Die 8 größten Vorteile der digitalen Buchhaltung

By Sophie Jordan  -  Jan 11,   2021

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Die Digitalisierung fällt Unternehmen besonders im deutschen Mittelstand schwer, doch auch international agierende Konzerne haben aufgrund Ihrer reinen Größe und der Menge an veralteten Prozessen Probleme, sich dem Wandel der Zeit anzupassen. Wie wichtig Digitale Transformation von Geschäftsprozessen ist, ist Unternehmen spätestens seit der Corona-Krise 2020 bekannt, denn sie ist der Schlüssel für die dauerhafte Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Die Digitalisierung beschleunigt, optimiert und vereinfacht Prozesse, wo sie nur kann und dennoch zögern Unternehmen bei der Implementierung hilfreicher digitaler Tools. Selbst in Unternehmen, welche der Digitalisierung offen entgegentreten und bereits viele Prozesse digitalisiert haben, bleibt eine Abteilung dennoch oft weit zurück, die Buchhaltung. Räume voller Aktenordner und eine undurchdringliche Zettelwirtschaft stellen heute immer noch die Realität innerhalb der Buchhaltung vieler Büros dar, welche sonst in anderen Abteilungen bereits auf zahlreiche digitale Tools setzten. Dies ist jedoch ein Fehler!

Dieser Artikel befasst sich mit den Vorteilen einer digitalen Buchhaltung und wie sie Unternehmen einen Mehrwert bringt.

1. Zeitersparnis

Der wohl größte und wichtigste Vorteil, den eine digitalisierte Buchhaltung mit sich bringt, ist die reine Zeitersparnis. Niemand will Zeit verschwenden und es ist frustrierend, Dinge zu tun, die Maschinen nun einmal besser können. Sobald die Software eines digitalen Buchhaltungstools innerhalb weniger Tage auf das Unternehmen und dessen Bedürfnisse angepasst ist, gehen Buchhaltungsprozesse leicht von der Hand. Mithilfe digitaler Buchhaltungstools reduzieren Sie die manuelle Prüfung der Mitarbeiterauslagen auf ein Minimum. Somit sind Abrechnungen bereits optimal vorbereitet und Mitarbeiter müssen sich nicht mehr unnötig lang mit der Sammlung, Erfassung und Katalogisierung von Quittungen befassen. Auf diese Weise steigern Unternehmen die Produktivität und Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter.

 

2. 100 % digital

Wer kennt sie nicht, ganze Büroräume vollgestellt mit Aktenordnern, doch dieses veraltete Bild der Buchhaltung muss nicht mehr sein. Implementieren Sie vollständig digitale Abrechnungsprozesse für Ihre Mitarbeiterauslagen als einen weiteren Meilenstein für ein papierloses Büro. Mit einer mobilen App scannen Sie Belege und lassen diese automatisch per OCR-Technologie auslesen. Es gibt keinen Grund mehr, diese Belege für Jahre in Papierform in zahllosen Aktenordnern aufheben zu müssen.

 

3. Ordnung

Ein weiterer Nebeneffekt ist die Ordnung und Übersicht, die eine digitale Buchhaltung Ihnen verschafft. Suchen Sie eine bestimmte Rechnung, Reise oder die Ausgaben eines bestimmten Mitarbeiters, geben Sie einen Namen, eine Reise oder eine Rechnungsnummer einfach im Suchfeld Ihres Buchhaltungstools ein und schon liegt Ihnen alles vor, das Sie suchen. Wenn eines nicht mehr zeitgemäß ist, dann sind es Ordnerstapel, welche auf der Suche nach diesem einen Formular durchkämmt werden müssen, dicht gefolgt von Papierbergen und gefühlt meterhohen Ablagen auf dem Schreibtisch. Digitale Buchhaltungstools ermöglichen Ihnen die digitale Aufbewahrung und Sortierung von Ausgaben in Ordnern auf Ihrem Smartphone oder dem Computer.

 

4. Fehlervermeidung

Fehler sind menschlich, doch können sie in der Buchhaltung sehr schnell sehr teuer und unagenehm werden. Viele Unternehmen, die auf analoge Buchhaltung setzen, haben ihre Zahlen lediglich monatlich oder sogar nur quartalsmäßig bei großen Abrechnungen im Blick. Weitreichende Veränderungen können da schon mal zu spät auffallen. Im schlimmsten Fall lassen sich dann unternehmensgefährdende Entwicklungen nur noch schwer aufhalten. Buchhaltungstools wie Circula erkennen beispielsweise Duplikate mehrfach eingereichter Auslagen und melden diese dem zuständigen Mitarbeiter. Automatisierte Berechnung der Pauschalen nach Werten aus dem aktuellen BMF-Schreiben und die automatisierte Verarbeitung validierte Daten und automatische Kontierung reduzieren den Controllingprozess auf das Wesentliche und reduzieren die Fehlerquellen somit massiv. Zudem gehen keine Genehmigungen verloren dank E-Mail-Benachrichtigung über ausstehende Freigaben.

 

5. Rechtssicherheit

Mit IDW PS 880 geprüften und für die deutsche Gesetzgebung nach GoBD- und DSGVO-Norm optimierten Buchhaltungssoftwares wie Circula können Sie sich sicher sein, dass alle Daten sicher verwahrt sind. Circula bietet Unternehmen eine revisionssichere Datenspeicherung, Hosting in deutschen Rechenzentren, Verfahrensdokumentation für einen belegersetzenden digitalen Prozess und Datenspeicherung bis zu 10 Jahren auf revisionssicheren deutschen Servern. Somit sind Ihre sensiblen Daten absolut sicher und nur für Sie leicht zugänglich verwahrt.

 

6. Nutzung von überall auf der Welt

Das Jahr 2020 hat gezeigt, wie wichtig digitalisierte Daten und Prozesse für ein Büro sind. War die gesamte Belegschaft im Homeoffice, war es schwierig und umständlich auf die Ordner im Büro zuzugreifen zu müssen. Doch auch bereits die Einreichung wird mithilfe einer App auf dem Smartphone immens vereinfacht. Nicht nur Geschäftsreisende können Ihre Taxirechnung bereits unterwegs scannen und Hochladen, der zuständige Buchhalter hat auch mobilen Zugriff auf alle Einreichungen. Durch die Nutzung neuer Technologien, maschinellem Lernen und einem großen Fokus auf intuitive Benutzeroberflächen wird das Problem manueller Abrechnungen für immer gelöst. Neben der Vermeidung unnötiger Papierberge bietet die digitale Buchhaltung somit auch eine hohe Flexibilität, denn die Freigabe ist ebenfalls von überall möglich. Sie können eingereichte Auslagen sowohl in der Web-App als auch in der mobilen App freigeben oder ablehnen.

 

7. Kostenersparnis

Natürlich kosten Buchhaltungstools Geld, doch stellt man eine Rechnung mit all den offensichtlichen und auch den versteckten Kosten, welche ein Unternehmen jedes Jahr für eine veraltete Buchhaltung ausgibt, sparen Sie auf lange Sicht sehr viel Geld. Mietkosten für Räumlichkeiten, die besser genutzt werden könnten als als reine Aktengräber, Druckerpatronen, nicht zu schweigen von den Arbeitsstunden der Mitarbeiter, welche Ihre Zeit für wichtigeres nutzen könnten als das Katalogisieren, Scannen und Sortieren von Rechnungen.

 

8. Integrierte Schnittstellen

Ein praktisches Add-on vieler digitaler Buchhaltungsprogramme sind neben ihren klassischen Aufgaben auch Schnittstellen zu anderen Systemen. So können eingehende Zahlungen direkt vermerkt, Informationen transportiert und Kundendaten gepflegt werden. Das vereinfacht nicht nur die Buchhaltung, sondern auch den alltäglichen Workflow des Unternehmens nachhaltig. Mit Circula haben Sie bereits Standard-Schnittstellen und eine nahtlose Integration in führende Buchhaltungssysteme, Reisebuchungsplattformen und HR-Systeme einschließlich DATEV, SAP, MS Dynamics, Onesto, TravelPerk, Comtravo, Workday und Personio.

 

Diese 8 genannten Vorteile sind nur ein Teil der zahlreichen positiven Effekte, welche der Umstieg auf digitale Tools für Ihr Unternehmen haben kann.


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Sophie Jordan

Sophie ist seit November 2020 als Marketing Praktikantin bei Circula. Zur Zeit macht sie ihren Master in Marketing Management in Berlin.