Kilometerpauschale 2020 / 2021 - Alles was Sie wissen müssen

By Greta Pfiz  -  Aug 12,   2020

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Die erstattungsfähigen Reisekosten setzen sich aus der Übernachtungspauschale, dem Verpflegungsmehraufwand und den Fahrtkosten zu Auswärtstätigkeiten zusammen. Das heißt, wenn ein Arbeitnehmer im Auftrag seines Unternehmens eine Dienstreise unternimmt, dann können neben den Aufwendungen zur Verpflegung und Übernachtung, die entstandenen Fahrtkosten rückerstattet werden.

Die exakte Berechnung der Kosten für jeden zurückgelegten Kilometer wäre sehr zeitaufwendig, daher wurde die sogenannte Kilometerpauschale eingeführt.  Erfahren Sie mehr darüber, was hinsichtlich der Kilometerpauschale für Dienstreisen zu beachten gilt. 

 

Unter welchen Voraussetzungen kann die Kilometerpauschale geltend gemacht werden?

 

Zu unterscheiden gilt die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte von Fahrten zu Auswärtstätigkeiten.
Für das tägliche Pendeln vom Wohnsitz zur Arbeit wird eine Entfernungspauschale in Höhe von 30 Euro-Cent pro Kilometer pro Arbeitstag angesetzt. Die Pauschale darf für jeden Arbeitstag nur einmal für die einfache Wegstrecke abgerechnet werden. Grundsätzlich tragen Angestellte die Kosten selber, können sich diese jedoch in der Steuererklärung als Werbekosten zurückholen. 

Für dienstlich veranlasste Fahrten außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte gilt die Kilometerpauschale, welche in der Reisekostenabrechnung vom Unternehmen zurückerstattet werden kann. Die Kilometerpauschale fällt dann an, wenn der Arbeitnehmer die Dienstreise mit seinem eigenen Fahrzeug unternimmt. 

Sollte der Arbeitnehmer jedoch mit öffentlichen Transportmitteln reisen, dann wurden die Kosten vermutlich bereits vorab vom Unternehmen übernommen, weil bei der Buchung die Firmenkreditkarten genutzt wurde. Oder die Kosten werden nachträglich in der Spesen- und Reisekostenabrechnung rückerstattet. 

 

Die aktuelle Kilometerpauschale 2020 

Seit 2014 gelten in Deutschland steuerfreie Höchstsätze von:

 

Fahrzeugart 

Pauschale pro Kilometer 

PKW 

30 Cent 

Motorrad oder Moped 

20 Cent 

Hierbei spielt keine Rolle, ob die Fahrt im In- oder Ausland zurückgelegt wurde. 

 

Beispiel: 

Für eine Geschäftsreise fährt der Mitarbeiter A von Berlin nach Dortmund mit seinem privaten PKW. Die Distanz hin- und zurück beträgt 576km, somit hat der Reisende Anspruch auf Fahrkosten in der Höhe von: 576 x 0,30 Euro = 172,80 Euro 

 

Wird die Kilometerpauschale immer erstattet?

Die Erstattung der Reisekosten ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, es handelt sich lediglich um einen Referenzwert des Bundesreisekostengesetzes. Arbeitgeber haben somit die Möglichkeit einen niedrigeren Betrag auszuzahlen oder sogar gänzlich auf die steuerfreie Erstattung zu verzichten. 
Jedoch ist es auch im Interesse des Arbeitgebers die Mitarbeiterzufriedenheit sicherzustellen, daher ist es ratsam die Reisekosten der Arbeitnehmer zu erstatten.
Andernfalls können Arbeitnehmer die Fahrtkosten von betrieblich veranlassten Reisen als Werbekosten geltend machen, falls die Fahrzeugkosten nicht oder nicht vollständig zurückerstattet wurden.

 

Reisekosten-Apps zur Berechnung der Kilometerpauschale und sonstiger Reisekosten 

Die Berechnung von Pauschalen, die auf der Dienstreise entstanden sind, kostet Dienstreisenden und der Finanzbuchhaltung viel Zeit und Nerven. Das Führen eines Fahrtenbuches, die manuelle Berechnung von Verpflegungsmehraufwänden und das Abtippen von Reisedaten in Formulare für die Reisekostenabrechnung sind mit großem Aufwand verbunden. 

Intelligente Reisekosten-Apps ermöglichen es Unternehmen, das Reisekosten- und Spesenmanagement zu digitalisieren und zu automatisieren. Somit können Mitarbeiter von wiederkehrender, alltäglicher Kleinarbeit entlastet werden. 

Mit einer intelligenten Reisekosten-App kann die zurückgelegte Distanz und sämtliche Pauschalen automatisch ermittelt werden.

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Greta Pfiz

Greta studies International Business at the ESB Business School, a faculty of Reutlingen University. Since the beginning of 2020, she is co-responsible for content marketing at Circula.