Das Bundesministerium für Finanzen hat die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) im Sommer 2019 neu gefasst. Der Name ist sperrig, die Regelungen sind teils komplex – und für die Buchhaltung enorm wichtig. Wir stellen die wichtigsten Punkte vor.
Die Idee, die hinter den im Jahr 2014 erstmals veröffentlichten Grundsätzen steckt, war zunächst eine simple. Die GoBD sollen es dem Buchprüfer erleichtern, die Buchhaltung seines Unternehmens einfacher nachvollziehen zu können. Auch der Zeitfaktor soll dabei eine Rolle spielen, was tatsächlich der Fall ist, wenn die Buchhaltung gewissenhaft angefertigt ist und den Grundsätzen auch weitestgehend entspricht.
Die vier großen Eckpunkte der GoBD
Um den Sinn hinter den GoBD besser verstehen zu können, ist es hilfreich, sich die vier grundlegenden Eckpunkte einmal vor Augen zu führen. Diese lauten:
Natürlich ist die Einhaltung der GoBD zu Beginn etwas schwierig und aufwendig – doch zeigt sich der Nutzen spätestens dann, wenn Sie den nächsten Betriebsprüfer im Haus haben.
Die Neufassung – wichtigste Änderungen
Die Änderungen sind nicht einmal besonders umfangreich, doch dafür einschneidend und durchaus positiv für Buchhalter. War es bis dato nämlich nicht gestattet, Belege bildlich zu erfassen; lediglich die Digitalisierung via Scanner war bisher erlaubt. Die Neufassung erklärt jetzt aber auch die Erfassung beispielsweise mit Smartphones für zulässig. Entweder per App mit Circula oder aber ganz einfach mit der Fotofunktion des Smartphones. Punkt 9.2 in den aktualisierten GoBD gestattet das ausdrücklich.
Die Erfassung der Belege kann somit bereits durch die Mitarbeiter erfolgen, wenn die digitalen Dokumente dann an die Buchhaltung übermittelt werden. Die Originale, also die Belege selbst, können vernichtet werden – es sei denn, dass sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Damit wird es für Unternehmen einfacher, gerade die Reisekostenabrechnung mit elektronischen Belegen GoBD-konform abzuwickeln.
Originalbelege vernichten? Jein. Es lauern Fallstricke
Wie im vorigen Abschnitt angedeutet erlaubt es die neue GoBD, die papiernen Originalbelege wegzuwerfen oder aufzubewahren. Doch: Achtung. Seit Januar 2018 ist eine – weiterhin gültige – Verfahrensdokumentation in Kraft, trotz GoBD-Neufassung. Diese Dokumentation schreibt vor, dass digitale Belege nicht verändert werden dürfen. Das gilt vom Zeitpunkt der Digitalisierung per App oder Smartphone-Foto bis zur Ablage im Archiv der Buchhaltung bzw. des gesamten Unternehmens. Mit Circula lässt sich komplett GoBD-konform arbeiten, durch die integrierte Verfahrensdokumentation benötigen Sie die Originalbelege nicht mehr.
Andernfalls kann keine umsatzsteuerliche Anerkennung der elektronischen Belege seitens des Finanzamts erfolgen. Abgesehen davon gilt: Wer die Betriebsprüfung zu Besuch hat, muss auch digitale Unterlagen nachvollziehbar darlegen können. Wer sich also von Beginn an um die GoBD-gemäße Archivierung der Unterlagen kümmert, hat juristisch weder vom Betriebsprüfer noch vom Finanzamt etwas zu befürchten.
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