Die Zettelwirtschaft im Zeitalter der Digitalisierung

By Greta Pfiz  -  Mai 7,   2020

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Besonders Krisen wie die derzeitige Corona Pandemie führen deutlich vor Augen, dass die digitale Transformation strukturelle Änderungen mit sich bringt, die die Arbeitswelt flexibler und agiler gestalten. Cloud Computing zum Beispiel erlaubt Nutzern den gemeinsamen Zugriff auf Daten und Dokumente und die Zusammenarbeit in Echtzeit. Somit können wir viel vernetzter und unabhängiger miteinander arbeiten, egal ob in oder out of office. Doch welchen Mehrwert bringt uns die Digitalisierung außerhalb der vier Wände unserer Büros? Welchen Beitrag leistet sie zum Umweltschutz? 

Der Wunsch nach einer digitalen und nachhaltigen Zukunft 

Die Digitalisierung ist kein kurzlebiger Hype, sondern ein langanhaltender Trend der sich ständig weiterentwickelt und unsere Zukunft formt. Ein Blick in die Zukunft verrät uns aber auch, dass wir sie nachhaltig gestalten müssen. Die Ressourcen unserer Welt sind endlich, daher sollte wir eine nachhaltige und resourcenschonende Lebensform entwickeln. Dies mag vorerst utopisch klingen in einer schnelllebigen Gesellschaft, die kontinuierlich weiter wächst und darauf zielt immer mehr zu produzieren und zu konsumieren. Doch nachhaltiger zu sein bedeutet nicht, dass wir von nun an verbieten und verzichten und allem Neuen mit Ablehnung begegnen müssen. Sondern unser Ziel sollte sein, Ressourcen anzuzapfen die nicht erschöpft werden: Unsere Intelligenz, unser Erfindergeist und unser Wille zu kreieren und zu verbessern. 

Deutschland ist Spitzenreiter, die Nummer Eins im Papierverbrauch  

Dennoch machen wir nicht immer Gebrauch von diesen Ressourcen und setzen oftmals auf herkömmliche Methoden, die durch ihre Ineffizienz zu einem hohen Verbrauch von Materialien führen. Obwohl wir bereits in einem digitalen Zeitalter leben, sind viele Prozesse innerhalb der Unternehmen unserer Wirtschaft dennoch nicht so digital wie gedacht. Das papierlose Büro rückt somit weiter in die Ferne und trotz vielerlei Alternativen in Form von digitalen Arbeitsmitteln, geht der Papierverbrauch in deutschen Unternehmen nicht zurück.
Think before you print lautet der Appell, trotzdem laufen die Drucker weiterhin auf Hochtouren anstatt, dass wir Dokumente digital bearbeiten und archivieren. Besonders in Deutschland ist der Papierverbrauch noch sehr hoch. Kein anderes Land der Industrie- und Schwellenländer der G20 verbraucht so viel Papier wie Deutschland. Somit ist Deutschland der Spitzenreiter mit einem Pro-Kopf Bedarf von circa 242 kg Papier pro Jahr (Stand 2018).  

Die Zettelwirtschaft unserer Unternehmen und ihre Konsequenzen

Wie bereits festgestellt, greifen also viele Unternehmen immer noch auf manuelle, papierlastige Prozesse zurück. Laut einer Studie von Bitkom laufen in 75% der Unternehmen in Deutschland, die Hälfte oder mehr als die Hälfte der Prozesse papierbasiert ab. Da Unternehmen großen Einfluss auf den Papierverbrauch haben, tragen sie auch viel Verantwortung in ihrem Konsumverhalten. Dennoch sind viele Führungskräfte weniger sparsam im Verbrauch und 72% sind der Meinung, das Ausdrucken von Dokumenten sei weiterhin notwendig. Von der ganzen Bandbreite an Dokumenten, die täglich gedruckt werden, haben wir eine Sparte genauer inspiziert - die Reisekostenabrechnungen. 
Reisekostenabrechnungen werden noch häufig in physischer Form verwaltet anstatt sie zu digitalisieren.
Geschäftsreisen sind Gang und Gebe und fester Bestandteil des Berufsalltags vieler Deutscher. Dabei entstehen Berge von Rechnungen und Belegen, welche einen Teil zur Zettelwirtschaft innerhalb der Unternehmen beitragen.

Wir haben uns folgendes Szenario genauer angeschaut und analysiert: Die Belege eines Beratungsunternehmens in Deutschland entstanden allein durch interne Taxifahrten. Von besonderem Interesse waren dabei die Anzahl benötigter Bäume als auch der gesamte Wasser- und Energieverbrauch und der CO2 Ausstoß für die Produktion der Belege. Taxifahrten sind nur ein Teilbereich der Reisekosten. Der Papierverbrauch ist in einem Unternehmen folgender Größenordnung also noch um einiges höher.

Beratungsunternehmen in Deutschland 

Anzahl Mitarbeiter  ca. 10.000
Anzahl Taxifahrten pro Woche 4
Anzahl Arbeitswochen 44
Anzahl myTaxi Belege pro Jahr 1.776.000
Gewicht pro Beleg 0,005
Gesamtgewicht Belege (in kg) 8,800

 

 

 

 

 

 

 

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Demnach werden circa 29 Bäume allein für die Taxibelege gefällt und der CO2 Ausstoß beträgt bereits 30.470 kg.
Im Jahr 2018 gab es mehr als 3.480.000 Unternehmen in Deutschland (Tendenz ist steigend) und deren Papierverbrauch beschränkt sich natürlich nicht nur auf Taxibelege oder Reisekosten im Allgemeinen, sondern täglich werden eine Vielzahl weiterer Dokumente gedruckt.


Die Etablierung eines papierlosen Büros scheint vorerst ein wichtiger Schritt zu sein, um die Abholzung als auch den Wasser- und Energieverbrauch und den CO2 Ausstoß zu reduzieren.
Einer der Vorreiter ist hier das niederländische IT-Unternehmen Decos, in dem alle Dokumente digital bearbeitet, gespeichert und archiviert werden. Durch die Digitalisierung des Büros kann jährlich ein Viertel Baum pro Mitarbeiter eingespart werden. Bei schätzungsweise 132 Mitarbeitern ist das schon eine ansehnliche Menge.  

 

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Wenn man sich nun vorstellt, dass dieser Wandel auch in großem Maßstab stattfinden, und Start Ups über Mittelständler bis hinzu Global Player sich dazu entscheiden würden den Papierverbrauch durch digitale Alternativen einzuschränken, dann könnte man die Abholzung vieler Wälder verhindern. 

Wie grün ist die Digitalisierung? 

Der Klimaschutz und die Digitalisierung sind die größten Herausforderungen und gleichzeitig die größten Chancen unserer Zeit. Wir haben uns gefragt wie sehr sich diese Megatrends vereinen lassen und ob die Digitalisierung den Weg zu einer grüneren Welt ebnet. 

Unsere Feststellung: Es wäre ein Trugschluss zu behaupten, dass die Digitalisierung per se nachhaltig ist. Es geht also vielmehr darum, die Nachhaltigkeit im Digitalisierungsprozess zu integrieren. Die Nutzung digitaler Geräte kann zwar ebenfalls zu einer Belastung der Umwelt beitragen, aber wenn wir unser Nutzverhalten anpassen liegt die Lösung in sich selbst - Wir können also die negativen Konsequenzen der Digitalisierung mit ihren eigenen Instrumente beheben.

Laut einer Bitkom Studie können wir mithilfe digitaler Technologien 37% der für 2030 prognostizierten Treibhausgas-Emissionen vermeiden.  

Unsere Büros heutzutage sind weitgehend digital, denn ein Büro ohne Desktops, Laptops und sonstige mobile Geräte ist unvorstellbar geworden! Es gilt nun, unsere bestehenden Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Wenn wir unsere digitalen Geräte vielseitig einsetzen und bekannte Prozesse neu und effizienter gestalten, können wir weitere, überflüssige Ressourcen einsparen. Dadurch entsteht das Potenzial, Wirtschaftswachstum und Umweltschutz zu vereinen. 

Digitale Technologien ermöglichen eine verschärfte Verfolgung zentraler Ziele wie die Kostensenkung und Effizienzsteigerung. Es liegt nun an uns, unser Kapital so zu gebrauchen, dass mit wenig Energie und Aufwand das gewünschte Ziel erreicht werden kann, denn die Automatisierung von Prozessen hilft uns dabei Zeit und Ressourcen optimiert zu nutzen.