/ Expense management

Passende Software für die Reisekosten

Auch kleine und mittelständische Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter auf Geschäfts- und Dienstreisen schicken. So weit, so gut – doch eine Hürde bleibt: die Abrechnung der Reisekosten. Hier ist die richtige Software gefragt, um die Abrechnung einfach zu halten und wichtige Arbeitszeit und Ressourcen zu sparen. Schlussendlich geht es darum, die Dienstreisen übersichtlich darstellen zu können – und den Aufwand und damit auch Kosten zu sparen. Aber was ist wirklich wichtig für die passende Software für Reisekosten?

Ob die Mitarbeiter nun im Inland oder im Ausland unterwegs sind: Wichtig ist es, dass mit dem Programm alle nötigen Details erfasst werden können. Eine automatische Berechnung der Vorsteuer, die Erfassung sämtlicher Übernachtungs- und Tagespauschalen sollten ebenso Standard sein wie ein integriertes Fahrtenbuch.

Circula geht neue Wege bei der Reisekostenabrechnung

Deutsche Unternehmen möchten vor allem eins: die Digitalisierung aller Schritte in der gesamten Spesenabrechnung. Und das in Konformität zu den GoBD. Heutzutage sollte es zudem möglich sein, dass die Reisekosten-Software eingescannte Belege sowie die angefallenen Pauschalen direkt einreichen kann, ohne stundenlange und kleinteilige Arbeit. Dafür ist es wichtig, sämtliche Daten digital übertragen zu können, und das nach Möglichkeit auch zu DATEV.

Die App von Circula geht hier neue Wege. Sämtliche Posten können digital erfasst, validiert und kontiert, für die Buchhaltung bedeutet das eine enorme Zeitersparnis. Buchungen und Belege lassen sich problemlos importieren und weiterleiten. So wird die Bearbeitung der Ausgaben auf Geschäftsreisen komplett papierlos.

Was Circula alles optimiert

Wer die Abrechnung der Kosten von Dienst- und Geschäftsreisen digitalisieren möchte, zieht mit Circula alle Vorteile auf seine Seite. Die App bietet nämlich eine Vielzahl weiterer Vorteile, die bei Konkurrenten häufig fehlt:

  • Die internationalen Tagespauschalen werden anhand der aktuellsten Werte des Bundesfinanzministeriums automatisch berechnet.
  • Standards für die individuelle Kontierung der eingereichten Ausgaben lassen sich einfach einrichten.
  • Die Daten werden revisionssicher bis zu zehn Jahre lang auf deutschen Servern gespeichert.
  • Freigabeprozesse lassen sich individuell konfigurieren und die Unternehmensstruktur in der App abbilden.
  • Der Export von Daten unterstützt mehrere Formate wie CSV, PDF, ZIP und DATEV XML.
  • Mitarbeiter können ihre Kosten direkt über den SEPA-XML-Export erstattet bekommen.

Besonders wichtig ist, dass Circula den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) entspricht. Dabei geht es im Wesentlichen um die Nachprüfbarkeit, die Nachvollziehbarkeit, die Unveränderbarkeit, die Richtigkeit, die Vollständigkeit sowie zeitgerechte Buchung und Aufzeichnungen der Vorgänge.

Die Reisekostenabrechnung wird zum Kinderspiel

Die Abrechnung von Reisekosten und von Spesen war für die Buchhaltung schon immer ein steiniger Weg. Mit neuen Standards schafft es die App, den Aufwand drastisch zu reduzieren. Als Software für Reisekosten macht Circula die Abrechnung deutlich einfacher, dazu GoBD-konform sowie für deutsche Unternehmen optimiert. Die intuitive Bedienung erleichtert die Einreichung von Tages- und Kilometerpauschalen sowie von Belegen, spart Zeit und verhilft zu einem idealen Überblick über die Ausgaben.

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