/ Expense management

Großbuchstabe M: Neue Pflichten für Unternehmen seit 2019

Sorgen Unternehmen bei Auswärtsterminen ihrer Mitarbeiter für Verpflegung, müssen sie ab diesem Jahr Änderungen in ihrer Buchhaltung vornehmen. Seit 01.01.2019 gilt die Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht für den Großbuchstabe M der Lohnsteuerbescheinigung.

Was verbirgt sich hinter dem Großbuchstaben M der Lohnsteuerbescheinigung?

M steht in diesem Zusammenhang für Mahlzeitengestellung. Dieser Fall liegt vor, wenn der Arbeitgeber seinen Angestellten anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit entweder Mahlzeiten vergünstigt zur Verfügung stellt oder die Verpflegungskosten ganz übernimmt.

Welche Pflichten haben Unternehmen in Bezug auf den Großbuchstaben M zu erfüllen?

Die Pflicht, die Mahlzeitengestellung im Lohnkonto aufzuführen, gilt bereits seit 2014. Durch eine Regelung des Bundesfinanzministeriums wurde die Pflicht zunächst jedoch ausgesetzt. Diese Übergangsfrist endete aber zum 31.12.2018, sodass Unternehmen seit 2019 Aufzeichnungen verpflichtend vornehmen müssen. Im Lohnkonto ist aufzulisten, wenn ein Arbeitnehmer im Rahmen einer beruflichen Reisetätigkeit oder aufgrund von berufsbedingter doppelter Haushaltsführung eine Mahlzeitengestellung (im oben beschriebenen Sinn) in Anspruch genommen hat.

Wann greift die Regelung?

Die Regelung gilt für Mahlzeiten unterhalb der 60-Euro-Grenze für übliche Arbeitgeberbewirtung. Die genauen Sachwerte für einzelne Mahlzeiten wurden zu 2019 geändert. Sie lassen sich in der aktuellen Fassung im Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 16. November 2018 nachlesen.

Demnach werden folgende Werte für Mahlzeiten angesetzt:
• Frühstück: 1,77 Euro
• Mittagessen/Abendessen: 3,30 Euro

Die Pflicht zur Aufzeichnung besteht ab der ersten im Kalender gestellten Mahlzeit. Ein Schwellenwert, ab dem die Meldung zu erfolgen hat, besteht nicht. Es spielt also keine Rolle, ob ein Mitarbeiter eine, zwei oder hundert Mahlzeiten gem. Großbuchstabe M zu sich genommen hat.
Es spielt außerdem keine Rolle, ob die Mahlzeit individuell oder pauschal besteuert wurde (§ 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1a EStG) oder ob die Mahlzeit nicht besteuert wurde, weil der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen kann (§ 8 Absatz 2 Satz 9 EStG).

Welche Ausnahmen gelten?
Die Pflicht zur Aufzeichnung nach Großbuchstabe M gilt nicht, wenn der Wert der Mahlzeit die 60-Euro-Grenze übersteigt oder die Bereitstellung der Mahlzeit keinen Arbeitslohn darstellt. Außerdem gilt die Pflicht nicht bei mehr als achtstündigen und mehrtägigen beruflichen Reisen, wenn der Mitarbeiter dem Grund nach eine Verpflegungspauschale geltend machen kann.

Welchen Zweck verfolgt die Bescheinigungspflicht?

Die Aufzeichnungen der Unternehmen sollen sicherstellen, dass die Verpflegungskosten innerhalb der Reisekosten bei der Einkommenssteuerveranlagung sachgerecht berücksichtigt werden.
Großbuchstabe M: Neue Pflichten für Unternehmen seit 2019
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