Rechtliches Geschäftsreisen Buchhaltung04. Jan. 2021

Neues Reisekostenrecht ab 2021

Sophie Jordan

Dieser Artikel beschäftigt sich mit den neusten Reiserichtlinien des Bundesfinanzministeriums, welche ab dem 01. Januar 2021 gelten.

2020 hat gezeigt, wie schwierig die Planung von Reisen in einem krisengeplagten Jahr sein kann, nicht nur im Privaten, sondern auch in der Wirtschaft. Doch diese unfreiwillige Disruption brachte auch viele Denkanstöße und gute Ideen mit sich. Unternehmen erkannten die Möglichkeiten und Vorteile des Homeoffice und veraltete Prozesse bekamen einen neuen Anstrich. Auch wenn die Krise wohl noch lange nicht überwunden ist, so bringt 2021 neue Hoffnung auf einen erfolgreichen Jahresbeginn, dank der globalen Impfkampagne. Dieses Jahr wird vor allem für Geschäftsreisende eine spannende Zeit, muss sich doch die Frage gestellt werden, ob eine Rückkehr zur Normalität, wie wir sie vor der Corona-Krise kannten, überhaupt möglich ist. Dennoch wird es auch weiterhin Geschäftsreisende geben, insbesondere national, die weiterhin die Mehrheit der Reisenden ausmachen. Was sich für Geschäftsreisende ab 2021 alles ändert und worauf Sie in der Reisekostenabrechnung achten müssen, haben wir für Sie in diesem Artikel zusammengefasst.

Bundesfinanzministerium veröffentlicht neue Gesetzesgrundlage

Am 25. November 2020 veröffentlichte das Bundesfinanzministerium ein neues Anwendungsschreiben zum Reisekostenrecht, welches die bisherigen Regelungen des Bundesfinanzministeriums aus dem Jahr 2014 ersetzt.

Das 65 Seiten starke Dokument befasst sich mit der steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern und legt den Fokus auf folgende Themen:

Dieser Artikel gibt Ihnen einen gekürzten Einblick in diesen Beschluss und die neusten Änderungen, die das Bundesfinanzministerium am 25.11.2020 diesbezüglich veröffentlicht hat. Die neuen Reisekostenrichtlinien gingen zum 1.1.2021 in Kraft.

Definition: Reisekosten

Reisekosten im Sinne der Lohnsteuer-Richtlinien sind Kosten, die so gut wie ausschließlich durch die berufliche Tätigkeit eines Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung und einer ortsgebundenen erste Tätigkeitsstätte entstehen. Zu den Reisekosten zählen Fahrtkosten, Reisenebenkosten, Übernachtungskosten (Inland/Ausland) und Verpflegungsmehraufwendungen (Inland/Ausland).

Die erste Tätigkeitsstätte

Eine erste Tätigkeitsstätte ist eine von der Wohnung getrennte Einrichtung, welche der Tätigkeit des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten als Arbeitsplatz dienen. Eine Tätigkeitsstätte muss standortgebunden genutzt werden. Als erste Tätigkeitsstätte kann auch ein großflächiges Gebiet wie beispielsweise eine Werksanlage, ein Betriebsgelände, Bahnhof oder ein Flughafen gelten. Wichtig ist, diese erste Tätigkeitsstätte muss dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber zugeordnet worden sein. Zudem ist erforderlich, dass der Arbeitnehmer am Ort der ersten Tätigkeitsstätte zumindest in geringem Umfang Tätigkeiten zu erbringen hat, die er arbeitsvertraglich oder dienstrechtlich schuldet und die zu dem von ihm ausgeübten Berufsbild gehören. Die Zuordnung durch den Arbeitgeber kann auch mündlich außerhalb des Dienst- oder Arbeitsvertrags erfolgen. Es ist also keine Dokumentation erforderlich. Das häusliche Arbeitszimmer des Arbeitnehmers ist keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines Dritten und kann daher keine erste Tätigkeitsstätte sein.

Beispiel des BFM:

Der Vertriebsmitarbeiter Müller für den Standort Berlin soll einmal wöchentlich zum Firmensitz nach Brandenburg fahren, dem er zugeordnet ist. Dort soll er die anfallenden Bürotätigkeiten erledigen und an Dienstbesprechungen teilnehmen. Brandenburg ist die erste Tätigkeitsstätte auf Grund der arbeitsrechtlichen Zuordnung. Dabei ist unerheblich, dass Müller überwiegend in Berlin und nicht in Brandenburg tätig werden soll.

Verpflegungsmehraufwendungen

Für eintägige auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung kann ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen von 14 € berücksichtigt werden. Dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer seine auswärtige berufliche Tätigkeit über Nacht, somit also an zwei Kalendertagen ausübt, aber nicht übernachtet und demnach insgesamt mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Ist der Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrfach oder über Nacht an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung auswärts tätig, können die Abwesenheitszeiten dieser Tätigkeiten zusammengerechnet und im Fall der Tätigkeit über Nacht für den Kalendertag berücksichtigt werden (§ 9 Absatz 4a Satz 3 Nummer 3 2. Halbsatz EStG).

Eine vom Arbeitgeber während einer beruflichen Auswärtstätigkeit zur Verfügung gestellte „üblichen“ Mahlzeit wird mit dem amtlichen Sachbezugswert nach § 2 der Sozialversicherungsentgeltverordnung bewertet.

Als „üblich“ gilt eine Mahlzeit, deren Preis 60 € nicht übersteigt, Getränke sind einzubeziehen (§ 8 Absatz 2 Satz 8 EStG). Die Preisgrenze von 60 € gilt unabhängig davon, ob die Mahlzeit im Inland oder im Ausland zur Verfügung gestellt wird. Hierbei muss erwähnt werden, dass der Arbeitnehmer die zur Verfügung gestellte Mahlzeit nicht tatsächlich zu sich genommen haben muss.

Sofern der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine übliche Mahlzeit bis 60 € zur Verfügung stellt, ist die Verpflegungspauschale täglich wie folgt zu kürzen:

Beispiel des BFM:

Der Vertriebsleiter Vernon verlässt um 8.00 Uhr seine Wohnung in Berlin und besucht zuerst bis 12.00 Uhr einen Kunden. Von 12.30 Uhr bis 14.30 Uhr ist er in seinem Büro, seiner ersten Tätigkeitsstätte. Anschließend fährt er von dort zu einer Tagung in Brandenburg und kehrt um 19.00 Uhr noch einmal für eine Stunde in sein Büro in Berlin zurück. Es zählen die Zeiten vom Verlassen der Wohnung bis zur Ankunft an der ersten Tätigkeitsstätte (Büro) mittags sowie vom Verlassen der ersten Tätigkeitsstätte (Büro) bis zur Rückkehr dorthin. Vernon war zweimal beruflich auswärts tätig und dabei insgesamt mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend. Er erfüllt daher die Voraussetzungen der Verpflegungspauschale für eine eintägige Auswärtstätigkeit (14 €).

Somit kann der Arbeitnehmer tatsächlich entstandene Mehraufwendungen für Verpflegung als Werbungskosten ansetzen oder in entsprechender Höhe einen steuerfreien Arbeitgeberersatz erhalten. Die Höhe der Verpflegungspauschalen ist nach der Abwesenheitszeit des Arbeitnehmers von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte gestaffelt. Das Merkmal „tatsächlich entstandene“ Mehraufwendungen bringt dabei zum Ausdruck, dass die Verpflegungspauschalen nicht mehr zum Einsatz kommen, wenn der Arbeitnehmer während seiner beruflichen Auswärtstätigkeit durch den Arbeitgeber „verpflegt“ wird. Wird dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, wird der Werbungskostenabzug tageweise gekürzt. Für Auswärtstätigkeiten im Inland entspricht diese Kürzung der jeweils zustehenden Verpflegungspauschale um 5,60 € für ein Frühstück und jeweils 11,20 € für ein Mittag- und Abendessen. Diese pauschale Kürzung der Verpflegungspauschale ist tagesbezogen und maximal bis auf 0 € vorzunehmen.

Essensmarken bei beruflicher Auswärtstätigkeit

Bei einer Ausgabe von Essenmarken durch den Arbeitgeber im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit handelt es sich innerhalb der Dreimonatsfrist nicht um eine gestellte Mahlzeit, sondern lediglich um eine Vergünstigung einer vom Arbeitnehmer selbst bezahlten Mahlzeit. Nach Ablauf der Dreimonatsfrist sind die an diese Arbeitnehmer ausgegebenen Essenmarken in Form von Essensgutscheinen oder Restaurantschecks mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten.

Beispiel des BFM:

Der Arbeitnehmer Laffert ist auf einer dreitägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat für den Arbeitnehmer in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie am Zwischentag ein Mittag- und ein Abendessen gebucht und bezahlt. Der Arbeitnehmer Laffert erhält vom Arbeitgeber keine weiteren Reisekostenerstattungen. Der Arbeitgeber hat keinen geldwerten Vorteil für die Mahlzeiten zu versteuern. Der Arbeitnehmer kann für die Auswärtstätigkeit folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen:

Reisenebenkosten bei Fahrtätigkeit

Zu den Reisenebenkosten gehören die tatsächlichen Aufwendungen zum Beispiel für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Telekommunikation und Schriftverkehr, beruflichen Inhalts, Straßen- und Parkplatzbenutzung sowie Schadensbeseitigung infolge von Verkehrsunfällen, Verlust von auf der Reise abhandengekommener oder beschädigter Gegenstände, die der Arbeitnehmer auf der Reise verwenden musste, Private Telefongespräche, soweit sie beruflichen Zwecken zugeordnet werden können. Diese Reisenebenkosten sind durch geeignete Unterlagen nachzuweisen bzw. glaubhaft zu machen. Für einen Arbeitnehmer, welcher während seiner auswärtigen beruflichen Tätigkeit mit einem Fahrzeug des Arbeitgebers in diesem übernachtet, wird zur Abgeltung der notwendigen Mehraufwendungen seit dem 01.01.2020 einheitlich im Kalenderjahr eine Pauschale von 8 € für jeden Kalendertag berücksichtigt, an dem der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale beanspruchen könnte (§ 9 Abs. 4a S. 3 Nr. 1 und 2 sowie S. 5 zu den Nrn. 1 und 2 EStG). Die Pauschale kann auch von mitfahrenden Arbeitnehmern beansprucht werden, die ebenfalls im Fahrzeug übernachten, wenn der Arbeitgeber keine weiteren Erstattungen für Übernachtungskosten leistet oder der Arbeitnehmer keine weiteren Übernachtungskosten als Werbungskosten geltend macht. Nicht zu den Reisenebenkosten gehören zum Beispiel Kosten für die persönliche Lebensführung wie Tageszeitungen, private Telefongespräche, Massagen, Minibar oder Pay-TV, Ordnungs-, Verwarnungs- und Bußgelder, die auf einer Auswärtstätigkeit verhängt werden, Verlust von Geld oder Schmuck, Anschaffungskosten für Kleidung, Koffer oder andere Reiseausrüstungsgegenstände oder Essensgutscheine beispielsweise in Form von Raststätten- oder Autohof Bons.

Beispiel des BFM:

Der LKW-Fahrer List ist im Inland eintägig mehr als acht Stunden beruflich auswärts tätig. Er nimmt ein Mittagessen im Wert von 8,50 € in einer Autobahnraststätte ein und bezahlt an der Kasse 6 € in bar und den Rest in Wertbons, die er im Zusammenhang mit der vom Arbeitgeber erstatteten Parkplatzgebühr erhalten hat. Dem LKW-Fahrer steht eine ungekürzte Verpflegungspauschale von 14 € zu.

Diese und einige weitere Neuerungen können Sie dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums entnehmen:

Circula ist der ideale Partner für Ihre Mitarbeiterauslagen. Mithilfe der von Circula lassen sich alle Ausgaben von Mitarbeitern einfach abrechnen - Pauschalbeträge, Barauslagen, Fahrtkosten und Auslagen. Die intelligente Circula passt sich perfekt an Ihre Geschäftsprozesse und bietet weitere Premium-Vorteile mit attraktiven Cashbacks. Darüber hinaus bietet Circula Unternehmen steueroptimierte an wie den , das flexible und die mit den Beschäftigte gefördert werden können.