Digitale Essensmarken in Zeiten von Home Office - Tipps & Ideen

By Sophie Jordan  -  Mär 1,   2021

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Bereits 2018 legte der Bundesverband der Personalmanager (BPM) eine Prognose zu den Entwicklungsfeldern im Personalwesen vor. In diesem Schreiben wurde klar kommuniziert, dass Unternehmen künftig immer flexibler arbeiten würden. Der BPM forderte außerdem, die Bedürfnisse der Mitarbeiter besser zu berücksichtigen. Es gelte etwa, Homeoffice-Ansätze, Jobsharing-Angebote und Sabbaticals für möglichst viele Mitarbeiter anzubieten, auch in kleineren Unternehmen. Nach nunmehr einem Jahr Pandemie lässt sich mit großer Wahrscheinlichkeit prognostizieren, dass wir wohl auch in Zukunft in einem hybriden Arbeitsmodell aus Büro und Home Office arbeiten werden. Zumindest äußern dies 71 Prozent der Befragten einer Microsoft-Studie von 2020. Viele Unternehmen beweisen seit knapp einem Jahr, was beim Thema Heimarbeit alles möglich ist.

 

Das Homeoffice ist für viele Arbeitnehmer ein Traum. Endlich von zu Hause arbeiten, nicht mehr pendeln müssen, die eigene Arbeit flexibler gestalten – das klingt nach mehr Freiheit, Selbstbestimmung und weniger Stress. Auf der anderen Seite gibt es einige Nachteile: Homeoffice-Arbeitsplätze verlangen viel Selbstdisziplin, Fokus und klare Grenzen.

Doch wie schafft man es, im Home Office produktiv und effizient zu arbeiten, ohne die Balance zwischen Arbeit und Privatem zu verlieren? Dieser Blogartikel soll Ihnen einige Tipps und Ideen liefern, welche Sie im Home Office anwenden können.

 

Etablieren Sie eine feste Morgenroutine

Im heimischen Umfeld zu arbeiten, kann zunächst mit einem Gefühl von Freiheit und Selbstbestimmung verbunden sein. Um so produktiv zu arbeiten, ist Disziplin, Selbstorganisation und Kontaktpflege notwendig. Wichtig ist, dass die Mitarbeitenden im Homeoffice eine feste Struktur haben. Auch wenn Routine ein negativ konnotiertes Wort ist, so ist eine Morgenroutine die beste Möglichkeit, positiv in den Tag zu starten. Stellen Sie Ihren Wecker früh genug, um sich in Ruhe fertigmachen zu können, zu frühstücken und ein großes Glas Wasser zu trinken. Nehmen Sie sich Zeit, um den Tag angenehm und in Ruhe zu beginnen. Versuchen Sie einen hektischen Morgen zu vermeiden, um Ihren Tag nicht mit einem schlechten Gefühl zu beginnen.

 

Struktur, Struktur, Struktur!

Für viele beginnt der Arbeitstag mit der Fahrt ins Büro. Im Homeoffice müssen Sie nur eine Tür weiter gehen. Doch Auch im Homeoffice sollte man sich mental auf die Arbeit einstellen. Starten Sie stets zur gleichen Uhrzeit in den Home-Office-Tag und planen Sie bei Arbeitsbeginn bereits den Tag inklusive Pausen und Feierabend. Schreiben Sie sich morgens direkt eine To-do Liste. Dies ermöglicht es Ihnen, strukturiert aufzulisten, was an diesem Tag erledigt werden muss. Prioritäten lassen sich so leichter erkennen und Aufgaben können effizienter angegangen werden. Setzen Sie sich hier bereits ein festes Zeitfenster für eine Mittagspause. Software-Tools bieten dabei eine gute Unterstützung. Wenn Sie Probleme haben, Ihre Mittagspause einzuhalten, stellen Sie sich zudem eine Erinnerung im Kalender. Notieren Sie sich zudem direkt am Morgen eine Idee für ein Mittagessen, sodass Sie sich bereits morgens darauf freuen können. Suchen Sie sich beispielsweise morgens schon ein Kochrezept aus.

 

Bleiben Sie in Kontakt

Es ist nicht zu unterschätzen, wie wichtig der soziale Austausch ist. Seit Beginn der Corona-Krise arbeiten wir nicht nur im Homeoffice, auch alle anderen Aktivitäten mit sozialem Austausch wie Sporttreiben im Verein oder der Restaurantbesuch mit Freunden fällt aus. Um mit anderen in Kontakt zu bleiben, planen Sie virtuelle Treffen mit Freunden oder gehen Sie gemeinsam spazieren. Im Homeoffice darf auch der Austausch mit Kollegen nicht zum Erliegen kommen. Schalten Sie sich per Video- oder Telefonkonferenz zu Meetings zu, vereinbaren Sie Zeiten für Telefonate oder arbeiten Sie gemeinsam an einem Online-Dokument.

 

Der richtige Arbeitsplatz

Das Bett oder die Couch eignen sich nicht als Heimarbeitsplatz. Diese Orte dienen der Entspannung. Wer zu Hause jedoch kein Arbeitszimmer oder ein voll eingerichtetes Büro hat, der findet sicher einen anderen Ort in der Wohnung oder im Haus, an dem es sich ungestört arbeiten lässt. Das kann etwa eine Ecke im Wohnzimmer mit einem kleinen Schreibtisch sein. Wichtig ist, dass der Ort als Arbeitsplatz erkennbar ist und dort Arbeitsutensilien aufbewahrt werden können. Sollte es die räumliche Aufteilung zu Hause ermöglichen, sollten Sie ein eigenes Büro als Homeoffice einrichten und nutzen. Das macht die Trennung zwischen Privatleben und Arbeit leichter und ermöglicht Konzentration. Das Institut für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (IAG) hat einen Check-Up Bogen für das Home Office veröffentlicht. Schauen Sie doch mal, ob Sie Ihren Home Office Platz verbessern können.

 

Halten Sie Pausenzeiten ein

Im Büroalltag sitzen Kollegen in den Sozialbereichen zur Mittagszeit zusammen und trinken zwischendurch gemeinsam einen Kaffee. Diese sozialen Interaktionen und zufälligen Pausen fallen im Homeoffice aus. Am heimischen Arbeitsplatz passiert es schnell, dass der Arbeitstag um ist und keine einzige Pause gemacht wurde. Auszeiten sind aber essenziell um über Stunden hinweg konzentriert zu arbeiten und sollten Bestandteil jedes Arbeitstages sein. Zur Orientierung hält man sich dabei am besten an die regulären Arbeitszeiten aus dem Büroalltag. Das hilft einen eigenen Tagesrhythmus für Berufliches und Privates zu finden und eine gesunde Work-Life-Balance zu schaffen.

Planen Sie Pausen genauso strukturiert ein wie die zu erledigenden Aufgaben. Bleiben Sie in Ihrer Pause nicht am Schreibtisch sitzen. Um einen freien Kopf zu bekommen, sollten Sie Ihre Wohnung verlassen. Besonders Spazierengehen hilft, um wieder klare Gedanken fassen zu können. Vor allem im Winter ist ein Spaziergang wichtig, um etwas Tageslicht zu bekommen.

 

In Bewegung bleiben!

Spaziergänge und feste Zeiten, an denen Sie das Haus verlassen, sind wichtig, um im Home Office gesund und fit zu bleiben. Der Wearables-Anbieter Fitbit konnte anhand von Userdaten ermitteln, dass sich die Deutschen seit Beginn der Corona-Krise durchschnittlich 20 Prozent weniger bewegen. Um dies zu vermeiden, können bewegte Pausen im Freien, Telefongespräche im Gehen oder auch leichte Fitnessübungen für zu Hause hilfreich sein. Zudem haben Umfragen des Fraunhofer Instituts aufgezeigt, das im Home Office häufiger Mittagspausen ausgelassen und vermehrt zu Fertiggerichten gegriffen wird. Nach einem anstrengenden Arbeitstag braucht das Gehirn erst mal Zeit, das Erlebte zu verarbeiten. Und auch der Körper ist nach acht Stunden am Schreibtisch dankbar für Bewegung. Nach dem Ende des Arbeitstags ist deshalb ein Spaziergang zu empfehlen. Schon ein paar Minuten draußen reduzieren den Stress. Alternativ kann auch ein Workout oder Yoga den nötigen Abstand zum Arbeitstag schaffen. Diese körperlichen Betätigungen ziehen eine klare Linie zwischen Arbeit und Freizeit und eignen sich hervorragend als Übergang in den Feierabend.

 

Nehmen Sie etwas Gesundes zu sich!

Nutzen Sie Ihre Mittagspause beispielsweise um etwas Leichtes und Gesundes zu kochen. Hierbei lässt sich der Kopf ausschalten und die Mittagspause wird nicht mit einem Fertiggericht vor dem Computer verbracht. Einfache und schnelle Rezepte finden sich überall auf bekannten Kochblogs und können anschließend mit Freunden und Kollegen geteilt werden. Überlegen Sie sich am besten am Anfang der Woche, was Sie gern kochen würden. Ihren Einkauf können Sie vorab erledigen und einzelne Mahlzeiten in Form digitaler Essensmarken als Mitarbeiter Benefit abrechnen.

Testen Sie doch einmal dieses vegetarische Curry: https://bit.ly/3bxktH7

Sollte Ihnen Kochen an einem Tag voller Termine zu viel sein, planen Sie fest ein Ihr Lieblingsgericht vom Restaurant an der Ecke abzuholen und dies mit einem Spaziergang zu verbinden. Mithilfe von Essenszuschüssen in Form digitaler Essensmarken können Arbeitnehmende 6,57 € am Tag erstattet bekommen um sich im Home Office eine gesunde und ausgewogene Mahlzeit zu ermöglichen. Als Arbeitnehmender reichen Sie die Belege vom Mittagessen ein und erhalten einen steuerfreien oder pauschal besteuerten Essenszuschuss, wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen dies ermöglicht. Sollten Sie als Arbeitnehmender Interesse an einem Mitarbeiter Benefit  wie den (digitalen) Essensmarken haben, sollten Sie dies Ihrem Arbeitgeber mitteilen!

 

Digitale Essensmarken als Motivator

Als Motivation, um im Home Office genügen Pausen einzulegen und sich gesund zu ernähren, haben Unternehmen die Möglichkeit, Mitarbeiter Benefits in Form von digitalen Essensmarken zu etablieren. Dieser Mitarbeiter Benefit bringt vor allem im Home Office einen großen Mehrwert. Egal ob im Restaurant, Café oder die Einkäufe für selbstgekochte Mahlzeiten - Mitarbeitende reichen die Belege vom Mittagessen ein und erhalten einen steuerfreien oder pauschal besteuerten Essenszuschuss entweder als attraktive Gehaltserhöhung oder Gehaltsumwandlung. 

 

Vorteile für alle Seiten

Mitarbeiter Benefits wie digitale Essensmarken bringen viele Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber zugleich mit sich. Für Arbeitnehmer in Form eines erhöhten Nettolohns und einem Anstieg der Lebensqualität im Home Office. Für Arbeitgeber stellen Benefits eine einfache Möglichkeit dar, um Mitarbeitende zu binden und ihnen ein modernes und zeitgemäßes Arbeitsumfeld zu bieten. Auch für neue Mitarbeitende und Talente lassen sich so gezielt Anreize setzen, als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden. Natürlich müssen auch bei digitalen Essensmarken einige Regeln für Arbeitnehmer beachten werden. Der Arbeitnehmer haftet für die unsachgemäße Anwendung von Essenszuschüssen, daher sollten alle Regeln bekannt sein.

 

Regeln für Arbeitnehmer

Bei allen Vorteilen, die digitale Essensmarken mit sich bringen, gibt es einige Regeln, die Arbeitnehmende bei Ihrer Verwendung (im Home Office) beachten müssen.

  • Digitale Essenmarken sind nur zum Erwerb von arbeitstäglichen Mahlzeiten zu verwenden. Mahlzeiten aus digitalen Essensmarken sind dafür vorgesehen, innerhalb der gesetzlichen Erholungspausen eingenommen zu werden. Im Falle einer Tätigkeit in einem Home Office oder einer täglichen Arbeitszeit von nicht mehr als sechs Stunden können sie auch vor bzw. nach der Arbeitszeit eingenommen werden.
  • Maßgeblich für die Beurteilung, ob es sich um eine Frühstücks-, Mittags- oder Abendmahlzeit handelt, ist der Zeitpunkt der Essenseinnahme.
  • Sind bei einer Bestellung im Restaurant oder Lieferdienst Quittung mehrere Mahlzeiten ausgewiesen, so wird ebenfalls immer nur eine Mahlzeit je Arbeitnehmer erfasst. Der Arbeitnehmer muss die durch ihn verzehrten Mahlzeiten auf der Quittung kenntlich machen, z. B. durch Markieren oder Wegstreichen.

Dies sind nur ein paar der zu beachtenden Regeln. Für alle Regeln, die es als Arbeitnehmer zu beachten gibt, lesen Sie unseren Blogartikel: Digitale Essensmarken - Regeln für Arbeitnehmer

 


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Sophie Jordan

Sophie ist seit November 2020 als Marketing Praktikantin bei Circula. Zur Zeit macht sie ihren Master in Marketing Management in Berlin.