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Spesenbelege – worauf müssen Sie achten?

Geschäftsreisende in Deutschland zahlen einen Teil ihrer Reisekosten immer noch aus der eigenen Tasche. Bis zu 36 Prozent der Reisenden machen ihre Ausgaben bei auswärtigen Terminen nicht geltend. Eine Studie von Ruigrok-Netpanel ergab, dass 2015 (bezogen auf neun Industrienationen) insgesamt 14 Milliarden Euro an Reisekosten nicht abgerechnet wurden.

Das hat vier Gründe:

  1. Es besteht Unklarheit, ob eine Ausgabe tatsächlich als Reisekosten abgesetzt werden kann.
  2. Die Reisekostenabrechnung ist so mühselig, dass Bagatellausgaben, wie zum Beispiel Garderobenbelege, gar nicht erst eingereicht werden.
  3. Spesenbelege gehen unterwegs verloren.
  4. Es werden fehlerhafte Eigenbelege geschrieben.
    In diesem Beitrag erklären wir, wie Sie Ihre Spesen in Zukunft einfach, vollständig, schnell und rechtsgültig einreichen können.

Was sind Reisenebenkosten?

Aufwendungen für Dienstreisen, wie Kunden- und Messebesuche, Kongresse, Montage-Einsätze, Seminare usw. sind Reisekosten.

Dass die Hotelrechnung, der Verpflegungsmehraufwand und das Bahnticket zu den Reisekosten gehören, darüber müssen wir hier kein Wort mehr verlieren. Unsicherheit besteht dagegen in der Frage der Reisenebenkosten, daher hier eine Aufstellung. Reisenebenkosten sind unter Anderem:

  • Eintrittskarten für dienstliche Veranstaltungen
  • Garderoben- und Schließfachgebühren
  • Sämtliche Fahrtkosten, etwa für Taxi, Mietwagen und öffentliche Verkehrsmittel, aber auch Mautgebühren.
  • Reisegepäckversicherungen
  • Parkgebühren
  • Trinkgelder im normalen Rahmen
  • Telefonkosten und Kosten für WLAN-Nutzung im Hotel
  • Schadenersatz, wenn Sie auf Dienstreisen einen Unfall verursachen
  • Entgegen verbreiteter Auffassung dürfen Sie folgende Kosten nicht als Reisekosten geltend machen:
  • Reisekleidung und Gepäckstücke, wie Koffer und Taschen
  • Bußgelder
  • Die leer gefutterte Minibar im Hotel
  • Kostenpflichtige Fernseh-Angebote (“Pay-TV”)

Nicht ohne meinen Beleg

Es gilt: “Keine Buchung ohne Beleg”. Für die Buchhaltung bedeutet das im Umkehrschluss: “Keine Erstattung ohne Beleg”. Daher sollten Sie Ihre Belege hegen und pflegen – oder digitalisieren und hochladen.

Klick, klick, fertig

Circula ermöglicht Ihnen das Scannen Ihrer Belege. Vorausgesetzt, Sie haben Ihr Smartphone immer mit dabei, können Sie Belege in dem Moment digitalisieren, in dem Sie diese erhalten. Weil Circula GobD-konform ist, können sie hinterher getrost in der Hosentasche zerknittern und nach der ordnungsgemäßen Prüfung vernichtet werden.

Handhabung digitaler Belege

A Propos Öffentlicher Nahverkehr: Immer mehr Verkehrsbetriebe geben elektronische Handy-Tickets aus. Für diese erhalten Sie in der Regel E-Rechnungen digitale Belege per E-Mail. Für eine rechtskonforme Handhabung, müssen digitale Belege in Ihrem Originalformat aufbewahrt werden, weshalb ein Ausdrucken und Ablegen in diesem Fall keine Option ist.

Alle E-Mails, die Belege beinhalten, können Sie an Circula weiterleiten. Sie landen dann direkt in Ihrer App, in der zusätzlich alle Rechnungen geläufiger Rechnungssteller automatisch ausgelesen werden.

Wenn kein Beleg vorhanden ist

Geübte Reisende lassen sich vor Ort Fremdbelege ausstellen. In bestimmten Situation, kann dies allerdings schwierig werden. Doch Wenn Sie in Thailand ein Motorradtaxi nehmen oder auf einer spanischen Maut-Autobahn die Gebühren rein elektronisch per Nummernschild-Scan eingezogen werden, haben Sie nun einmal keinen Fremdbeleg zur Hand. In solchen Fällen schafft das Erstellen von Eigenbelegen Abhilfe.

Wie Sie Eigenbelege korrekt erstellen, erfahren Sie in unserem Artikel: Eigenbelege korrekt erstellen.

Spesenbelege – worauf müssen Sie achten?
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