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Die ideale Grundlage für kostspielige Irrtümer und Spesenbetrug

Ungenaue, ineffiziente und frustrierende Prozesse bringen einige Probleme mit sich. Zum einen sind da unbeabsichtigte Irrtümer wie fehlerhafte Einreichungen und überhöhte Reiseausgaben aufgrund unklarer Richtlinien. Zum anderen bieten sie zahlreiche Gelegenheiten für Spesenbetrug.

Irren ist menschlich… und teuer!

Im ersten Teil unserer Artikelserie berichteten wir bereits darüber, wie zeitaufwendig und frustrierend ein manuelles Spesenverfahren für Geschäftsreisende ist.

Die meisten Schritte des Abrechnungsprozesses wiederholen sich. Das ist nicht nur höchst ineffizient, sondern birgt zudem ein hohes Fehlerpotenzial. Laut einer von HRS in Auftrag gegebenen Studie verstecken sich in 19% aller Reisekostenabrechnungen Fehler. Die durchschnittlichen Kosten für die Korrektur einer fehlerhaften Spesenabrechnung werden auf rund 48 Euro geschätzt.

In 19% aller Reisekostenabrechnungen verstecken sich Fehler. Die durchschnittlichen Kosten für die Korrektur einer fehlerhaften Spesenabrechnung werden auf rund 48 Euro geschätzt.>

Sehr häufig schätzen Geschäftsreisende die erlaubten Reiseausgaben auch einfach falsch ein, ohne dass eine böse Absicht dahinter steckt. Wenn kein Leitfaden in Form von Reiserichtlinien vorhanden ist oder diese nicht durchgesetzt werden, summieren sich Auslagen über der Budgetgrenze schnell zu beachtlichen Beträgen.

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Ungenauigkeit kann schnell kostspielige Folgen haben

Spesenbetrug: Gelegenheit macht Diebe

In Westeuropa geschehen 18.2% Betrugsversuche in Unternehmen im Rahmen der Reisekostenerstattung. Fehlen klare Reiserichtlinien und ein einheitliches System, wird Spesenbetrug zum Kinderspiel.

Doch was motiviert Mitarbeiter dazu? Manche kompensieren auf diese Art fehlende Anerkennung für ihre Leistung im Job. Andere stören sich daran, dass sie die Kosten vorstrecken und meist lange auf eine Rückerstattung warten müssen. Als Entschädigung dafür erlauben sie sich ein paar Extra-Spesen hier und da. Wieder andere sind schlichtweg von dem mühsamen Abrechnungsprozess genervt, der ihnen nach der Rückkehr bevorsteht und belohnen sich schon im Voraus für diesen Aufwand.

Was können Sie dagegen tun?

Klare Reiserichtlinien und ein wohl durchdachtes Reisekostenmanagement-Tool sind die besten Mittel gegen diese Probleme:

  • Ein unmissverständlich formuliertes Reiserichtlinien-Dokument hält alle wichtigen Regeln fest. Auf dieser Basis lassen sich direkte und indirekte Kosten optimal kontrollieren. Die meisten deutschen Unternehmen mit einer Größe von mindestens 251 Mitarbeitern nutzen bereits aktualisierte, unmissverständliche Reiserichtlinien. Dennoch kommt es in 57% dieser Firmen bei bis zu 5% der Geschäftsreisen zu bewussten sowie unbewussten Regelverstößen.
  • Mit einem speziell für das Reisekostenmanagement konzipierten Tool gehören manuelle Prozesse der Vergangenheit an. Dank zusätzlicher Kontrollschritte wird das Fehlerpotenzial drastisch verringert oder im besten Fall sogar völlig beseitigt.

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Photo by Jessica Lewis from Pexels

Die ideale Grundlage für kostspielige Irrtümer und Spesenbetrug
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