Reisekostenabrechnung mit Vorlage: Die Tücken von Excel & Co.

By Benjamin Bakali  -  Jan 22,   2020

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Die Buchhaltungen vieler Unternehmen rollen mit den Augen, wenn es um die Reisekostenabrechnung ihrer Mitarbeiter geht: Es ist ein leidiges und lästiges Thema, das in der Regel überdurchschnittlich viele Ressourcen kostet. Fahrtkosten, Reisenebenkosten, Verpflegungsmehraufwand, Kilometerpauschalen, Übernachtungskosten sind nur einige Buzzwords, die im Zusammenhang mit der Reisekostenabrechnung auftauchen. Dazu kommt, dass Buchhalter und Vorgesetzte auf die Gewissenhaftigkeit der Mitarbeiter angewiesen sind, denn es gilt der Buchführungsgrundsatz "Keine Buchung ohne Beleg". Eine Besonderheit bilden Eigenbelege - lesen Sie hier mehr darüber.

Im Idealfall reichen Arbeitnehmer, die auf Dienstreise waren, ihre Belege sortiert und kommentiert in der Buchhaltung ein. Wie verwaltet man aber als Unternehmen die Reisekosten sauber und transparent? Nutzt man eine Excel-Tabelle, ein Textdokument, eine Software, einen externen Dienstleister? Pauschal lautet die Frage zunächst:

Wie erstelle ich eine Reisekostenabrechnung?

Die Suche per Smartphone oder Computer ergibt, dass es jede Menge Formulare und Vorlagen für Excel & Co. gibt. Die meisten davon sind sogar kostenlos. Was den Chef erfreut, ist aber nicht unbedingt der Weisheit letzter Schluss, denn irgendjemand muss die Vorlagen ja anpassen, bearbeiten, füllen und pflegen. Es bleibt letztendlich immer an der Buchhaltung hängen.

Dazu kommt, dass der Gesetzgeber und das Finanzamt gewisse Anforderungen an die Abrechnung von Reisekosten stellen. Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) sind stets zu beachten. Jede kostenlose Excel-Tabelle und jedes Formular stellt weiterhin eine externe Datenquelle dar, die nicht mit der Unternehmenssoftware kommuniziert und sehr unkomfortabel zu bedienen ist. Oder haben Sie schon einmal Fotos Ihrer Belege an die entsprechenden Zellen in der Excel-Tabelle gehängt und damit verknüpft?

Für Solopreneure und Unternehmer mit wenigen Mitarbeitern und geringer Reisetätigkeit kann eine Vorlage für eine Tabellenkalkulation ausreichend sein. Ab einer gewissen Anzahl von Angestellten und Dienstreisen wird die Verwaltung mit Excel & Co. aber mühsam und zeitaufwendig. Gibt es hier eine bessere Lösung?

Reisekostenabrechnung mit Circula: stressfrei Reisekosten abrechnen

Eine Software as a Service-Lösung für die Spesenabrechnung lohnt sich schon für kleine und mittelgroße Unternehmen, die bisher mit Papier und Excel unterwegs waren. Circula, der Spezialist für die Digitalisierung von Reisekosten, bietet Unternehmen folgende Vorteile:

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  • Offline-Modus für spätere Bearbeitung in der App oder im Büro
  • Scannen und Erfassen ist auch ohne Mobilfunknetz möglich


Wenn auch Sie die Tücken von kostenlosen Vorlagen für Excel & co. bei der Reisekostenabrechnung meiden wollen, sollten Sie auf Circula umsteigen.

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Benjamin Bakali

Benjamin was at Circula from January 2019 to July 2020. First in the operations team and later as marketing lead he was able to dive deeply into the topics around digital accounting and helped to build up the online marketing for Circula.