müssen Anpassungen laufen. Da hatten wir hier intern das beste Gefühl bei Circula.”, meint Daniel Lindner.

Start Ups zeichnen sich durch agile und flexible Unternehmensstrukturen aus, die es erlauben, schnell zu reagieren und gezielt auf Wünsche ihrer Kunden einzugehen. Mit den äußeren Anforderungen steigt auch die interne Entwicklungskurve. So vereinbarten Orthomol und das Operations-Team von Circula ein Jour Fixe im Zwei-Wochen-Takt, um sich auszutauschen und definierte Anforderungsdetails sowie Wünsche seitens Orthomol zu besprechen - ganz im Stil des agilen Projektmanagements. So konnten über die Wochen der Implementierung und des Onboardings hinweg die Entwicklungsfortschritte transparent für alle Beteiligten mitverfolgt und manche Anforderungen noch besser konkretisiert werden, um am Ende die für Orthomol beste Software-Lösung zu erhalten.

Das A und O für Orthomol war also eine starke Kommunikation mit dem Software-Partner, um genau zu erläutern, wieso bestimmte Anforderungen an das Tool bestehen und welche Besonderheiten es zu beachten gilt, die vom Standard des Tools abweichen. „Aufgrund ebendieser regen Kommunikation und dem lösungsorientierten Ansatz der beiden Unternehmen, war die Umsetzung absolut erfolgreich und zufriedenstellend“, bestätigte Daniel Lindner im Gespräch.

Individuelle Anpassung an das bestehende Vertriebssystem

Die Außendienstmitarbeiter von Orthomol sind permanent unterwegs und nutzen zur Ablage aller Reisedaten das CRM-System. Mit der Absicht, das manuelle Abtippen von Reisedaten zu ersetzen, wurde eine Schnittstelle zwischen dem CRM-System und Circula geschrieben, welche alle Reisedaten automatisch an Circula übermittelt. Ebenso wurde eine Schnittstelle erstellt, die die zur Auszahlung freigegebener Reisekosten von Circula an das von Orthomol genutzte, ERP-System übermittelt.

Daniel Lindner versicherte uns, dass Orthomol sehr zufrieden sei mit der exakt auf die Anforderungen zugeschnittenen Schnittstelle.

Alles andere als eine Hauruck-Aktion - Ein Mittelständler im digitalen Wandel

Mit Blick auf Innovativität und Flexibilität ist die Digitalisierung ein fortlaufender Prozess bei Orthomol. Viele Prozesse waren oder sind zwar noch papierlastig, jedoch arbeitet Orthomol daran, diese nach und nach umzustellen auf eine papierlose Lösung wie im Falle von Circula. Unternehmen sind allerdings an rechtliche Anforderungen und Regelungen gebunden, wodurch die Umstellung nicht in allen Bereichen so einfach ist wie gewünscht. Die Digitalisierung konventioneller Prozesse im Mittelstand geschieht nicht von heute auf morgen, sondern entwickelt sich Schritt für Schritt. Dabei fallen immer wieder neue innovative Lösungen ins Radar des Familienunternehmens und werden auf Tauglichkeit getestet.

Diesen Mut, auch einfach mal etwas auszuprobieren, bringt in Deutschland noch lange nicht jedes Unternehmen mit. Zu groß ist die Angst, eine falsche Entscheidung zu fällen, die womöglich schwerwiegende rechtliche Konsequenzen mit sich bringt. Denn bei der Evaluation und Einführung digitaler Buchhaltungs-Tools ist es wichtig, dass alle Prozesse stets rechtskonform ablaufen.

“Circula hat ein Softwarezertifikat, eine Verfahrensdokumentation und es wird deutlich nachgewiesen, dass rechtliche Anforderungen und bestimmte Standards eingehalten werden”, erläutert Daniel Lindner.

Tools, die die Zusammenarbeit stärken und fördern, sind bereits letztes Jahr bei Orthomol eingeführt worden, so die beiden Orthomol Mitarbeiter weiter. Gerade im durch die COVID-19-Pandemie geprägtem Jahr 2020 war es für Orthomol von Vorteil, dass diese Kollaborations- und Kommunikations-Tools schon implementiert worden waren. So hatte das Unternehmen mehr Anlaufzeit, sich an die verschiedenen neuen Plattformen zu gewöhnen und sie effizient im Team einzusetzen. Als Circula zu Beginn des Jahres schließlich hinzukam und das Zusammenarbeiten im Team in Zeiten von Home Office und Lockdown für manche Unternehmen zuweilen sehr schwierig war, konnte Orthomol hingegen optimal digital weiterarbeiten, ohne nennenswerte Einbußen in der Produktivität zu verzeichnen. Insbesondere Tools wie Circula können dezentral aufgestellten Teams in solchen Zeiten helfen, ihre Belege und Rechnungen für Auslagen und Geschäftsreisen zu digitalisieren und rechtskonform einzureichen.

Orthomol hat damit rechtzeitig erkannt, wie hilfreich die digitale Transformation von Geschäfts- und Kommunikationsprozessen im Arbeitsalltag sein kann. Sie erlaubt es, gemeinsam in Echtzeit an verschiedenen Projekten zu arbeiten und auf alle Dokumente ortsunabhängigen Zugriff zu haben. Die digital gestützte Kommunikation fördert zudem die Transparenz im Unternehmen und stärkt das Gemeinschaftsgefühl - das Gefühl, dass jeder Mitarbeiter haben sollte: Ich bin ein Teil eines Ganzen, ich trage etwas Wichtiges zum Unternehmenserfolg bei. Gerade im Home Office ist das für manche Unternehmen und HR-Abteilungen eine herausfordernde neue Situation, mit der sie sich künftig auseinandersetzen müssen, um wettbewerbsfähig und agil zu bleiben. Für Orthomol hat diese "neue” Situation aber auch durchaus Gutes mit sich gebracht:

“Man sieht über den Tellerrand hinaus, da man auch Informationen von anderen Abteilungen aufnimmt, von denen man zuvor vielleicht nichts mitbekommen hätte”, so Christopher Panagiotidis.

Wir bedanken uns recht herzlich bei Daniel Lindner und Christopher Panagiotidis für das sehr nette und offene Gespräch. Es freut uns sehr, dass wir Sie und Ihre Kollegen auf dem Weg des digitalen Wandels begleiten dürfen. Wir wünschen Ihnen weiterhin fröhliches Einreichen! 💟

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