Case Studies29. Juni 2020

McMakler entscheidet sich bei der Digitalisierung der Reisekosten für Circula

Greta Pfiz

In einem Interview erklärt Raphael Thelen, Head of Finance, wieso sich McMakler bei der Digitalisierung der Reisekosten für Circula entschieden hat.

ist ein Full-Service Immobiliendienstleister, der seit seiner Gründung stetig wächst. Der Hybridmakler steht für Digitalisierung, effiziente Prozesse und einen bestmöglichen Dienstleistungsservice für seine Kunden vor Ort. Aber nicht nur die Kunden, sondern auch die Mitarbeiter sollen von einer Transparenz, Schnelligkeit und Genauigkeit profitieren.

Der Kundenservice von McMakler impliziert eine persönliche Beratung vor Ort, wodurch die circa 300 festangestellten Makler viel unterwegs sind. Pro Monat mussten circa 1.000 Auslagen überprüft werden. Da der Grundsatz der Effizienz nicht nur nach außen gelebt, sondern auch bestimmend für interne Vorgänge sein sollte, wurde eine Lösung für die Bearbeitung ansteigender Auslagen gesucht. Diese Fallstudie basiert auf einem Interview mit Raphael Thelen, Head of Finance bei McMakler.

Die Ausgangssituation

Bevor das Reisekostenmanagement digitalisiert wurde, mussten die verschiedenen Auslagen manuell in Excel eingetragen und die Papierdokumente angehängt werden.

Anfangs funktionierte dieses System noch gut, doch je größer das Unternehmen und die Anzahl der Mitarbeiter wurde, desto immenser wurde der Aufwand der manuellen Abrechnung. Außerdem spielte die Erschließung weiterer Standorte ebenfalls eine Rolle, denn wenn beispielsweise ein Mitarbeiter aus Stuttgart eine Auslage an den Hauptsitz in Berlin sendete, mussten die Dokumente erst eingescannt und anschließend geschickt werden. Teilweise kam es vor, dass diese Dokumente dann zu groß oder nicht gut leserlich waren, was den Prozess letztendlich verzögerte.

Die Entscheidung lag auf der Hand – der interne Prozess musste digitalisiert und effizienter gestaltet werden. Somit ging die Suche nach einer digitalen Lösung der Reisekostenabrechnung los.

Die Herausforderung

In erster Linie war es natürlich elementar, eine App zu finden, die den Anforderungen der in Deutschland bestehenden Richtlinien entspricht.
Somit musste gegeben sein, dass die App GoBD konform ist und alle steuerrechtlichen Grundsätze einhält. Des Weiteren hatte auch die Benutzerfreundlichkeit einen hohen Stellenwert, sprich die App sollte mehr oder weniger selbsterklärend sein, um viele Rückfragen seitens der Mitarbeiter zu vermeiden. Da monatlich circa 20 bis 25 neue Makler bei McMakler starten, sollte vorausgesetzt sein, dass sie sich schnell mit der Reisekosten-App zurechtfinden, um Extra-Aufwand von Schulungen zu vermeiden. Das Ziel war also eine GoBD-konform, benutzerfreundliche Reisekosten App zu finden, die mehr Transparenz im Genehmigungsprozess nach der Einreichung ermöglicht.

Die Implementierung von Circula

Nachdem sich McMakler dazu entschieden hat, das Tool von Circula zu nutzen, wurde ein Testlauf mit einer Handvoll Mitarbeitern durchgeführt.
Bei der Simulierung von verschiedenen Use Cases wurde festgestellt, dass die Mitarbeiter relativ schnell und leicht mit der App zurechtkommen.
Das Handbuch von Circula, dass die einzelnen Schritte des Genehmigungs- und Abrechnungsprozesses erläutert, reicht aus, um den Mitarbeitern den Umgang mit dem Tool nahezulegen.

Neue Effizienz ganz ohne Papierberge

Der Immobiliendienstleister hat den Prozess der Reisekostenabrechnung seit der Implementierung von Circula beinahe vollständig digitalisiert, wodurch der generelle Papierbedarf signifikant gesenkt wurde.

Case Study

Raphael Thelen, Head of Finance bei McMakler

Vorher hatten wir ganze Ordner voll mit Umlageabrechnung, nun haben wir nur noch in den seltensten Fällen Abrechnungen, die per Papier kommen."

Die Reisekosten App von Circula wird momentan in allen Standorten Deutschlands als auch in Österreich genutzt. Seither gestaltet sich der Genehmigungsprozess effizienter und transparenter, denn die drei Schritte des Prozesses können genau nachverfolgt werden und der Status der eingereichten Ausgaben lässt sich besser überprüfen. Sprich es lässt sich einsehen, wann die Auslagen eingereicht wurden, wann sie vom Vorgesetzten genehmigt und anschließend zur Zahlung freigegeben wurden.

Außerdem reduziert die erhöhte Transparenz die Anfälligkeit für Fehlerquellen. Durch das vier Augen Prinzip, heißt durch die Überprüfung von den Vorgesetzten und der Buchhaltung, und der klaren Kommunikation von Regelungen innerhalb des Prozesses kommt es viel seltener zu Ablehnungen. Und im Falle einer Ablehnung bietet das Tool die Möglichkeit den Grund der Ablehnung zu nennen, sodass Korrekturen ohne große Verzögerungen vollzogen werden können.

Zusätzlich können Makler die mobile App nutzen, um Belege einfach zu scannen und Auslagen schon unterwegs einzureichen. So kann nicht nur das Team der Finanzbuchhaltung, sondern auch die Makler deutlich Zeit einsparen. Wobei die Belege nicht nur schneller bearbeitet, sondern auch sauber hinterlegt werden, wodurch dem Unternehmen die gewünschte Genauigkeit garantiert wird.

Fazit

Die Digitalisierung der Reisekosten führte erneut dazu, dass McMakler die Maxime interne als auch externe Prozesse effizient zu gestalten, realisieren konnte. Denn nun ist der gesamte Prozess transparenter und somit weniger anfällig für Fehlerquellen. Darüber hinaus können Ablehnungen schneller nachvollzogen und korrigiert werden. Durch die digitale Verarbeitung und Lagerung, wird zum einen der Papierbedarf gesenkt und zum anderen können Dokumente schneller eingesehen und sauber hinterlegt werden.

Erfahren Sie mehr über den Hybridmakler.

*Fotorechte: Raphael Thelen

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