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Reisekostenabrechnung mit Vorlage: Die Tücken von Excel & Co.

Die Buchhaltungen vieler Unternehmen rollen mit den Augen, wenn es um die Reisekostenabrechnung ihrer Mitarbeiter geht: Es ist ein leidiges und lästiges Thema, das in der Regel überdurchschnittlich viele Ressourcen kostet. Fahrtkosten, Reisenebenkosten, Verpflegungsmehraufwand, Kilometerpauschalen, Übernachtungskosten sind nur einige Buzzwords, die im Zusammenhang mit der Reisekostenabrechnung auftauchen. Dazu kommt, dass Buchhalter und Vorgesetzte auf die Gewissenhaftigkeit der Mitarbeiter angewiesen sind, denn es gilt der Buchführungsgrundsatz "Keine Buchung ohne Beleg". Eine Besonderheit bilden Eigenbelege (siehe dazu unseren Blogbeitrag).

Im Idealfall reichen Arbeitnehmer, die auf Dienstreise waren, ihre Belege sortiert und kommentiert in der Buchhaltung ein. Wie verwaltet man aber als Unternehmen die Reisekosten sauber und transparent? Nutzt man eine Excel-Tabelle, ein Textdokument, eine Software, einen externen Dienstleister? Pauschal lautet die Frage zunächst:

Wie erstelle ich eine Reisekostenabrechnung?

Die Suche per Smartphone oder Computer ergibt, dass es jede Menge Formulare und Vorlagen für Excel & Co. gibt. Die meisten davon sind sogar kostenlos. Was den Chef erfreut, ist aber nicht unbedingt der Weisheit letzter Schluss, denn irgendjemand muss die Vorlagen ja anpassen, bearbeiten, füllen und pflegen. Es bleibt letztendlich immer an der Buchhaltung hängen.

Dazu kommt, dass der Gesetzgeber und das Finanzamt gewisse Anforderungen an die Abrechnung von Reisekosten stellen. Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) sind stets zu beachten. Jede kostenlose Excel-Tabelle und jedes Formular stellt weiterhin eine externe Datenquelle dar, die nicht mit der Unternehmenssoftware kommuniziert und sehr unkomfortabel zu bedienen ist. Oder haben Sie schon einmal Fotos Ihrer Belege an die entsprechenden Zellen in der Excel-Tabelle gehängt und damit verknüpft?

Für Solopreneure und Unternehmer mit wenigen Mitarbeitern und geringer Reisetätigkeit kann eine Vorlage für eine Tabellenkalkulation ausreichend sein. Ab einer gewissen Anzahl von Angestellten und Dienstreisen wird die Verwaltung mit Excel & Co. aber mühsam und zeitaufwendig. Gibt es hier eine bessere Lösung?

Reisekostenabrechnung mit Circula: Stressfrei Reisekosten abrechnen

Eine SaaS-Lösung (Software as a Service) für die Spesenabrechnung lohnt sich schon für kleine und mittelgroße Unternehmen, die bisher mit Papier und Excel unterwegs waren. Circula, der Spezialist für die Digitalisierung von Reisekosten, bietet Unternehmen folgende Vorteile:

  • Digital und GoBD-konform
    Die Buchhaltung nickt erleichtert
  • DATEV-kompatibel
    Einfacher Import, auch zu Unternehmen Online
  • Vorkontierung und buchungsfertige Erfassung
    Enorme Zeitersparnis in der vorbereitenden Buchhaltung
  • Integration in Ihre Finanzbuchhaltungssoftware
    Anbindung an ausgewählte Buchhaltungssysteme

Mitarbeiter profitieren vom einfachen Handling über die Circula-App:

  • Erfassung aller Belege über das Smartphone
    Jeder hat es, jeder kann überall erfassen
  • 100% papierlos
    Papier ist geduldig, mit Circula aber unnötig
  • Automatische Erstellung von Reiseberichten
    Alle Ausgaben inkl. Verpflegungsmehraufwand
  • Offline-Modus für spätere Bearbeitung in der App oder im Büro
    Scannen und Erfassen ist auch ohne Mobilfunknetz möglich

Wenn auch Sie die Tücken von kostenlosen Vorlagen für Excel & Co. bei der Reisekostenabrechnung meiden wollen, sollten Sie auf Circula umsteigen!

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