GoBD - So meistern Sie Ihre Reisekosten rechtskonform

By Greta Pfiz  -  Apr 8,   2020

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Die GoBD gelten für alle Unternehmen, die steuerlich relevante Dokumente und Daten in digitaler Form verwenden. Sie bauen auf den Grundsätzen der ordentlichen Buchführung auf und geben klare Vorgaben zum Umgang mit digitalen Daten und Belegen, zu ihrer Verarbeitung und Aufbewahrung. Auch die Reisekosten fallen unter die Geschäftsvorfälle, die nach den GoBD zu verarbeiten und zu archivieren sind. Erfahren sie mehr über die Anforderungen der GoBD, damit Sie in Zukunft keine Schwierigkeiten mehr haben bei der Erfassung Ihrer Reisekosten.

 

Die Grundsätze und Anforderungen der GoBD 

Zu den wichtigsten Grundsätzen der GoBD gehört die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von Geschäftsvorfällen. Hinzu kommen viele weitere spezifische rechtliche Anforderungen. Reisekostenbelege sind als Spesenbelege steuerlich relevante Dokumente. Daher gelten die Vorschriften der GoBD. Reisekosten-Apps machen es Unternehmen leicht, alle rechtlichen Anforderungen einzuhalten. Wichtig ist, dass Unternehmen auf ein GoBD-Testat der Apps achten. Damit stellen sie sicher, dass sie die rechtlichen Vorgaben überhaupt abbilden können.

 

Zeitvorgaben für die Erfassung von Buchungen

Reisekosten müssen immer mit genauen Zeitangaben erfasst werden. Mithilfe von Reisekosten-Apps können die Angaben mit wenigen Klicks im System registriert werden. Die Kosten sind im Moment der Eingabe erfasst, sodass eine taggenaue Reisekostenerfassung leicht umsetzbar ist.

 

Richtigkeit von Aufzeichnungen

Werden Reisekostenbelege mit einer mobilen App gescannt und digital weiterverarbeitet, entfällt das manuelle Abtippen von Kostenpositionen. Damit entfällt auch eine der größten Fehlerquellen in der Bearbeitung von Reisekosten. Voraussetzung ist allerdings, dass eine OCR-Software zum Erkennen der Angaben auf den Belegen verwendet wird.

 

Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen sowie Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Buchungen

Um eine rechtskonforme Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, sollte eine Reisekosten-App für den gesamten Prozess der Reisekostenerfassung verwendet werden. Testierte Apps speichern die Daten direkt in zugelassenen Dateiformaten, sodass Unternehmen die Anforderung der Unveränderlichkeit erfüllen.

 

Verfügbarkeit und Aufbewahrung von Dokumenten

Wenn Unternehmen eine GoBD-konforme Online-App für die Reisekostenabrechnung verwenden, sollte diese automatisch alle Anforderung an eine revisionssichere Datenspeicherung erfüllen, und das für die gesamte Dauer der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist. Unternehmen sollten sich im Vorfeld über das angewandte Prüfverfahren informieren: In Deutschland werden vom Institut der Wirtschaftsprüfer verschiedene Prüfstandards vorgegeben (z.B. IDW PS 880). Reisekosten-Apps bieten in der Regel bereits integrierte Genehmigungsprozesse an, sodass Unternehmen die Anforderungen an ein internes Kontrollsystem ohne weitere Software umsetzen können.

 

Um sich als Unternehmen auch digital rechtssicher organisieren zu können, sollte bei der Wahl der Software vorab geprüft werden, dass die GoBD überhaupt technisch eingehalten werden können. Im besten Fall wird dies durch den Standard der Applikation sichergestellt, zumindest sollte sie es dem Nutzer während der Anwendung leicht machen, entsprechende Vorschriften einzuhalten.

 

Vorteilhaft ist es, mit wenigen unterschiedlichen digitalen Anwendungen zu arbeiten und auf einige spezialisierte Programme zu setzen. Generische Programme wie Microsoft Excel und eine große Zahl Schnittstellen erhöhen das Risiko, steuerrechtliche Fehler zu begehen.

 

Speziell bei Reisekostenanwendungen sollten Unternehmen darauf achten, dass eine mobile App zur digitalen Lösung gehört, die Mitarbeitern bereits während der Reise eine selbstständige Erfassung von Reisekostenbelegen nach den GoBD ermöglicht, um Sachbearbeiter in der Buchhaltung zu entlasten.

 

Und nicht zuletzt sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter vor der Einführung neuer Software schulen. Die entstehenden Kosten lohnen sich. Sie minimieren Anwenderfehler, die, wenn sie zu steuerrechtlichen Verstößen bei der Buchführung führen, später sehr viel mehr kosten als die in der Schulung verbrachte Arbeitszeit.

 

Die GoBD Checkliste für Ihr Unternehmen 

icons8-tick-box-208   Bei der Implementierung einer neuen Software auf IDW PS 880 Testat achten.

icons8-tick-box-208   Auf revisionssichere Datenspeicherung auf deutschen Servern achten.
icons8-tick-box-208   Sicherstellen, dass kompletter Scope des Unternehmens GoBD-konform ist.
icons8-tick-box-208   Verfahrensdokumentation für Arbeitsabläufe erstellen.
icons8-tick-box-208   Überprüfen: Sind betroffene Mitarbeiter, Verfahren und Geräte dokumentiert und geschult.
icons8-tick-box-208   Software sollte Datenzugriff gemäß Z1, Z2 & Z3 ermöglichen.

 

Alle weiteren wichtigen Informationen zur Neufassung der GoBD können Sie in unserem neuen GoBD White Paper nachlesen. Darin erhalten Sie zusammengefasst alle relevanten Hinweise und Informationen zur digitalen Buchführung. Wir erläutern Ihnen was zu beachten gilt, wenn Unternehmen Bücher und Geschäftsunterlagen in elektronischer Form rechtskonform führen wollen. 

 
 
Greta Pfiz

Greta studies International Business at the ESB Business School, a faculty of Reutlingen University. Since the beginning of 2020, she is co-responsible for content marketing at Circula.