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Erfolgsgeschichte: omni:us 🇩🇪

Als Vorreiter im Bereich AI as a Service wollte sich omni:us nicht mit einer konservativen Lösung für ihre Auslagenerstattung zufrieden geben. Sie entschieden sich für Circula in einer Phase, in der das Produkt noch relativ jung war und gingen damit ein gewisses Risiko ein: Eine Entscheidung, die sie nicht bereuen würden.

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Die Herausforderung

Bei omni:us wurden Reisekosten früher mit Excel-Formularen verarbeiten. Diese wurden von Mitarbeitern ausgefüllt und die Belege gescannt. Der manuelle Aufwand beim Einreichen und der Prüfung wurde mit jedem neuen Mitarbeiter höher:

  • Nicht lesbare Dokumentation: Scans von Belegen waren nicht lesbar. Das erschwerte die Prüfung und führte zu Verzögerungen.
  • Fehlerhafte Berechnungen von Pauschalen: Mitarbeiter füllten Excel-Formulare aus. Da sich hierbei Fehler einschlichen, musste die Buchhaltung alle Eingaben manuell prüfen. Als Grundlage für die Pauschalen verwendete das Team Vorgaben vom Bundesfinanzministerium (Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich
    und beruflich veranlassten Auslandsreisen).
  • Verzögerungen im Genehmigungsprozess: Die Freigabe der Spesen verzögerte sich oft, da das Management keine Zeit bzw. für eine Freigabe nicht anwesend war.

Als Ergebnis wurde das Reisekostenmanagement zu einem frustrierenden und zeitaufwändigen Prozess. Das wollte omni:us ändern.

Die Lösung

Nach Evaluierung verschiedener Anbieter implementierte omni:us Circula. Die Verarbeitung von Auslagenerstattungen und Reisekosten wurde damit einfach und das Leben schöner:

  • Einreichung: Mitarbeiter scannen und senden ihre Ausgaben mit dem Smartphone bzw. der Web-App. Im Zuge dessen wird die Lesbarkeit mit Hilfe von integrierten Filtern deutlich verbessert.
  • Genehmigung: Vorgesetzte werden benachrichtigt und geben Ausgaben mit einem Klick frei.
  • Controlling: Das Team in der Buchhaltung kann Ausgabeninformationen vervollständigen und Steuersätze, Kostenstellen und Kostenträger prüfen. Pauschale müssen nicht nachberechnet werden, weil die Berechnung transparent aufgeschlüsselt wird.
  • Export: Nach Fertigstellung werden die Ausgaben in DATEV importiert und zur weiteren Prüfung an den Steuerberater verschickt.
  • Erstattung: Angestellte erhalten ihre Erstattung über den integrierten SEPA-Export im Handumdrehen.

Die Vorteile

  • Digital und Medienbruchfrei: Mitarbeiter können ihre Spesen jederzeit digitalsieren.Dank Schnittstelle zu DATEV gehören Medienbrüche der Vergangenheit an.
  • Validiert und automatisiert: Buchungsinformationen, Belege und Pauschalen werden von Circula vorgeprüft.
  • Integrierte Genehmigungsabläufe Freigabeprozesse können in Circula definiert und voll-digital abgebildet werden.Alles wird nachvollziehbar dokumentiert.
  • Quick Support: Wenn omni:us-Mitarbeiter Fragen zum Kostenmanagement oder zur Verwendung von Circula haben, wenden sie sich an das Support-Team und werden schnell beantwortet.

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