/ Expense management

Die Reisekostenabrechnung und ihre Tücken

Annähernd 200 Millionen Dienst- und Geschäftsreisen finden pro Jahr statt – allein in Deutschland. Doch was müssen Geschäftsreisende bei der Abrechnung beachten?

Das Problem liegt auf der Hand: Bei Dienstreisen entstehen immer Extrakosten. Doch in diesem Kontext gibt es immer noch viele Unklarheiten. Belege müssen gesammelt werden, die Ausgaben von Geschäftsreisenden nämlich werden schließlich nur mit diesen Belegen zurückerstattet. Nach der Dienstreise kostet es wertvolle Zeit, die Quittungen und Belege zu sortieren und sie der Buchhaltung vorzulegen. Und nicht zuletzt können diese Nachweise verloren gehen oder unkenntlich werden. Für die Buchhaltung selbst ist der Aufwand auch enorm. Im Angesicht der Unmengen an Belegen kann es schon mal zu einem mittelschweren Chaos kommen.

Im Schnitt kostet ein Reisetag pro Arbeitnehmer etwa 140 Euro. Wer dieses Geld als Dienstreisender vorschießen muss, kehrt am Ende mit einer reichhaltigen Zettelwirtschaft an Belegen und Quittungen zurück, die er dem Arbeitgeber vorzulegen hat. (Es gibt auch Arbeitgeber, die die Kosten nicht erstatten – in dem Fall holt sich der Angestellte seine Auslagen über die Steuererklärung direkt vom Finanzamt zurück.)

Die größten Posten sind in der Regel die Übernachtungen, die Auslagen für die Reise selbst (Flugzeug, Bahn oder Pkw) sowie die Verpflegung, ohne die es natürlich nicht geht. Oft fallen noch zusätzliche Kosten an für Taxifahrten, die Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs oder für Parkhäuser.

Belege per App digitalisieren

Jedes Unternehmen erledigt die Reisekostenabrechnung auf unterschiedliche Art und Weise. Einige schwören auf das gute alte Papier, manche nutzen Excel und wieder andere mühen sich mit komplizierter Software herum. Doch ganz gleich wie: Der Dienstreisende muss sich so oder so mit den Belegen herumärgern.

Eine Reisekosten-App bringt deutliche Erleichterungen mit sich. NIcht nur kann die komplette Spesenabrechnung vom Beleg bis zur Buchung digitalisiert werden, und das auch noch GoBD-konform. Auch Kilometer- oder Tagespauschalen lassen sich per App erfassen. Nach Beendigung der Dienstreise spart man jede Menge Aufwand und Zeit. Und auch ein Termin bei der Buchhaltung zur Einreichung und Durchsicht der Unterlagen erledigt sich damit, schließlich lassen sich die Belege zu den Ausgaben per App von überall aus einreichen. Wer Circula nutzt, erhält alle nützlichen Features und Funktionen, um die Reisekostenabrechnung digitalisieren und damit vereinfachen zu können.

Die Reisekostenabrechnung kann so einfach sein

Die Abrechnung der Kosten von Geschäfts- und Dienstreisen war immer ein ineffizienter Prozess und mit großem Zeitaufwand verbunden – sowohl für Dienstreisende selbst als auch für die Buchhaltung eines Unternehmens. Insofern spricht nichts gegen die Nutzung einer App, die GoBD-konform arbeitet, die Abrechnung von Spesen und generell Dienstreisen komplett digitalisiert und sowohl Geschäftsreisenden als auch den Angestellten der Buchhaltung das Arbeitsleben leichter macht.

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