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Reisekostenabrechnungen: der wahre Preis manueller Prozesse

Für Unternehmen sind Geschäftsreisen ein probates Mittel zur Akquise neuer Kunden sowie zur Betreuung der bereits bestehenden Kundschaft. Paradoxerweise werden sie meist nicht als das wertvolle Investment wahrgenommen, das sie in Wirklichkeit sind.

Stattdessen wird in der Geschäftsreise ein Kosten verursachender Umweg gesehen, dessen beschwerliche Verwaltung Zeit raubt und Nerven strapaziert. Was zudem oft unklar bleibt, ist die exakte Höhe der direkten sowie versteckten Kosten einer Geschäftsreise.

Dabei bietet sich hier — gerade weil es sich um eine alltägliche Routineaufgabe handelt — ein beachtliches Verbesserungspotenzial. Und durch die Optimierung der Prozesse rund um die Reisekostenabrechnung lässt sich schlussendlich ganz konkret Geld sparen.

Heute an der Tagesordnung: Ineffizienz 📉

Firmen auf der ganzen Welt bearbeiten jährlich Unmengen an Reisekostenabrechnungen und nutzen dafür umständliche manuelle Prozesse. Dies ist übrigens bei kleinen und mittelständischen Unternehmen genauso der Fall wie bei den ganz Großen.

Beteiligt sind an diesen Verwaltungsprozessen zwangsläufig nicht nur Geschäftsreisende und die Buchhaltung. Auch das Finanzbuchhaltung und die Vorgesetzten der Geschäftsreisenden sind involviert. Wo eine Routinearbeit immer wieder aufs Neue mittels schwerfälliger Prozesse bearbeitet wird und dabei über zahlreiche Schreibtische wandert, herrscht dringender Optimierungsbedarf. Dass solche ineffizienten Vorgehensweisen auch negative Konsequenzen nach sich ziehen, wundert nicht.

Manuelle Prozesse und ihre Folgen 💶

Häufig beginnen die Probleme bereits vor und während der Geschäftsreise, da vorab weder klare Richtlinien noch ein festes Budget gesetzt wurden. Solche Ungenauigkeiten im Vorfeld können schnell zu bösen Überraschungen in Form unnötiger Kosten führen. Konkrete Gründe dafür sind:

  • Missverständnisse durch falsche Erwartungen seitens der Geschäftsreisenden
  • zu hohe, verschwenderische oder nicht regelkonforme Reiseausgaben
  • Ausnutzen mangelhafter Prozesse für Spesenbetrug

Im Anschluss an die Geschäftsreise beginnt dann der mühselige und langatmige Papierkrieg, meist in Form herumfliegender Quittungen, die mit Hilfe uneinheitlicher Formulare und im besten Fall noch Excel gebändigt werden sollen. Die häufigsten Problemquellen und Hindernisse bei diesem Prozess sind:

  • ungenaue oder unvollständige Einreichungen
  • ständige Rückfragen zur Vervollständigung der nötigen Informationen
  • hohe Fehleranfälligkeit der manuellen Verwaltungstätigkeiten
  • fehlende oder lückenhafte Archivierung
  • Frustration und mangelnde Motivation an allen Fronten: Geschäftsreisende, Buchhalter, Vorgesetzte…

So unterschiedlich diese Problempunkte zu sein scheinen, haben sie doch eines gemeinsam: Sie kosten das Unternehmen bares Geld. Ein Beispiel: Der Preis für die Abrechnung einer Geschäftsreise mit Übernachtung beträgt im Schnitt sage und schreibe 53 €. Die gute Nachricht ist, dass sie sich fast vollständig vermeiden lassen.

Der Preis für die Abrechnung einer Geschäftsreise mit Übernachtung beträgt im Schnitt 53 €

In unserer Artikelserie über den wahren Preis ineffizienter Reisekostenabrechnungen werden Sie erfahren, wie diese negativen Konsequenzen im Einzelnen aussehen und wie man sie effektiv abwenden kann:

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Reisekostenabrechnungen: der wahre Preis manueller Prozesse
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