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Alexandre Kantjas
In 19% aller Reisekostenabrechnungen verstecken sich Fehler. Die durchschnittlichen Kosten für die Korrektur einer fehlerhaften Spesenabrechnung werden auf rund 48 Euro geschätzt.
Alexandre KantjasUngenaue, ineffiziente und frustrierende Prozesse bringen einige Probleme mit sich. Zum einen sind da unbeabsichtigte Irrtümer wie fehlerhafte Einreichungen und überhöhte Reiseausgaben aufgrund unklarer Richtlinien. Zum anderen bieten sie zahlreiche Gelegenheiten für Spesenbetrug.
Irren ist menschlich… und teuer!
berichteten wir bereits darüber, wie zeitaufwendig und frustrierend ein manuelles Spesenverfahren für Geschäftsreisende ist.
Die meisten Schritte des Abrechnungsprozesses wiederholen sich. Das ist nicht nur höchst ineffizient, sondern birgt zudem ein hohes Fehlerpotenzial. verstecken sich in 19% aller Reisekostenabrechnungen Fehler. Die durchschnittlichen Kosten für die Korrektur einer fehlerhaften Spesenabrechnung werden auf rund 48 Euro geschätzt.
Sehr häufig schätzen Geschäftsreisende die erlaubten Reiseausgaben auch einfach falsch ein, ohne dass eine böse Absicht dahinter steckt. Wenn kein Leitfaden in Form von Reiserichtlinien vorhanden ist oder diese nicht durchgesetzt werden, summieren sich Auslagen über der Budgetgrenze schnell zu beachtlichen Beträgen.
. Fehlen klare Reiserichtlinien und ein einheitliches System, wird Spesenbetrug zum Kinderspiel.
Doch was motiviert Mitarbeiter dazu? Manche kompensieren auf diese Art fehlende Anerkennung für ihre Leistung im Job. Andere stören sich daran, dass sie die Kosten vorstrecken und meist lange auf eine Rückerstattung warten müssen. Als Entschädigung dafür erlauben sie sich ein paar Extra-Spesen hier und da. Wieder andere sind schlichtweg von dem mühsamen Abrechnungsprozess genervt, der ihnen nach der Rückkehr bevorsteht und belohnen sich schon im Voraus für diesen Aufwand.
Klare Reiserichtlinien und ein wohl durchdachtes Reisekostenmanagement-Tool sind die besten Mittel gegen diese Probleme:
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