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Erfolgstory: Polyteia 🇩🇪

Wie Circula dem Gov-Tech-Start-Up Polyteia geholfen hat, Kontrolle über ihre Reisekosten zurückzugewinnen.

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Die Herausforderung

Das Polyteia-Team reist regelmäßig in ganz Deutschland, um sich mit Bürgermeistern und Kämmerer von Städten – ihren Kunden – zu treffen. Mit Hauptsitz in Berlin, aber einer ausgelagerten Finanzbuchhaltung in München, erkannte das Unternehmen schnell, dass die Verarbeitung von Spesen und Reisekosten zur Last wurde. Insbesondere hatte das Team folgende Probleme:

  • ⏳ Zeitaufwendige Datenerfassung: Mitarbeiter mit Auslagen verwendeten Excel-Tabellen und Papierformulare zum Aufkleben von Quittungen. Die Formulare wurden anschließend gescannt und manuell in der Buchhaltung ergänzt. Eingereichte Ausgaben wurden dann einzeln manuell überprüft. Die Abrechnungen kostete das Unternehmen so monatlich mehr als 16 Stunden Arbeitszeit.
  • ✍️ Häufige manuelle Fehler: Manuelle Fehler bei den eingereichten Spesenabrechnungen waren üblich. Dabei war vor allem die Berechnung der Tagespauschalen fehleranfällig.
  • 📣 Ineffiziente Kommunikation: Die geografische Distanz erhöhte die Ineffizienz, da die Kommunikation über E-Mail und Telefon nicht immer den entsprechenden Sachverhalten zugeordnet werden konnte.

Die Lösung

Polyteia begann im Januar 2018 Circula zu verwenden und verarbeitet seitdem alle Reisekosten des Unternehmens damit. Folgene 3 Vorteile ergaben sich für Polyteia durch die Nutzung von Circula:

  • ✅ Einfacher Prozess: Reisende können Ihre Ausgaben unterwegs direkt bei der Entstehung einreichen. Der Geschäftsführer wird über neue Ausgaben seiner Mitarbeiter täglich per E-Mail informiert und kann diese mit wenigen Klicks freigeben. Die Buchhaltung prüft und exportiert nun alle Ausgaben und kann mit wenigen Klicks diese in die Finanzbuchhaltung überführen.
  • ✅ Zeitersparnis bei der Buchhaltung: Der Arbeitsaufwand für die Bearbeitung der Ausgaben konnte dadruch auf weniger als 4 Stunde pro Monat reduziert werden.
  • ✅ Optimierte Kommunikation: Das Unternehmen setzt jetzt auf automatisierte Erinnerungen von Circula und integrierte Kommunikationskanäle. Damit kann der Verlauf auch dokumentiert werden

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