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Übernachtungspauschale – Alles, was Sie wissen müssen

Dienstreisen gehören für immer mehr Arbeitnehmer zum Tagesgeschäft. Die Kosten für Hotelübernachtungen muss der Arbeitnehmer nicht selbst tragen, sondern kann sie über die Übernachtungspauschale abrechnen. Doch häufig ist das Sammeln von Belegen der Pauschale vorzuziehen.

Was ist die Übernachtungspauschale?

Die Übernachtungskostenpauschale kann von Arbeitgebern bezahlt werden, um Mitarbeitern Unterkunftskosten im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit zu erstatten. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Mitarbeiter im Hotel oder einer privaten Unterkunft übernachtet. Ist der Angestellte jedoch während der Nacht unterwegs, zum Beispiel in einem Flugzeug oder in der Bahn, kann keine Übernachtungspauschale angewendet werden.

Ob der Arbeitgeber überhaupt eine Übernachtungspauschale zahlt oder er die tatsächlich anfallenden Kosten übernimmt, wird mit dem Angestellten im Vorfeld geregelt. Meist existieren dazu interne Richtlinien. Unternehmen sind jedoch nicht zur Erstattung von Übernachtungskosten verpflichtet.

Höhe der Übernachtungspauschale 2019

Die Höhe der Übernachtungspauschale wird jährlich vom Bundesfinanzministerium festgelegt. In den vergangenen Jahren wurde die Pauschale allerdings nicht verändert.

Inlandsreisen

Die Übernachtungspauschale in Deutschland beträgt derzeit 20 Euro (Stand: September 2019). Sie darf steuerfrei an den Angestellten ausgezahlt werden.

Da die Pauschale für Inlandsreisen sehr niedrig ist und kaum die Kosten für ein Zimmer in einer Jugendherberge deckt, ist es für Arbeitnehmer ungünstig, die Übernachtungskosten pauschal geltend zu machen. Hier wäre eine Einigung zur Übernahme der tatsächlichen Kosten mit dem Arbeitgeber vorteilhafter.

Auslandsreisen

Für Übernachtungen im Ausland gelten eigene und in der Regel deutlich höhere Pauschalen. In einigen Ländern ist die Pauschale je nach Stadt unterschiedlich. Folgende Beispiele für die Übernachtungspauschale 2019 bei Auslandsreisen in europäische Länder veranschaulichen dies:

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Eine vollständige Liste mit allen Übernachtungspauschalen im Ausland finden Sie auf der Website des Bundesfinanzministeriums.

Vorteile der Übernachtungspauschale

Übernachtungskosten pauschal abzurechnen, bringt sowohl für Mitarbeiter als auch Unternehmen Vorteile. Für den Arbeitgeber vereinfacht es die Reisekostenerstattung, denn der Angestellte muss sich nicht um die Aufbewahrung der Belege kümmern. Angestellte, die viel im Ausland unterwegs sind, können günstige Unterkünfte suchen und sich durch Auszahlung der Pauschale über ein steuerfreies Zusatzeinkommen freuen. In teuren Städten wie London oder Genf dürfte dagegen die Pauschale manchmal gar nicht ausreichen.

Ein weiterer Vorteil ist die Vorbeugung Neiddebatten unter Mitarbeitern, wenn Übernachtungskosten pauschal erstattet und keine Einzelentscheidungen bezüglich der Hotelkosten getroffen werden. Nicht zuletzt ist die Zahlung einer (höheren) Übernachtungspauschale in Deutschland ein Benefit, das die Unternehmensführung ihren Mitarbeitern bietet. Wie bereits anfangs erwähnt, sind Unternehmen nicht zur Kostenerstattung verpflichtet.

Vorgehen für die Kostenerstattung – mit und ohne Übernachtungspauschale

Je nach Vereinbarung mit ihrem Arbeitgeber reichen Mitarbeiter die Belege über ihre tatsächlichen Übernachtungskosten mit den weiteren Unterlagen zur Reisekostenerstattung in der Buchhaltung ein oder tragen die Pauschale in der Reisekostenabrechnung ein.

Für den Fall, dass das Unternehmen sich nicht an den Hotelkosten beteiligt, kann der Arbeitnehmer die Übernachtungskosten als Werbungskosten in der Steuererklärung absetzen. Hier spielt die Übernachtungspauschale keine Rolle, es müssen die tatsächlichen Kosten nachgewiesen werden.

Einfache Abrechnung und schnelle Erstattung

Die Reisekostenabrechnung ist für viele Mitarbeiter ein leidiges Thema. Sie erscheint aufwändig und schwierig. Die Übernachtungspauschale macht zwar einiges einfacher, doch die Abrechnung von Verpflegungsmehraufwand und Fahrtkosten bleibt. Apps zur Reisekostenabrechnung können dagegen sowohl die Erfassung als auch die Bearbeitung enorm vereinfachen und beschleunigen.
Circula bietet Mitarbeitern eine intuitive Oberfläche und die Möglichkeit, direkt vom Smartphone Belege zu einer Reise hinzuzufügen. Der Prozess läuft vollständig digital ab, sodass keine Belege verlorengehen können oder Fehler bei der manuellen Eingabe entstehen.

Die App arbeitet GoBD-konform und mit einer Schnittstelle zu DATEV Unternehmen Online. Sachbearbeiter können sich darauf verlassen, dass gültige Pauschalsätze angewendet werden und erhalten alle Informationen vorab validiert und vorkontiert. Mit wenigen Klicks sind sämtliche Daten zur Reisekostenabrechnung in die Finanzbuchhaltung importiert, die Abrechnung kann innerhalb kürzester Zeit erfolgen.

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