Virtuelle Kreditkarte – großer Nutzen als Firmenkreditkarte

By Lyonel Krolle-Reinhardt  -  Mai 17,   2022

  7 MIN READ

 

Immer häufiger werden in Unternehmen virtuelle Kreditkarten eingesetzt. Das ist nicht verwunderlich, bringen diese Online-Bezahlkarten viele Vorteile für Unternehmen mit sich. Wir zeigen Ihnen, was virtuelle Firmenkreditkarten auszeichnet.

 

Wie funktioniert eine virtuelle Kreditkarte?

Virtuelle Kreditkarten erfordern keine physische Karte aus Plastik. Die Karten werden mit Hilfe einer Kreditkarten-Software generiert. Was die virtuelle Karte mit der Plastikkarte gemeinsam hat, sind die zentralen Merkmale der Kreditkarte. So hat jede virtuelle Kreditkarte wie die Kärtchen aus Plastik eine Kreditkartennummer, eine Prüfnummer sowie einen Besitzer und ein Ablaufdatum. Diese Daten werden für das Bezahlen im Netz oder über Abrechnungsdienstleister benötigt.

Virtuelle Firmenkreditkarten können mit Apple-Pay, PayPal oder Google Pay verknüpft werden. Mitarbeitende können dann über diese Dienste geschäftliche Ausgaben per Kreditkarte bestreiten. Für die Bezahlung in Online-Shops oder Dienstleistungen können die Kreditkartendaten digital über eine Software wie Circula abgerufen werden.

 

Zusammengefasst: Eine virtuelle Kreditkarte enthält dieselben Daten, die für die Zahlung via Kreditkarte benötigt werden wie eine Karte aus Plastik. Entsprechend lässt sich die digitale Bezahlkarte nahezu vollständig wie eine „normale“ Kredit- bzw. Firmenkreditkarte einsetzen.

 

 

Einsatzmöglichkeiten virtueller Kreditkarten in Unternehmen

In Unternehmen bieten virtuelle Firmenkreditkarten vielfältige Einsatzmöglichkeiten:

  • Externe können die virtuelle Kreditkarte nutzen, um z.B. Auslagen für Tools oder Fahrtkosten damit zu bestreiten.
  • Einzelne Abteilungen haben die Möglichkeit, ihre virtuellen Kreditkarten für die Buchung von Material oder Dienstleistungen zu nutzen.
  • Reisekosten wie die Buchung von Flugtickets, Mietwagen oder Bahnkarten können über die virtuelle Kreditkarte beglichen werden. 
  • Einmalige Käufe für das Unternehmen lassen sich mit einer virtuellen Kreditkarte budgetieren.
  • Die Karten lassen sich gezielt für einzelne Projekte erstellen, sodass alle damit verbundenen Ausgaben nur über eine eigens zugeordnete virtuelle Kreditkarte ablaufen.

Die virtuelle Kreditkarte kann in einem Unternehmen zum Bestandteil des Controllings und der Buchhaltung werden. Dank des virtuellen Charakters lassen sich Kreditkarten nach Bedarf erstellen oder auch wieder löschen.

 

Leistungen rund um die virtuelle Kreditkarte

Herkömmliche Kreditkarten werden bei einer Bank oder einem Dienstleister bestellt. Es dauert mehrere Tage, bis die neue Kreditkarte eintrifft. Virtuelle Kreditkarten lassen sich über eine spezielle Software mit wenigen Klicks erstellen und Mitarbeitenden sofort bereitstellen.

Mit einer virtuellen Kreditkarte können auch Leistungen in Fremdwährungen genutzt werden. Die Umrechnung der Beträge erfolgt wie bei anderen Karten über den Anbieter des Kreditkartenkontos.

Wird eine virtuelle Firmenkreditkarte genutzt, gibt es viele weitere Leistungen wie Cashback-Funktionen oder geringere Gebühren für die einzelne Karte.

 

Die Vorteile von Online-Kreditkarten im Überblick

  • in unbegrenzter Menge erstellbar: Unternehmen sind nicht an eine bestimmte Menge an Karten gebunden und können diese schnell nach Bedarf neu erstellen und freigeben oder nicht mehr benötigte Kreditkarten löschen.
  • flexibel planbare Limits: Mit wenigen Klicks lassen sich für virtuelle Kreditkarten Limits festlegen. Das macht die Verwaltung der Budgets einfacher und transparenter.
  • Ausgaben in Echtzeit kontrollieren: Jede Buchung über die virtuelle Karte kann über eine Kreditkarten-Software in Echtzeit nachvollzogen werden. So wird der missbräuchliche Einsatz der Firmenkarten verhindert. Durch die vielfältigen Kontrollmöglichkeiten sind virtuelle Kreditkarten sehr sicher und können bei Bedarf selbst von den Unternehmen gesperrt werden.
  • einfaches Löschen: Enden z.B. Verträge mit Software-Anbietern oder endet ein Projekt, lassen sich die virtuellen Karten einfach löschen. 
  • von höherer Sicherheit profitieren: Die Daten von virtuellen Kreditkarten lassen sich schwerer kopieren als eine physische Karte. Mögliche Probleme mit dem Datenschutz oder der Sicherheit werden dadurch reduziert.
  • eine einfachere Buchhaltung nutzen: Bezahldaten aus virtuellen Kreditkarten lassen sich mit Software einfach in Buchhaltungs- und Controlling-Programme übernehmen. So können virtuelle Firmenkreditkarten in Buchhaltungs-Apps integriert werden. Das vereinfacht die Reisekostenabrechnung oder das Buchen von Firmenausgaben.

 

 

Warum virtuell in der Realität nicht immer funktioniert

Virtuelle Kreditkarten bieten fast dieselben Funktionen wie physische Karten. Allerdings gibt es einen möglichen Nachteil. So können Anwender:innen mit der virtuellen Karte kein Bargeld beziehen. Das ist bei Dienstreisen ungünstig, wenn bestimmte Dienstleistungen vor Ort nur bar bezahlt werden können.

Durch die Integration in gängige Bezahldienste wie Apple oder Google Pay ist das Bezahlen per Smartphone an der Kasse zwar auch mit der virtuellen Kreditkarte möglich. Allerdings müssen die Geschäfte diese Bezahlmöglichkeit anbieten.

Grundsätzlich ist es also empfehlenswert, wenn Unternehmen ihren Mitarbeitenden neben der virtuellen bei Bedarf auch eine physische Kreditkarte anbieten können.

 

 

Sind Online-Kreditkarten sicher?

Durch die vielfältigen Kontroll- und Überwachungsmöglichkeiten virtueller Kreditkarten, wie der Nachverfolgung von Abbuchungen in Echtzeit, sind digitale Kreditkarten sehr sicher. Darüber hinaus bietet das Einrichten von individuellen Ausgabenlimits über eine App wie Circula zusätzliche Sicherheit. Beschäftigte können nicht mehr ausgeben als das Limit vorgibt. Bei Bedarf lassen sich aber Budgets mit wenigen Klicks neu freigeben.

 

 

Einfache Verwaltung und Freigabe über Kreditkarten Software

Im Vergleich zur klassischen Kreditkarte aus Plastik bietet die virtuelle Karte eine deutlich einfachere Verwaltung. So sind digitale Kreditkarten in eine Software integriert, welche das Freischalten von Budgets ermöglicht, aber außerdem über Schnittstellen sofort alle relevanten Daten für die Buchhaltung, die Reisekostenabrechnung oder andere administrative Aufgaben bereithält. Das spart viel Zeit und Aufwand.

Gleichzeitig machen sich vor allem Unternehmen bei der Nutzung virtueller Firmenkreditkarten unabhängiger von Kreditkartenanbietern, indem sie einfach selbst neue Karten freischalten und vergeben können.

 

 

Virtuelle Kreditkarten eignen sich für jede Unternehmensgröße

Der Einsatz virtueller Kreditkarten bietet Unternehmen jeder Größe viel Einsparpotenzial und einen besseren Überblick über Ausgaben und Budgets. Somit können Startups ebenso wie große Konzerne, Handwerksbetriebe ebenso wie Kanzleien oder andere Dienstleister von der Nutzung virtuelle Kreditkarten profitieren.

Im Zusammenspiel mit Apps wie Circula tragen virtuelle und physische Kreditkarten perfekt zu einer noch effizienteren Nutzung von Budgets bei und senken gleichzeitig den administrativen Aufwand in der Buchhaltung.


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