Buchhaltung03. Juni 2020

Controlling – Die richtige Technologie entscheidet

Greta Pfiz

Controlling ist entscheidend für den Unternehmenserfolg. Wertvolle Tipps für die richtige Technologie.

Heute steht die Wahl der geeigneten Software und Strategie im Mittelpunkt des Controllings, und zwar in jeder Teildisziplin. Die Datenbasis in Unternehmen ist riesig, doch die Auswertung wird so immer anspruchsvoller. Es gilt daher verlässliche Daten zu sammeln, relevante KPIs aus dem Datenrauschen herauszufiltern und diese mit geeigneten Tools im Blick zu behalten.

ERP oder kein ERP?

Ideal ist ein Data Warehouse, in dem Daten aus sämtlichen Abteilungen bzw. Anwendungen zusammenlaufen und auf das die Controlling-Anwendung zugreift. ERPs sind in der Regel datenbankbasiert, was zur Weiterverarbeitung in einem Data Warehouse optimal ist, da mit ihrer Hilfe alle unternehmerischen Aktivitäten in einer Anwendungslandschaft abgebildet werden. Eine Investition lohnt sich jedoch nicht immer und selten in einer frühen Unternehmensphase. Die Entscheidung will gut überlegt sein, da sie sich der Kapitaleinsatz erst nach drei bis vier Jahren amortisiert.

Cloud mit Klasse

Ob Unternehmen ein Data Warehouse manuell anlegen, weil sie kein ERP verwenden, oder ob sie ihre Controlling-Anwendung konfigurieren, die auf sämtliche Abteilungen Zugriff hat: Nicht alle Daten sollten verknüpft werden.

Es gilt: Klasse statt Masse!

Beschränken Sie sich auf die Daten, die für ihre Ziele wichtig sind und die Sie sinnhaft auswerten können. Cloud-Anwendungen im Controlling sind in den letzten Jahren immer stärker gewachsen. Im Grunde sind diese Lösungen, ob als Komplettlösung oder als optionales Add-on zu einer stationären Lösung, zu empfehlen, da sie über Schnittstellen zu anderen Cloud-Lösungen verfügen, aber auch für die Empfänger von Auswertungen in Zeiten des mobilen Arbeitens konzentrierte Reports ermöglicht. Zudem macht man sich unabhängig von stationären Systemen, die Wartungs- und Raumkosten verursachen.

Dashboard für die Vogelperspektive

Controlling-Anwendungen bereiten ausgewählte Daten in einem Dashboard auf. Mit Grafiken und Tabellen können sich Entscheider hier einen schnellen Überblick über wichtige KPIs erschaffen und bei Auffälligkeiten in die Details hineinzoomen. Ist die Personalfluktuation in der HR stetig gestiegen? Korrelieren die Daten mit einem Führungswechsel? Dann sollte hier dringend über ein Gespräch nachgedacht werden, um weitere Kündigungen und einen teuren Führungskraftwechsel zu verhindern. Im besten Fall ist das Controlling so aufgestellt, dass sich jeder KPI aus der Anwendung schlüssig erklären lässt. Um das generierte Wissen an die Stakeholder zu verteilen, können automatisch zu Stichterminen spezifische KPIs in Form von Berichten und Visualisierungen verschickt werden.

Fachliche Tools vs. Controlling-Tools

Fachabteilungen wie HR und Vertrieb nutzen im operativen Geschäft Anwendungen, die ebenfalls grundlegende Analysen ermöglichen. Für ein umfassendes Controlling reichen die Daten aber meist nicht aus. Zumindest dann nicht, wenn die Abteilungsentwicklungen in einen Gesamtüberblick auf das Unternehmen integriert und Wechselwirkungen betrachtet werden sollen.

Eine Auswertung der Daten ist dann jedoch über ein Data Warehouse möglich, wo die Daten aus den diversen Softwarelösungen in Beziehung gebracht werden und zur Analyse bereitstehen. Es besteht hier auch die Möglichkeit, die Daten völlig automatisch aus den unterschiedlichen Applikationen zu sammeln. Diese kombinierten Date an einem zentralen Ort bieten Controllern auch die Möglichkeit, um diese nach übergeordneten strategischen Gesichtspunkten auszuwerten, Trends und Tendenzen zu extrapolieren und Handlungsempfehlungen abzuleiten.

Besonderheiten im Finanzcontrolling

Die Zahlen für das Finanzcontrolling werden direkt aus der Buchhaltung übernommen. Je nach gewünschtem Controlling-Intervall müssen Unternehmen jedoch auf zeitnahe Buchungen achten, damit aktuelle Auswertungen möglich sind. Falls Sie mehrere Reports pro Monat erstellen möchten, kontieren Sie die Daten vor und leiten diese aufbereitet an die Buchhaltung weiter. Es empfiehlt sich außerdem, die Buchhaltung in solchen Fällen zu internalisieren, anstatt sie an den Steuerberater auszulagern. So können Abstimmungen einfacher getroffen werden. Kommt eine interne Buchhaltung nicht in Frage, sollte unbedingt eine Softwarelösung genutzt werden, welche die Extraktion von belegbasierten Daten erlaubt.

Hierfür eignen sich Dokumenten-Management-Systeme oder auch Unterstützungsanwendungen von Buchhaltungsprogrammen wie DATEV Unternehmen Online. Abgesehen von den Buchhaltungsdaten ist die Integration von Bankinformationen häufig essenziell. Diese erhält man auch aus der Buchhaltung, aber in der Regel retrospektiv. Gerade zu Krisenzeiten ist es zwingend erforderlich, die Liquidität genau zu kontrollieren. Wenn auch noch verschiedene Bankinstitute genutzt werden, eignen sich Multi-Banking-Lösungen wie z.B. Starmoney oder MoneyMoney, welche dann die Rohdaten zur Verfügung stellen können – idealerweise automatisch über Schnittstellen oder zumindest als strukturierte Datenquelle (CSV-Datei).

Die Zukunft: Automatisierung und KI

Das Controlling befindet sich aufgrund der Digitalisierung im Umbruch: Process Automation und Künstliche Intelligenz bieten neue Möglichkeiten, aus Daten Insights zu generieren, Entwicklungen abzuschätzen und fundierte Zukunftsentscheidungen zu treffen. Die Rolle der Controller verändert sich vom Datenkontrolleur zum analytischen Unternehmensstrategien. Noch befinden sich Künstliche Intelligenz zur Automatisierung in der Buchhaltung und im Controlling in den Kinderschuhen. Für Unternehmen, die sich nicht von der digitalen Transformation überrollen lassen wollen, ist jetzt der beste Zeitpunkt, um sich mit Anwendungen vertraut zu machen, die am Puls der Zeit sind.

Indem sie Prozesse auf den Prüfstein stellen, Rollen neu denken und neue Technologien wie Automatisierung in ihrer Buchhaltung strategisch einsetzen, gestalten Unternehmen das Controlling von morgen mit. Denn es gilt: trotz KI und Automation sind es nicht die Tools, diZukunft bestimmen, sondern Menschen.

Weitere wichtige Themen rund um Ihre Buchhaltung können Sie in unserer finden. Erfahren Sie beispielsweise mehr über Aus- und Eingangsrechnungen, Controlling und die Neufassung der GoBD.

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