Rechtliches Buchhaltung27. März 2020

GoBD - allgemeine Anforderungen und Grundsätze

Greta Pfiz

Die rechtskonforme, Aufzeichnung und digitale Buchführung muss die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit, Nachpfrüfbarkeit, Wahrheit und Klarheit erfüllen

Für die Einhaltung der GoBD ist ausschließlich der Steuerpflichtige verantwortlich, sprich der Unternehmer. Auch eine vollständige Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben an externe Dritte führt nicht dazu, dass der Unternehmer von seiner rechtlichen Verantwortung befreit wird.

Datenverarbeitungssysteme werden in der Regel unternehmensindividuell angepasst. Die Ordnungsmäßigkeit der digitalen Bücher und Aufzeichnungen und der mit den digitalen Dokumenten zusammenhängenden Verfahren des Datenverarbeitungssystems muss sichergestellt sein. Deshalb darf die individuelle Anpassung nicht dazu führen, dass die steuerrechtlich geforderte Ordnungsmäßigkeit des Verarbeitungsverfahrens und der Aufbewahrungsfrist verloren gehen. Unternehmen können Ausnahmen von den Anforderungen auch nicht mit Wirtschaftlichkeit rechtfertigen. Sie sind zwingend einzuhalten.

Als ordnungsmäßig gelten digitale Bücher und Aufzeichnung, wenn sie zwei Grundsätze erfüllen:

Es muss sicher gestellt werden, dass diese Grundsätze während der gesamten Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar eingehalten werden.

Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Die Buchführung muss so gestaltet sein, dass ein sachverständigender Dritter wie zum Beispiel ein Wirtschaftsprüfer, sie in angemessener Zeit verstehen und sich einen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens verschaffen kann.

Daher ist bei jeden Buchungsvorgängen und sonstigen steuerrechtlich relevanten Aufzeichnungen ein Beleg anzuführen, sodass die Geschäftsvorfälle immer nachvollziehbar sind. Einzelne Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos in progressiver und retrograder Prüfbarkeit verfolgen lassen. Derartige Prüfungen müssen für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist möglich sein.

Des Weiteren sind Unternehmen dazu verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu pflegen. Darin müssen sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahren für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachgewiesen werden. Die Dokumentation muss zudem den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entsprechen. Was für die Verfahren selbst gilt, gilt ebenfalls für deren Dokumentation: Eine Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit muss für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist gegeben sein.

Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung

Vollständigkeit:

Dieser Grundsatz fordert Unternehmen dazu auf Geschäftsvorfälle einmalig, vollständig und lückenlos aufzeichnen (Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht). Hierbei sind branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten und Zumutbarkeitsgesichtspunkte zu berücksichtigen. Bei einer digitalen Datenaufzeichnung wird eine vollständige und lückenlose Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle durch ein Zusammenspiel von technischen und organisatorischen Kontrollen erreicht. Hierbei handelt es sich zum Beispiel um Erfassungskontrollen, Plausibilitätskontrollen, automatisierte Vergaben von Datensatznummern, Lückenanalyse oder Mehrfachbelegungsanalyse bei Belegnummern. Unternehmen dürfen Geschäftsvorfälle nicht verheimlichen. Deswegen ist zum Beispiel eine Rechnungserteilung ohne Registrierung der eingenommenen Barbeträge im DV-System unzulässig.

Richtigkeit:

Die Richtigkeit fordert das Geschäftsvorfälle immer mit den tatsächlichen Gegebenheiten übereinstimmen und entsprechend belegt und richtig kontiert werden (BFH-Urteil vom 24. Juni 1997, BStBl II 1998 S. 51). Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen Geschäftsvorfälle müssen unmittelbar nach ihrer Entstehung in einer Grundaufzeichnung oder in einem Grundbuch erfasst werden. Bargeschäfte sind täglich zu erfassen, unbare Geschäfte innerhalb von zehn Tagen. Es ist die Pflicht, von Unternehmen durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass die Unterlagen bis zur Erfassung nicht verloren gehen. Grundsätzlich ist laufend zu buchen. Jeder Geschäftsvorfall muss dabei der Abrechnungsperiode zugeordnet werden, in der er angefallen ist.

Ordnung:

Der Grundsatz der Klarheit fordert, dass die digitale Verarbeitung eine systematische Erfassung und übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen enthält. Bei doppelter Buchführung müssen Unternehmen Geschäftsvorgänge digital so verarbeiten, dass es möglich ist, sich in einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Vermögens- und Ertragslage zu verschaffen. Die Buchungen müssen einzeln und sachlich geordnet nach Konten vorgenommen werden (Kontenfunktion) und es muss möglich sein, die Daten unverzüglich auszulesen.

Unveränderbarkeit:

Digitale Buchungen und Aufzeichnungen dürfen nicht verändert oder gelöscht werden. Die Verarbeitung darf auch nicht dazu führen, dass unklar wird, wann die Originalvorgänge stattgefunden haben. Diese Anforderungen gelten ebenfalls für digitale Dokumente und Unterlagen, die gem. § 147 AO aufbewahrungspflichtig sind. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Datenverarbeitung alle Arbeitsvorgänge im Zusammenhang mit den Daten protokolliert.

Alle wichtigen Informationen zur Neufassung der GoBD können Sie in unserem neuen zusammengefasst erhalten. Darin erläutern wir unter anderem, wie ihr Unternehmen Bücher und Geschäftsunterlagen in elektronischer Form rechtskonform führen sollte und stellen Ihnen eine GoBD Checkliste zur Verfügung.

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