GoBD - Neufassung ermöglicht Weg zum papierlosen Büro

By Greta Pfiz  -  Mär 20,   2020

  3 MIN READ

 

Unternehmen in Deutschland müssen sich an die Grundsätze ordentlicher Buchführung (GoB) halten, egal, ob sie Bücher und Geschäftsunterlagen in physischer oder digitaler Form führen und aufbewahren. Die rechtlichen Anforderungen für digitale Daten sind in den GoBD geregelt. Im Juli 2019 sollte eine Neufassung der GoBD in Kraft treten. Das Bundesfinanzministerium zog seinen Entwurf nach kurzer Zeit jedoch wieder zurück. Am 28. November 2019 veröffentlichte es die aktuelle und seit dem 1. Januar 2020 gültige Fassung.

Für Unternehmen sind vor allem folgende Passagen der Neufassung interessant:

  • Die bildliche Erfassung durch mobile Geräte (sog. mobiles Scannen) ist zulässig. 
  • Die Aufbewahrung strukturierter Daten ist ausreichend, bildhafte Dokumente wie PDFs müssen nicht mehr aufbewahrt werden. 
  • Bei Hybrid-Formaten wie ZUGFeRD entscheidet die tatsächliche Verarbeitung (XML oder XML + PDF) über die Aufbewahrungspflichten. 
  • Bei baren Geschäftsvorfällen wurden die Grundsätze der Einzelaufzeichnungspflicht und Zeitnähe ergänzt. 
  • Die Aufbewahrungsvorschriften bei Systemmigrationen wurden erleichtert. 
  • Stornobuchung und ursprüngliche Buchung müssen in der Buchführung eindeutig referenziert werden. 

 

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Die GoBD bilden das zentrale Regelwerk für die formalen Anforderungen an die digitale Buchführung und die Aufbewahrung steuerlich relevanter digitaler Geschäftsdokumente. Sie ersetzen die bis dato gültigen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS).

 

Die GoBD tarieren das Interesse des Finanzamts auf möglichst umfassenden Datenzugriff und das Interesse von Unternehmen auf Schutz ihrer sensiblen digitalen Unternehmensdaten aus. Sie regeln, welche Zugriffsrechte Finanzämter im Zuge der Betriebsprüfungen innehaben und sollen damit die Nachvollziehbarkeit digitaler Geschäftsvorgänge erleichtern.

 

GoB vs GoBD

Ziel der GoBD ist die Gleichbehandlung digitaler und papiergebundener Buchführung. Daher gelten die in den Grundsätzen ordentlicher Buchführung festgeschriebenen Regelungen auch für die digitalen Geschäftsvorgänge. Die GoBD bauen auf den GoB auf und spezifizieren die Vorschriften für digitale Anwendungsfälle.

 

Die Einhaltung der GoB ohne digitale Unterstützung ist aufgrund der Leistungsstärke der IT-Systeme für Unternehmen zunehmend unattraktiv. Die digitale Abbildung von Geschäftsprozessen bietet erhebliche Kostenvorteile. Mitarbeiter müssen viele Papierdokumente zum Beispiel nicht mehr manuell prüfen, weil Bearbeitungsschritte automatisiert ablaufen. Das vereinfacht und beschleunigt die Vorgänge. Auch die Verbuchung erfordert digital nur einen Bruchteil der Zeit. Zudem hat es das Controlling leichter, da jeder Bearbeitungsschritt lückenlos in der Anwendung dokumentiert ist.

 

Die GoBD schaffen Rechtssicherheit für Unternehmen. Sie geben eine klare Orientierung, wie Betriebe ihre Buchführung digital organisieren müssen, um unliebsame Konsequenzen zu vermeiden. Dies sollte viele Unternehmen motivieren, in naher Zukunft vollständig auf eine digitale Buchführung umzusteigen, um sich die daraus erwachsenden Vorteile zu sichern.

 

Von GoB zu GoBD - Reichweite der Neufassung 

Unternehmen dürfen ihre Bücher und andere erforderliche Aufzeichnungen komplett digital führen. Form und Verfahren der Buchführung muss dabei allerdings den GoBD entsprechen und gelten für alle Datenverarbeitungssysteme (DV-Systeme). Unter den DV-Systemen versteht der Gesetzgeber jede im Unternehmen oder für Unternehmenszwecke eingesetzte Hardware und Software, mit der Daten erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Auch alle Unternehmensbereiche, in denen buchführungsrelevante Geschäftsprozesse digital abgebildet werden und die mit entsprechenden Dokumenten arbeiten, müssen gemäß der GoBD organisiert sein.

 

Alle wichtigen Informationen zur Neufassung der GoBD können Sie in unserem neuen GoBD White Paper zusammengefasst erhalten. Darin erläutern wir unter anderem, wie ihr Unternehmen Bücher und Geschäftsunterlagen in elektronischer Form rechtskonform führen sollte und stellen Ihnen eine GoBD Checkliste zur Verfügung.

 
 
Greta Pfiz

Greta studies International Business at the ESB Business School, a faculty of Reutlingen University. Since the beginning of 2020, she is co-responsible for content marketing at Circula.