Buchhaltung20. Nov. 2020

Tipps zur erfolgreichen Implementierung einer neuen Software

Juliane Rahmel

Worauf Unternehmen bei der Einführung einer neuen Software in der Buchhaltung achten sollten, erfahren Sie in unserem Blogartikel.

Ob Online-Tutorials, digitale Lernumgebung oder persönliches Onboarding und Mitarbeiterschulung. Die Liste an Möglichkeiten, wie Sie das Wissen einer neuen Software in Ihrem Unternehmen erlangen können, ist lang. Ebenso vielfältig kann der technische Implementierungsprozess aussehen. Damit Sie sich möglichst schnell wieder auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren und die neue Software in Ihrer Buchhaltung nutzen können, geben wir Ihnen ein paar praktische Tipps, sodass die Einführung der neuen Software effizient und für alle Mitarbeiter zufriedenstellend ist.

Welche Möglichkeiten des Onboardings gibt es?

Wenn Sie nach dem Auswahlprozess für eine neue Software entschieden haben, haben Sie meist bereits mit Ihrem Ansprechpartner beim Softwarehersteller die nächsten Schritte bis zum Go-Live besprochen. Falls nicht, fragen Sie Ihren Ansprechpartner nach den Möglichkeiten, sodass Sie abwägen können, was sich für Ihr Unternehmen am besten eignet. Grundsätzlich kann zwischen zwei Arten des Onboardings, wie es im Software-Jargon heißt, unterschieden werden:

Je nach Umfang der Software und der Bedeutung für Ihre Organisation kann in manchen Fällen ein Self-Onboarding, bei dem keine weiteren Kosten entstehen, ausreichen. Wenn Sie jedoch technisch und digital weniger affin sind und Sie auch kein Fan vom Selbststudium und dem grundlegenden Einrichten der neuen Software sind, sollten Sie in Erwägung ziehen, ein persönlich betreutes und professionelles Onboarding mit technischer Implementierung durch den Softwarehersteller zu buchen.

Self-Onboarding: Wie es abläuft und worauf Sie achten sollten

Im Falle unserer Software bieten wir unseren Kunden einen großen Fundus an fachlicher Lektüre, wie Handbücher, , und , und stehen ihnen darüber hinaus jederzeit per Chat, Telefon und zur Verfügung, falls Rückfragen oder Unsicherheiten entstehen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, alles selbst einzurichten und zu erlernen, können Sie nach der Vertragsunterzeichnung mit Ihren Zugangsdaten Ihren Account erstellen und die Datenstruktur gemäß Ihrer Buchhaltungsorganisation anlegen. So müssen alle Nutzer der App als solche angelegt und eingeladen werden. Weiterhin müssen die richtigen Kontenträger und Kostenstellen angelegt und der Freigabeprozess definiert werden. Beim Anlegen neuer Nutzer müssen Sie die entsprechenden Rechte und Rollen vergeben, also in unserem Fall Reisende, Buchhalter, Admins und Supervisor.

Unsere Erfahrung zeigt, dass es seitens unserer Neukunden oft bereut wird, an dieser Stelle gespart zu haben, weil im Onboardingprozess sehr viele Fragen und Unsicherheiten, ob Sie alles richtig gemacht haben, auftauchen. Das Klären dieser Fragen dauert um ein Vielfaches länger, als hätten Sie ein persönliches Onboarding gebucht - insbesondere bei Organisationen mit mehr als 30 Reisenden und dementsprechend komplexeren Strukturen. Daher empfehlen wir unseren Neukunden, im Zweifel lieber einmalig mit geringem finanziellen Aufwand in ein sachgerechtes Onboarding zu investieren bei mehr als 30 Reisenden.

Vorteile des persönlichen Onboardings

Gerade wenn Sie sich technisch noch nicht 100%ig sicher mit der neuen Software fühlen, wird Ihnen Ihr persönlicher Ansprechpartner beim Softwarehersteller helfen, einen strukturierten Überblick über alle offenen Aufgaben der Implementierung zu bewahren und Sie Step by Step durch den Prozess begleiten. Bei größeren Organisationen und Enterprises ist eine sachgemäße Implementierung durch einen Onboarding-Manager zwingend erforderlich, denn hierbei müssen oft sehr umfangreiche Maßnahmen getroffen werden, um die Entitäten zu großen ERP- und HR-Systemen zu verbinden. Ihr persönlicher Kontakt im Customer Success-Team erstellt Ihnen in solchen Fällen einen detaillierten Projektplan, vom KickOff über das Testing mit realen Daten bis zum unternehmensweiten Roll-Out.

Doch auch schon bei kleineren Firmen, bzw. einer kleineren Anzahl an Reisenden, lohnt sich mitunter das persönliche Onboarding, da Sie auf diese Weise sehr viel Zeit für die Klärung von Rückfragen sparen können und Ihnen die technische Sicherheit gegeben wird, dass Ihr Setup wirklich mit den sensiblen Daten der Buchhaltung funktioniert.

Wir möchten unseren Kunden maximale Erfolge bei der Einführung der neuen Software ermöglichen, daher haben wir verschiedene Onboarding-Pakete entwickelt, die bei 500,00 € starten und je nach den individuellen Bedürfnissen zugeschnitten werden können.

Tipps aus unserem Customer Success-Team für ein reibungsloses Onboarding

Michelle Seifert, Customer Success and Operations Manager

Unabhängig davon, für welche Art des Onboardings Sie sich entscheiden, gibt Ihnen unsere erfahrene Onboading-Managerin, Michelle Seifert, ein paar Tipps mit auf den Weg, damit Ihr Onboarding zum vollen Erfolg auf allen Seiten wird:

1) Buchhaltung involvieren

Der/Die zuständige Buchhalter/in sollte von Anfang an bei der Implementierung involviert sein, um Fehler zu vermeiden, die Datenqualität zu überwachen und bereits in die Nutzung der neuen Software einzutauchen.

2) Zuständiger Projektmanager

Für die Einführung der neuen Software sollte zudem von Beginn an ein zuständiger Projektmanager im Unternehmen definiert sein, der als Single-Point-Of-Contact für den Softwarehersteller fungiert und das Projekt intern steuern kann.

3) Hohe Kommunikationsbereitschaft

Auch wenn es manchmal eher als ein Neben-Projekt in der Buchhaltung betrachtet wird, ist die Implementierung der neuen Software mit allen Anbindungen und Tests dann am effektivsten, wenn Sie sich dafür Zeit nehmen und dem Softwarehersteller in den abgesprochenen Zeiträumen die für die Implementierung nötigen Datensätze und Informationen bereitstellen. Wenn alles nach Plan läuft und alle Daten wie im Zeitplan vorgesehen geliefert werden, sei ein Go-Live schon nach 1-2 Wochen möglich, so Michelle Seifert.

4) Anforderungen vor dem KickOff definieren

Der erste Schritt des persönlichen Onboardings ist immer der KickOff-Call, in dem alle Anforderungen besprochen werden, die für die technische Implementierung wichtig sind, und ein Zeitplan bis zum Roll-Out festgehalten wird. Um unnötige Verzögerungen im Implementierungsprozess zu vermeiden, ist es wie bei jedem "Briefing" mit einem externen Partner empfehlenswert, sich intern vor dem KickOff zum Projekt-Scope und den Anforderungen abgestimmt zu haben. So kann nichts mehr schief gehen, denn die Aufgabe ist klar definiert.

Sollten Sie aktuell auch überlegen, ob sich ein Onboarding für Sie lohnt, kann Ihnen unser Beratungsteam helfen, das herauszufinden. Wir haben verschiedene Onboarding-Modelle entwickelt, um jeder Unternehmensgröße gerecht zu werden.

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