Rechtliches Buchhaltung07. Apr. 2020

GoBD - Papierloses Büro durch Kontrollsystem & Verfahrensdokumentation

Greta Pfiz

Unternehmen müssen Kontrollen einrichten, eine übersichtliche Verfahrensdokumentationen erstellen und externen Dritten den Datenzugriff ermöglichen

Um sicherzustellen, dass Unternehmen die Ordnungsvorschriften gemäß § 146 AO einhalten, sind sie dazu verpflichtet Kontrollen einzurichten. Des Weiteren müssen Unternehmen eine Verfahrensdokumentation einführen, die die Ordnungsmäßigkeit der internen Prozesse, wie zum Beispiel der Verarbeitung elektronischer Daten, prüft. Die wichtigsten Informationen zu internen Kontrollsystemen und zur Verfahrensdokumentation erhalten sie in diesem Blog. Außerdem wird erläutert welche Zugriffsrechte die Finanzbehörden auf ihre Daten haben.

Ordnungsvorschriften einhalten mit dem richtigen internen Kontrollsystem

Wie das Kontrollsystem genau ausgestaltet sein muss, hängt von der Komplexität und Beschaffenheit der unternehmerischen Tätigkeit, der Unternehmensorganisation und der eingesetzten IT ab. Zu den Kontrollen die Unternehmen einrichten, ausüben und protokollieren müssen gehören beispielsweise:

Unternehmen sind verpflichtet, ihr IKS anlassbezogen, z.B. bei Systemwechseln, zu überprüfen. Die Funktionsweise ist in der Verfahrensdokumentation zu hinterlegen.

Alles was Sie zur Verfahrensdokumentation wissen sollten

In einer Verfahrensdokumentation wird sowohl der organisatorische als auch der technische Prozess beschrieben, den digitale Dokumente von ihrer Entstehung über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion durchlaufen.

Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.

Die Verfahrensdokumentation muss mindestens so lange aufbewahrt werden, wie die Aufbewahrungsfrist der Unterlagen reicht, auf die sie sich bezieht. Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht.

Änderungen an einer Verfahrensdokumentation müssen immer historisch nachvollziehbar sein. Unternehmen stellen dies über einer Versionierung samt nachvollziehbarer Änderungshistorie sicher. Ist die Verfahrensdokumentation eines Unternehmens fehlerhaft oder ungenügend, ist dies ein formeller Mangel. Solange er aber die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Daten nicht beeinträchtigt, führt er nicht zum Verwerfen der Buchführung.

Für jedes DV-System müssen Unternehmen eine solche übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation erstellen. Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens müssen vollständig und schlüssig daraus ersichtlich sein sodass sie auch für externe Dritte wie den Wirtschaftsprüfer in angemessener Zeit nachprüfbar sind. Circula bietet Unternehmen einer Musterverfahrensdokumentation an und kann Sie bei der Umsetzung eines belegersetzenden Prozesses unterstützen.

Wie greift die Finanzbehörde auf Ihre Daten zu?

Die Finanzbehörde hat das Recht, auf die mit Hilfe eines DV-Systems erstellten, aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zuzugreifen, um sie zu prüfen.

Gegenstand der Prüfung sind alle nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, insbesondere die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung, der Lohnbuchhaltung und aller Vor- und Nebensysteme, die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen enthalten.

Außerdem müssen auf Verlangen die Teile der Verfahrensdokumentation zur Verfügung gestellt werden, die dem Prüfer einen vollständigen Systemüberblick ermöglichen und für das Verständnis des Systems erforderlich sind.

Werden betriebliche Abläufe mit Hilfe eines DV-Systems abgebildet, muss das Unternehmen die betroffenen DV-Systeme identifizieren, die enthaltenen Daten sichten, für den Prüfer relevante Daten qualifizieren und sie für den Datenzugriff bereitstellen. Stellt die Finanzbehörde fest, dass bei der Qualifizierung Fehler unterlaufen sind, kann sie nach pflichtgemäßem Ermessen verlangen, dass das Unternehmen den Datenzugriff nachträglich herstellt.

Dem Finanzamt stehen nach dem Gesetz drei gleichberechtigte Möglichkeiten zum Datenzugriff zur Verfügung. Es entscheidet nach pflichtgemäßen Ermessen, welche Möglichkeit es nutzt. Falls erforderlich, kann es kumulativ mehrere Möglichkeiten in Anspruch nehmen.

Unmittelbarer Datenzugriff (Z1)

Das Finanzamt kann selbst unmittelbar auf die digitalen Daten (inkl. Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie Verknüpfungen, z. B. zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank) zugreifen, indem es die vom Unternehmen oder von einem beauftragten Dritten eingesetzte Hard- und Software nutzt. Hierbei ist nur ein Lesezugriff erlaubt. Er umfasst das Lesen und Analysieren der Daten unter Nutzung der im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten wie Filtern oder Sortieren.

Mittelbarer Datenzugriff (Z2)

Das Finanzamt kann verlangen, dass das Unternehmen an seiner Stelle die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nach Vorgaben maschinell auswertet oder einen Dritten hierfür beauftragt, um anschließend einen Nur-Lesezugriff durchführen zu können. Es kann nur eine maschinelle Auswertung unter Verwendung der im DV-System des Unternehmens oder des beauftragten Dritten vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangt werden.

Datenträgerüberlassung (Z3)

Das Finanzamt kann außerdem verlangen, dass ihm die Daten (inkl. Meta-, Stamm- und Bewegungs- daten sowie von Verknüpfungen) und digitalen Dokumente auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger überlassen werden. Die Behörde ist nicht berechtigt, selbst Daten aus dem DV-System herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen vorzunehmen.

Alle wichtigen Informationen zur Neufassung der GoBD können Sie in unserem neuen zusammengefasst erhalten. Darin erläutern wir unter anderem, wie ihr Unternehmen Bücher und Geschäftsunterlagen in elektronischer Form rechtskonform führen sollte und stellen Ihnen eine GoBD Checkliste zur Verfügung.

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