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Verpflegungsmehraufwand - Alles was Sie wissen müssen

Wer aus beruflichen Gründen unterwegs ist, muss für seine Verpflegung tiefer in die Tasche greifen als im gewohnten Umfeld. Daher hat der Gesetzgeber geregelt, dass der sogenannte Verpflegungsmehraufwand steuerlich absetzbar ist. Doch ab wann kann man ihn geltend machen und wie bekommt man sein Geld erstattet? Wir beantworten die wichtigsten Fragen.

Was gilt als Verpflegungsmehraufwand?

Als Verpflegungsmehraufwand werden Kosten bezeichnet, die Arbeitnehmern für Essen und Getränke entstehen, wenn sie beruflich unterwegs sind. Fahrt- und Hotelkosten zählen nicht dazu, sondern werden über die Reisekostenabrechnung erstattet.

Arbeitnehmer können ihren Verpflegungsmehraufwand über gesetzlich festgelegte Pauschalen zurückerhalten. Es bringt also nichts, für die Steuer einzelne Belege zu sammeln, um die tatsächlich angefallen Kosten nachzuweisen.

Wann können Verpflegungsmehraufwände geltend gemacht werden?

Nicht jedes auswärts verspeiste Brötchen gilt als Verpflegungsmehraufwand. Die Voraussetzungen für die steuerliche Berücksichtigung sind vom Gesetzgeber im Einkommenssteuergesetz § 4 Absatz 5 Nummer 5 Satz 2 klar geregelt. Demnach können Arbeitnehmer Mehrkosten immer dann geltend machen, wenn sie im Rahmen der beruflichen Auswärtstätigkeit entstanden sind, für die sich der Arbeitnehmer von seinem üblichen Arbeitsort entfernen musste.

Verpflegungsmehraufwände können nicht nur für Geschäftsreisen mit Übernachtung geltend gemacht werden, sondern bereits ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden vom üblichen Tätigkeitsort. Die Berechnung der Dauer beginnt am letzten Aufenthaltsort des Arbeitnehmers, von dem er zu seinem Auswärtstermin aufbricht. Das kann seine Wohnung oder der Unternehmenssitz sein.

Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand 2019 im Überblick

In welcher Höhe der Gesetzgeber Kosten für Verpflegungsmehraufwand erstattet, kann sich im Laufe der Jahre ändern. Die aktuellen Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand 2019 haben wir im Folgenden aufgelistet.

Unterschieden werden für Auswärtstätigkeiten im Inland drei Pauschalen:

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Auch An- und Abreisetage können angerechnet werden, wenn Arbeitnehmer am Tag davor oder danach auswärts übernachten. Die Pauschale beträgt jeweils 12 Euro.

Für Tätigkeiten im Ausland werden andere Beträge erstattet. Der Verpflegungsmehraufwand im Ausland wird 2019 mit folgenden Pauschalen berücksichtigt:

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*variiert, je nach Region

Wann wird die Pauschale für Verpflegungsmehraufwand gekürzt?

Wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten während der Auswärtstätigkeit stellt oder bezahlt, müssen diese aus den Pauschalen herausgerechnet werden.

Für die Berechnung wird die Verpflegungspauschale für eine Abwesenheit von 24 Stunden zugrunde gelegt. Diese wird für ein vom Arbeitgeber bezahltes Frühstück um 20 Prozent, für ein Mittag- oder Abendessen um 40 Prozent gekürzt.

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Ausnahme: Wenn ein Angestellter mehr als drei Monate an einem anderen Einsatzort tätig ist, zum Beispiel im Rahmen eines Kundenprojekts, kann er den Verpflegungsmehraufwand nicht mehr steuerlich absetzen (sog. Drei-Monatsregelung).

Wie erhalten Sie Verpflegungsmehraufwand?

Es gibt zwei Wege, um die Kosten für den Verpflegungsmehraufwand zurückzuerhalten: über den Arbeitgeber oder über die Steuererklärung.

Der Arbeitgeber kann die Auslagen direkt über die Reisekostenabrechnung auszahlen. Die Zahlung ist bis zur Höhe der Pauschale steuerfrei. Macht er das nicht, hat der Arbeitnehmer das Recht, die Pauschale als Werbungskosten in seiner Steuererklärung abzusetzen.

Schnellere Abrechnung über Reisekosten-App Circula

Für Angestellte, die beruflich viel reisen, führt die Berechnung der Verpflegungspauschalen zu einigem Rechenaufwand. Wenn Arbeitgeber die Kosten direkt erstatten, bieten sie häufig Excel-Vorlagen als Verpflegungsmehraufwand-Rechner an, doch der Übertrag in die Finanzsoftware muss weiterhin manuell erfolgen. Das ist einerseits mühsam und birgt andererseits das Risiko von Fehleingaben.

Spezialisierte Reisekosten-Apps wie Circula bieten eine intelligentere Lösung. Circula vereinfacht den Prozess der Kostenerstattung sowohl für Angestellte als auch für Unternehmen und sorgt für eine rechtssichere Abrechnung der Reisekosten. Die App ist GoBD-konform, DATEV-kompatibel und stellt sicher, dass den Berechnungen immer die aktuellsten BMF-Werte zugrunde liegen.

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