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Dienstreisen ins Ausland – das müssen Sie wissen

Die Dienstreise macht vor nationalen Grenzen nicht halt. Auch kleine und mittelständische Unternehmen arbeiten oftmals mit Kunden aus dem Ausland zusammen. Wenn Betriebsvereinbarungen oder Arbeitsverträge das nicht anders vorsehen, sind Arbeitgeber verpflichtet, den Mitarbeitern die Reisekosten zu erstatten.

Das gilt allerdings nur in einem üblichen Rahmen. Weil eine Dienstreise ins Ausland nicht bis ins Detail geplant werden kann, besonders dann nicht, wenn es auf einen anderen Kontinent geht, lassen sich zum Beispiel Übernachtungen oft nicht im Voraus von Deutschland aus buchen. Das bedeutet, der Mitarbeiter auf Dienstreise sucht das Hotel manchmal erst vor Ort aus. In aller Regel muss der Arbeitgeber die Kosten erstatten – es sei denn, der Mitarbeiter checkt in einem unverhältnismäßig teurenLuxushotel ein.

Weil das Finanzamt diese Kosten dem Arbeitgeber nicht erstattet, werden diese in der Regel auch nicht vom Arbeitgeber übernommen. Gleiches gilt für den Transfer vor Ort. ÖPNV und Taxen sind konform, aber die Beförderung per Luxuslimousine muss kein Arbeitgeber erstatten.

Was zahlt der Arbeitgeber – und was nicht?

Im Grunde ist es ganz einfach. Arbeitgeber müssen jene Kosten tragen, die ein im Ausland auf Dienstreise befindlicher Mitarbeiter auslegt. Sofern keine anderweitigen Vereinbarungen zwischen Unternehmen und Angestellten getroffen worden sind, müssen Arbeitgeber folgende Auslagen übernehmen:

  • Kosten, die für den Transport anfallen – Flüge, Bahnfahrten, Spritgeld, Taxifahrten oder Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln
  • Kosten für die Übernachtung
  • Aufwendungen für die Verpflegung

Folgende Auslagen müssen vom Arbeitgeber nicht erstattet werden:

  • Luxushotels, die der Mitarbeiter selbst wählt
  • Bezahlfernsehen im Hotel
  • Andenken für zuhause

Die zu erstattenden Auslagenwerden oft als Pauschalen betrachtet. Hier gibt es einheitliche Regelungen, die das Bundesfinanzministerium jedes Jahr aktualisiert (https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads). Zudem erfolgen regelmäßige Anpassungen, die zur Einsicht beim Bundesfinanzministerium veröffentlicht werden.

So viele Belege aufbewahren wie möglich

Wer als Arbeitnehmer im Ausland auf einer Dienstreise unterwegs ist, hat laufende Kosten, ganz abgesehen von den (eventuell vorgebuchten) Fahrten oder den Übernachtungen. Wie oben schon beschrieben finden Fahrten mit dem Taxi statt oder mit dem ÖPNV, im Restaurant wird gegessen, im Hotelzimmer werden Telefonate oft geführt. Für all diese Positionen sollten sich Dienstreisende im Ausland die Quittungen und Belege geben lassen.

Dienstreise ins Ausland mit dem privaten Auto

Wer die Dienstfahrt ins Ausland mit dem eigenen Pkw durchführt, hat selbstverständlich ebenfalls die Möglichkeit, die entstandenen Kosten geltend zu machen – und zwar in Form einer Kilometerpauschale. Über die bloßen Benzinkosten hinaus ist es zusätzlich erlaubt, Fahrzeugkosten abzusetzen. Allerdings ist die Berechnung nicht ganz einfach, schließlich muss vorab ein Kilometersatz ermittelt werden, in dessen Erhebung mehrere Faktoren einfließen. Dazu gehören die Steuern für das Auto, die Kosten für die Versicherung, die Abschreibung, die Zinsen, Kosten für anfallende Reparaturen und Wartungen und der im Jahr anfallende Betrag für Treibstoff.

Die Summe entspricht allen Kosten, die pro Jahr anfallen, sie wird nun durch die im Jahr zurückgelegten Dienst-Kilometer geteilt, woraus sich die zu erstattenden Kosten ergeben. Das ist jedoch ein Mehraufwand, der sich nur dann lohnt, wenn der Privatwagen sehr häufig als Fahrzeug für Dienstreisen genutzt wird. Mit einer digitalen Reisekostenabrechnung werden Tages- und Kilometerpauschalen automatisch berechnet; Belege können direkt mit der mobilen App eingereicht werden.

Dienstreisen ins Ausland – das müssen Sie wissen
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