/ Expense management

Ineffizienz verbraucht Ihr Budget und verursacht Frustration

Spesenverwaltung werden bei 63% der Unternehmen weltweit manuell verarbeitet. Viele Unternehmen verlassen sich für die Verarbeitung auf Excel. Belege werden in Europa von 80% der Unternehmen physisch verarbeitet.

Obwohl Unternehmen in vielen Fällen einen EDV-basierten Prozess verfolgen, ist das Ergebnis in der Realität ernüchternd. Denn viele Angebote nehmen das altbekannte Excel oder Reisekostenformular und übersetzen dieses in Bits und Bites. Von Zeitersparnissen durch intelligente Automatisierungen keine Spur.

Dies hat unterschiedliche Probleme zur Folge, die wir im ersten Teil unserer Reihe über den wahren Preis manueller Arbeitsprozesse im Spesenmanagement genauer beleuchten. Wir starten mit den Offensichtlichen: Opportunitätskosten und Frustration bei Mitarbeitern.

Verschenkte Zeit = verschenktes Geld

Schnell summieren sich, die durch manuelle Spesenverwaltung verlorenen Stunden zum Preis eines Mittelklassewagens. Bei einer Kalkulation, basierend auf einer Person, die für die Buchhaltung zuständig ist [1] und 15 Geschäftsreisenden [2] ergibt sich folgender Aufwand:

Kostenschaetzung---Reisekosten

Für unser gewähltes Beispiel ergeben sich bei einer manuellen Abrechnung monatliche Prozesskosten von rund 2,750 €. Auf ein Jahr gerechnet sind das 33.000 €. Das muss nicht so sein. Studien zeigen, das Unternehmen durch eine volle Digitalisierung dieser Prozesse die Kosten um ca. 75% senken können.

Ineffizienter Prozess = Demotivierte Mitarbeiter

Neben Opportunitätskosten, ist Demotivation eine weitere Ursache für hohe indirekte Kosten. Der Grund dafür: Geschäftsreisende, Vorgesetzte und Finanzbuchhalter sind oftmals sehr frustriert von bestehenden Abrechnungsprozessen. Im Rahmen von Circulas Produktentwicklung, fielen besonders die folgende Punkte ins Gewicht:

  • Zeitverschwendung: Geschäftsreisende gaben an, durch das Einreichen von Spese Zeit zu verlieren, die sie für Ihre eigentlichen Kernaufgaben benötigen.
  • Langes Warten auf Rückerstattungen: Das Warten auf Freigaben, fehlende Belege und unvollständige Informationen verschleppen den Erstattungsprozess. Oftmals zum Bedauern der eh schon frustrierten Mitarbeiter.
  • Überholte Prozesse: Papierformulare, Excel-Tabellen und altmodische Apps…das können Mitarbeiter im digitalen Zeitalter nicht nachvollziehen. Die Einfachheit und Intelligenz, die man aus dem privaten Alltag kennt — Siri & Alexa grüßen — vermisst man bei im Berufsalltag völlig.

Im zweiten Teil unserer Artikelserie sehen wir, wie manuelle Prozesse den idealen Spielplatz für menschliche Fehler und Kostenbetrug darstellen. Außerdem erläutern wir einfache Handgriffe, mit denen Sie die Kosten Ihres Reisekostenmanagements senken und Ihren Mitarbeitern zu einer positiveren Einstellungen zum Thema verhelfen können.


  1. 1 Buchhalter, dessen Jahreslohn 40.000 € beträgt und der 40 Arbeitsstunden /Monat in manuelle Reisekostenabrechnung investiert ↩︎

  2. 15 geschäftsreisende Mitarbeiter, deren Jahreslohn jeweils 65.000 € beträgt und die 2,5 Arbeitsstunden/Monat in die Abrechnung ihrer Reisekosten investieren. ↩︎

Ineffizienz verbraucht Ihr Budget und verursacht Frustration
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