Papierloses Arbeiten: Comtravo und Circula machen die Geschäftsreise digital

By Juliane Rahmel  -  Sep 29,   2020

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Berlin, 18. August 2020. Es war ein Rekord: 190 Millionen Mal schickten deutsche Unternehmen ihre Mitarbeiter im Jahr 2019 auf Reisen – so häufig wie nie zuvor. Dafür gaben sie nach Angaben des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR) 53,5 Milliarden Euro aus. In den letzten Monaten stand die beliebte Geschäftsreise allerdings still und es hieß Videokonferenz statt beruflich auf Achse. Doch klar ist: Für eine so starke Exportnation wie Deutschland bleiben Geschäftsreisen auch weiterhin ein wichtiges Erfolgsinstrument und so erlauben laut des VDR rund 83 Prozent der Firmen wieder Geschäftsreisen – wenn auch unter neuen Voraussetzungen. Besonders interessant ist dabei, dass Unternehmen nicht nur die veränderten Reisebestimmungen und Hygienemaßnahmen in den Fokus genommen haben, sondern während des Corona-Shutdowns auch ihre bisherigen Prozesse hinterfragt haben. Das Ziel: klassische Geschäftsreisen effizienter gestalten und prüfen, welche Bereiche auch hier digitalisiert werden können. 

 

Deutsche Geschäftsreisende und Travel Manager haben hierbei klare Vorstellungen: Laut einer Studie des VDR wünschen sich 80 Prozent eine vollständige mobile Verfügbarkeit sämtlicher Buchungswege und über 70 Prozent eine umfassende Einbindung von digitalen Bezahl- und Abrechnungslösungen – ohne zusätzlichen Aufwand. Um das Papierchaos in deutschen Büros zu beseitigen, bieten die beiden Berliner Technologieunternehmen Circula und Comtravo ab sofort über einen End-to-End Prozess für Geschäftsreisen an: jeder Kunde kann ab sofort alle Prozesse von der Buchung bis hin zur Spesen- und Reisekostenabrechnung voll digital umsetzen. 

 

Kooperation bringt digitales Travelmanagement auf das nächste Level

Comtravo vereinfacht und automatisiert das Buchen von Geschäftsreisen. Mithilfe einer innovativen Lösung, können Buchende und Reisende komplette Geschäftsreisen inklusive Flug, Hotel, Bahn und Mietwagen mit nur wenigen Klicks buchen. Die Buchung kann über verschiedene Kanäle, je nach Präferenz, getätigt werden – E-Mail, Online-Buchungs-Tool oder Telefon. Alle Optionen werden individuell auf die Wünsche des Unternehmens beziehungsweise des Reisenden zugeschnitten. So werden zum Beispiel Reiserichtlinien, wie Buchungsklassen, oder Präferenzen, wie Fenster- oder Gang-Platz, einmalig in dem jeweiligen Firmen-Profil hinterlegt und so bei jeder Buchung automatisch übernommen. Dies bietet eine gelungene Kombination aus Automatisierung und persönlichem Service. Die Automatisierung sorgt für einfache und schnelle Prozesse. Das spart Geld. Und dennoch gibt es einen Ansprechpartner in Problemfällen wie Flugausfall oder Gepäckverlust. 

 

Integration ermöglicht digitale Reisekosten- und Spesenabrechnung

Neben der Buchung und der Verwaltung von Geschäftsreisen bietet Comtravo über die neue Schnittstelle zu Circula, einer GoBD-konformen SaaS-Lösung für die digitale Reisekosten- und Spesenabrechnung, auch eine digitale Abrechnung der Reisekosten. Damit werden in Circula automatisierte Reisekostenabrechnung samt Berechnung der Verpflegungsmehraufwände generiert. Geschäftsreisende ergänzen ihre Reisenebenkosten wie Bewirtungsbelege und PDF-Rechnung und reichen ihre Abrechnung in Echtzeit unterwegs ein. Die Geschäftsreisende freuen sich über die Zeitersparnis – Finanzbuchhalter und Controller profitieren von der revisionssicheren Digitalisierung und schaffen sich damit einen vollständigen Einblick in die Unternehmenskosten.

 

Die Software-as-a-Service Lösung von Circula richtet sich gezielt an die Anforderungen von mittelständischen Unternehmen in Deutschland. Hier sind Geschäftsreisen ein zentraler Bestandteil. Daher freut sich Nikolai Skatchkov, Gründern und CEO von Circula, besonders über die Integration.

 

“Durch die Kooperation der Plattformen können Unternehmen ihren Geschäftsreisenden nun smarte Lösungen rund um die Prozesse der Geschäftsreisen anbieten und damit nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern, sondern auch effektiv Kosten senken." 

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“Wir von Comtravo wollen mit unserem Komplettsystem branchenweite Standards in Sachen Reisemanagement setzen und Geschäftsreisenden eine bequeme Handhabung und Arbeitgebern einen transparenteren Prozess bieten. Daher freuen wir uns durch die Zusammenarbeit mit Circula unser Portfolio um einen starken Partner zu ergänzen und so unseren Kunden einen noch besseren Service zu bieten“, so Michael Riegel, CEO von Comtravo.

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Über Circula

Circula bietet mittelständischen und international ausgerichteten Unternehmen eine Software-as-a-Service Lösung für die digitale Reisekosten- und Spesenabrechnung. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche und der KI-basierten Technologien können Belege in Echtzeit verarbeitet und mit Circula erstmalig GoBD-konforme digital archiviert werden.

Das mehrfach ausgezeichnete (KPMG, Visa, PwC) Technologieunternehmen wurde 2017 in Berlin gegründet. Zahlreiche innovative Unternehmen wie N26, Onefootball TeamViewer und hunderte weitere mittelständische Unternehmen setzen bereits auf die Lösung von Circula. Mehr Informationen unter: www.circula.com.

 

Über Comtravo

Comtravo ist eine Plattform für Geschäftsreisebuchungen. Die Software von Comtravo wandelt Textanfragen wie etwa E-Mails mittels Natural Language Processing (NLP) in strukturierte Daten um und nutzt KI-Technologien, um auf Basis von zuvor angegebenen Präferenzen und dem bisherigen Buchungsverhalten die besten Reiseoptionen anzubieten. Mit einem Klick können personalisierte Angebote innerhalb einer E-Mail gebucht werden. Comtravo wurde 2015 von Michael Riegel, Jannik Neumann und Marko Schilde sowie einem erfahrenen Team aus der Reise- und Internetindustrie gegründet. Inzwischen beschäftigt Comtravo ein Team von 110 Mitarbeitern. Über 700 mittelständische Unternehmen aus der DACH-Region nutzen Comtravo.

 
 
Juliane Rahmel

Juliane ist seit Juli 2020 Senior Marketing Manager bei Circula und verantwortet damit auch das Content Marketing des Startups. Vorher hat sie als Beraterin und Strategin in Marketingagenturen zahlreiche Kunden in der B2B- und B2C-Kommunikation betreut.