The New Normal & Home Office - Was Unternehmen daraus lernen können

By Greta Pfiz  -  Sep 17,   2020

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Für die meisten dürfte klar sein, dass die Pandemie als Katalysator der Digitalisierung weltweit fungiert. Gut sechs Monate nach Ausbruch in Deutschland stellt sich nun die große Frage, ob der Digitalisierungs-Schub auch langfristig Auswirkungen auf organisatorische Strukturen und Arbeitsmodelle haben wird. Zwar wird die Digitalisierung vermehrt als Entlastung von Mitarbeitern wahrgenommen und neue Technologien ebnen den Weg zu einer neuen Arbeitswelt mit neuen Anforderungen und Aufgabenstellungen. Dennoch können solche Umwälzungen für manche Unternehmen und Mitarbeiter auch schnell überfordert wirken, gerade wenn sie viel Neues in kurzer Zeit dazulernen müssen. Aktuell erleben wir schon stark veränderte Formen der Zusammenarbeit, Teams kommunizieren zunehmend virtuell und der Arbeitsplatz ist nicht mehr an den Unternehmenssitz gebunden.

Es wäre zynisch zu behaupten, dass erst ein Virus dafür sorgen musste, dass Unternehmen beginnen, umzudenken und umzustrukturieren - zugunsten ihrer Mitarbeiter. Dennoch verdichtet sich die breite Wahrnehmung selbst im Mittelstand immer mehr dahingehend, dass interne Prozesse, die eigene Unternehmenskultur und Personalpolitik neu ausgerichtet und definiert werden. Mit “The New Normal” haben wir dafür nun einen Begriff gefunden, der vermuten lässt, dass wir uns wohl an diesen Umstand gewöhnen müssen.

 

Es wird vermehrt deutlich, dass der Umbruch durchaus vielfältige Gestaltungsspielräume bietet, die zunächst aber beobachtet und evaluiert werden müssen. Während viele dafür plädieren, die Trends “Remote Work” und “dezentrales Arbeiten” auch in Zukunft beizubehalten, möchten wir die allgemeinen Vor- und Nachteile zusammentragen, bewerten und herauszufinden, was für Unternehmen und  Mitarbeiter am besten funktioniert. 

 

Chancen und Herausforderungen des Remote Workings:

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Chancen

Mehr Flexibilität und Vereinbarkeit mit dem Privaten 

Für Arbeitnehmer besteht nun die Möglichkeit, ihre Arbeit besser an ihren Lebensrhythmus anzupassen. Jeder hat seinen eigenen Biorhythmus und die Tätigkeit im Home Office ermöglicht es, dass sich Mitarbeiter ihre Zeit entsprechend diesem einteilen können -  diese neu gewonnene Flexibilität steigert auch die individuelle Produktivität. 

Durch das Wegfallen der “Anwesenheitspflicht” in einem bestimmten, festgehalten Zeitrahmen und die dadurch neu gewonnene Flexibilität, lassen sich persönliche Termine und Angelegenheiten besser mit dem Arbeitsalltag vereinen. Fehlende Stunden können am Ende des Tages nachgeholt werden. Und Studien zeigen, das werden sie auch.

 

Gesteigerte Produktivität 

In den eigenen vier Wänden können sich viele Angestellte wesentlich besser konzentrieren. Besonders Aufgaben, welche eine längere Konzentrationsspanne erfordern, lassen sich im Home Office oft besser bewältigen, da Ablenkungen und Unterbrechungen ausgelöst durch Kollegen und der konstante Umgebungslärm im Office wegfallen. Außerdem können Arbeitnehmer leichter ihre Stunden gemäß ihrer produktivsten Phasen einteilen.

 

Weniger Stress

Die Studie der DAK ergab ebenfalls, dass Arbeitnehmer sich sogar während der Pandemie im Home Office weniger gestresst gefühlt haben. Die Prozentzahl der Beschäftigten, die regelmäßig Stress verspüren, sank von 21 auf 15 Prozent. Allerdings steig der Anteil derjenigen, die sich nur gelegentlich gestresst fühlen von 48 auf 57 Prozent.

 

Bessere Work-Life-Balance

Viele Arbeitnehmer profitieren von einer verbesserten Work-Life-Balance, denn das Privatleben und der Beruf lassen sich nun besser vereinen. 68 Prozent der Befragten geben an, nun mehr Zeit zu haben, da das tägliche Pendeln zur Arbeit wegfällt. Außerdem lässt sich laut 65 Prozent der Befragten die Arbeit besser über den Tag hinweg verteilen und für 54 Prozent ist die Arbeit im Home Office sogar angenehmer.

 

Risiken und Herausforderungen 

Grenzen verschwimmen zwischen Arbeit und Freizeit 

Für Mitarbeiter die im Home Office arbeiten zeigt sich eine stärkere Auflösung der Grenzen zwischen Privat- und Berufsleben. Das wird besonders in jüngeren Generationen deutlich, so gelingt nur jedem Zweiten der unter 30-Jährigen eine klare Trennung zwischen Beruf und Privatleben

 

Quelle: Fehlzeiten Report 2019. Grafik: AOK-Mediendienst

 

Quelle: Harris Poll Survey im Auftrag von Microsoft

 

Isolation und erschwerte Zusammenarbeit 

Laut der Studie der DAK stellen drei Viertel der Befragten fest, dass im Home Office weniger direkter Kontakt zu den Kollegen besteht. Das beeinflusst natürlich auch die Zusammenarbeit und Kooperation, welche sich ohne persönlichen Kontakt als ermüdender und herausfordernder herausstellt. Das Human Factory Lab von Microsoft untersuchte die Gehirnwellen unterschiedlicher Probanden und stellte dabei fest, dass sich die Remote-Zusammenarbeit als eine größere mentale Herausforderung herausstellt. Während eine starke Kommunikation das A und O für dezentrales Arbeiten ist, beobachtete eine weitere Studie des Human Factory Lab, dass insbesondere Videokonferenzen zu einem erhöhten Belastungslevel führen. 

Chancen und Herausforderungen (Aus Unternehmenssicht)

Blogartikel-Grafik-HO-2 Chancen 

Gesteigerte Produktivität der Mitarbeiter

Die Forschungsinstitute IGES und Forsa befragten im Rahmen einer DAK Studie 7.000 Angestellte zu ihrer Arbeitssituation während der Pandemie.Aus der Umfrage ergab sich, dass mehr als die Hälfte (56 Porzent)  konzentrierter von Zuhause aus arbeiten kann. 

Eine Studie des Stanford Professors Nicolas Bloom unterstützt diese These, dass Mitarbeiter, die von Zuhause aus arbeiten, tatsächlich produktiver sind, weniger Fehlzeiten aufweisen und im Schnitt sogar mehr arbeiten als ihre Kollegen im Büro. In Kooperation mit James Liang, Co-Gründer und CEO von Ctrip, teilte Nicolas Bloom 500 Mitarbeiter der chinesischen Reiseagentur in zwei Gruppen - eine Gruppe arbeitete weiterhin in den Headquarters, während die andere von Zuhause aus arbeitete. Dabei kam er zu einem sehr eindeutigen Ergebnis: Die Mitarbeiter im Home Office arbeiteten ihre volle Schicht, genossen ein geringeres Ablenkungspotenzial und investierten letztendlich sogar mehr Zeit in ihre Arbeit.

 

Höhere Transparenz der Geschäfts- und Kommunikationsprozesse 

Die dezentrale Arbeitsweise erfordert maximale Transparenz. Umso wichtiger ist es also, dass Prozesse, Entscheidungen oder Erkenntnisse zentral dokumentiert und gespeichert werden, sodass sie für Arbeitnehmer jederzeit erhältlich sind, auch wenn sie sich nicht im Unternehmenssitz befinden. Des Weiteren werden täglich digitale Kommunikationstools genutzt und die interne Kommunikation erfährt momentan einen Aufschwung, denn besonders im Home Office spielt der konstante Informationsaustausch eine wichtige Rolle, um die Isolation der Mitarbeiter zu verhindern und die Zusammenarbeit zu fördern.

 

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit 

Der Wunsch seitens der Arbeitnehmer nach mehr Freiheit und Flexibilität und der Möglichkeit, im Home Office zu arbeiten, bestand bereits vor der Corona-Pandemie. Eine Studie des amerikanischen Softwareunternehmens Tinyolus befragte über 500 Angestellte, die permanent im Home Office arbeiten, und verglich deren Zufriedenheit mit über 200.000 klassisch Angestellten in einer Zeitspanne von einem Jahr. Dabei wurde festgestellt, dass Mitarbeiter, die zu Hause arbeiten im Schnitt glücklicher sind. Auf einer Skala von eins bis zehn waren Arbeitnehmer, die dezentral arbeiten, 8,1 glücklich im Vergleich zu physisch anwesenden Mitarbeitern mit einem Wert von 7,4. Je zufriedener die Mitarbeiter sind, desto weniger Personalfluktuation erfährt ein Unternehmen. Gerade in Krisenzeiten ist das ein nicht unwichtiger Aspekt für alle HR-Manager und Personalverantwortlichen.

 

Zugang zu einem größeren Talentpool 

Unternehmen und Teams werden ohnehin seit Jahren zunehmend internationaler und vernetzter. Mit dem Wegfallen der unbedingten Ortsabhängigkeit für viele Unternehmen und Dienstleister kann dieser Trend auch als Chance wahrgenommen werden. Denn nie war es einfacher, neue Teammitglieder aus dem Ausland in bestehende Teams zu integrieren. Operativ betrachtet arbeiten Mitarbeiter im Ausland ja auch “remote”. Personaler haben damit die Möglichkeit, ihre Zielgruppe auszuweiten und auf einen größeren Pool zurückzugreifen.

 

Risiken und Herausforderungen 

Mitarbeiterbeziehung

Das dezentrale Arbeiten erfordert einen neuen Führungsstil. Arbeitgeber müssen lernen, ihren Mitarbeitern Vertrauen zu schenken, dass sie ihre Aufgaben auch remote erledigen werden. Bei einer ungesunden Mitarbeiterbeziehung droht die Zusammenarbeit, insbesondere im Home Office zu scheitern. Daher erfordert die neue Arbeitsweise einen tiefgreifenden Kultur- und Bewusstseinswandel in vielen Unternehmen. Besonders vor dem Hintergrund der physischen Abwesenheit der Arbeitnehmer, scheint auch der Arbeitswechsel einfacher und flexiblere als zuvor, da sich der tatsächliche Arbeitsplatz nicht ändern würde, lediglich der Auftraggeber. Daher ist es im Home Office besonders wichtig, die Mitarbeiter durch eine gute Führung, interessante Aufgaben und Weiterentwicklungsmöglichkeiten an das Unternehmen zu binden. Da und eine nachhaltige wie loyale Beziehung zu pflegen.

 

Zusammenhalt im Team 

Um die Isolation des Arbeitnehmers zu vermeiden, muss auch weiterhin das Teambuilding, der Teamgeist und eine gute Arbeitsatmosphäre gefördert werden. Daher muss die Unternehmensführung auch virtuell eine gute Zusammenarbeit sicherstellen können, sowohl auf technischer als auch zwischenmenschlicher Ebene. Laut einer Umfrage des Fraunhofer-Instituts für Angewandte Informationstechnik vermissten 85 Prozent der 2000 befragten Teilnehmer den persönlichen Austausch mit ihren Kollegen während der Corona Krise. Um weiterhin einen starken Zusammenhalt zu garantieren, müssen sich HR und die Führungsebene Alternativen zur Förderung des Teambuildings überlegen, wie beispielsweise virtuelle soziale Aktivitäten oder Aktivitäten im Freien unter Berücksichtigung der jeweils geltenden Auflagen.

 

Rechtskonformität 

Datenschutz und Datensicherheit dürfen im Home Office nicht auf der Strecke bleiben und auch im Versicherungsschutz gelten eigene Regeln für das Arbeiten von Zuhause aus. Daher ist es wichtig, dass Arbeitgeber datenschutzrechtliche Aspekte beachten. Wenn Mitarbeiter beispielsweise private Geräte nutzen, dann kann kein effektiver Schutz der personenbezogenen Daten gewährleistet werden. Außerdem sollten Arbeitgeber auch darauf achten, im Home Office eine hinreichende IT-Sicherheit zu gewährleisten. Da im Home Office Berufliches und Privates Verschmelzen, verändern sich auch die Regelungen in punkto Versicherungsschutz. Mehr zum Versicherungsschutz können sie hier erfahren. 

 

Digitale Infrastruktur

Um erfolgreich remote zu arbeiten, muss die nötige Infrastruktur gewährleistet sein. Mitarbeiter müssen über geeignete technische Soft- und Hardware verfügen. Um vertrauliche Unternehmensdaten zu schützen, müssen die richtigen Kommunikationstools genutzt werden. Gerade dazu gab es seit dem Ausbruch der Pandemie ja immer wieder Bedenken, dass nicht bei allen Tools die Datenschutzregelungen eingehalten werden können. Aber nicht nur die unternehmensinterne digitale Infrastruktur ist maßgebend für die Telekommunikationsqualität, sondern auch der eher schleppende zu Gang gehende Breitbandausbau in Deutschland. Aber das wird sich wohl noch etwas in die Länge ziehen.

 

Werden physische Büros in Zukunft verschwinden? 

Dass Büros in Zukunft komplett verschwinden werden, ist momentan noch unvorstellbar, denn obwohl viele die Vorteile der Fernarbeit genießen, sehnen sich einige Arbeitnehmer dennoch nach den persönlichen Bindungen zu ihren Mitarbeitern - nach spontanen Flur Gesprächen und dem gemeinsamen Mittagessen. Vorstellbar ist daher ein Hybrid aus Persönlicher- und Remote-Zusammenarbeit. Höchstwahrscheinlich werden die meisten Arbeitnehmer in Zukunft weiterhin die Möglichkeit nutzen mehrmals pro Woche von Zuhause aus zu arbeiten. Vor Allem dann, wenn sie konzentriert an Einzelprojekten, wie beispielsweise das Erstellen einer Präsentation, arbeiten müssen. Wenn es darum geht individuell erarbeitete Bausteine zusammenzuführen, Konzepte zu besprechen oder über die strategische Verfolgung unternehmensinterner Ziele zu diskutieren, dann ist es von Vorteil wenn sich die betroffenen Mitarbeiter zu einer persönlichen Teambesprechungen im Büro einfinden. Die Räumlichkeiten in denen wir arbeiten werden sich wahrscheinlich dem Wandel anpassen. Die Großraumbüros mit festen Arbeitsplätzen und persönlichen “Reliquien” auf dem Schreibtisch werden vermutlich bald zur Vergangenheit angehören. Denkbar sind flexible Arbeitsplätze, mehr Räumlichkeiten für Teambesprechungen und größere Begegnungsflächen, die Arbeitnehmern die Möglichkeit bieten, den Kontakt und die Bindungen zu ihren Kollegen aufrechtzuerhalten. Dies ist besonders wichtig, wenn die restlichen Tage von Zuhause aus gearbeitet wird. 

 

 
 
Greta Pfiz

Greta studies International Business at the ESB Business School, a faculty of Reutlingen University. Since the beginning of 2020, she is co-responsible for content marketing at Circula.