CANDIS digitalisiert Buchhaltungsprozesse - Jetzt noch mehr mit Circula

By Greta Pfiz  -  Aug 24,   2020

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CANDIS ist eine KI-gestützte Softwarelösung für die vorbereitende Buchhaltung, die Buchhalter insbesondere durch die Automatisierung wiederkehrender Prozessschritte entlastet. Die Digitalisierung und Automatisierung einfacher, manueller Prozesse in der Buchhaltung führt dazu, dass neue Kapazitäten entstehen, die zum wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens beitragen. 

 

Das SaaS-Unternehmen automatisiert Finanzprozesse wie den Eingang von Rechnungen, Datenerfassung, die Rechnungsfreigabe und den Datenexport. Bestens vertraut mit der Digitalisierung der Buchhaltung hat sich CANDIS gesetzt, den Gesamtablauf im Unternehmen effizienter zu gestalten. Gemäß dem Anspruch, nicht nur Buchhaltungs-Prozesse für ihre Kunden digital zu optimieren, sondern auch intern neue Lösungen für herkömmliche Prozesse auszuprobieren, nutzt CANDIS Circula für das Spesen und Reisekostenmanagement. Das Einreichen und die Verwaltung von Spesen und Reisekosten ist oft ein leidiges Thema für viele Unternehmen, denn manuelle Prozesse sind nervig, zeitintensiv und anfällig für Fehler. Daher digitalisierte das FinTech-Unternehmen aus Bamberg das Reisekosten- und Spesenmanagement mit der SaaS-Lösung von Circula. 

 

Die herkömmliche vs. digitale Methode 

Als Lars Böhnke begonnen hatte, bei CANDIS als Lead Product Manager zu arbeiten, reiste er sehr viel innerhalb Deutschlands, um Steuerberatern vor Ort Seminare und Fortbildungen anzubieten. Kosten wie Bahn- und Taxifahrten sowie Verpflegungsmehraufwände und Auslagen für Hotelübernachtungen summierten sich folglich. 

 

Alle Belege wurden während der Dienstreise gesammelt, die entstandenen Kosten anschließend digitalisiert und in ein Spreadsheet eingetragen. Kniffliger war es, wenn bestimmte Mahlzeiten bereits gestellt wurden und der Verpflegungsmehraufwand dementsprechend manuell neu berechnet werden musste. Außerdem galt es, bei all den Daten den Überblick zu behalten, welche Kosten noch rückerstattet werden müssen und welche bereits mit der Firmenkreditkarte bezahlt wurden. Für Buchhalter und Vorgesetzte ist das neben dem Tagesgeschäft eine nervige Belastung, die man sich sparen kann.

Zu Beginn funktionierte der manuelle Prozess gut, doch mit einer steigenden Zahl der frequent reisenden Mitarbeiter änderten sich die Ansprüche des Unternehmens. Für Mitarbeiter, die viel reisen, und für die Buchhaltung war es eine große Erleichterung, den Prozess zu digitalisieren und compliant zu gestalten. 

 

Vor dem Hintergrund, dass CANDIS ebenfalls eine Softwarelösung für die digitale Finanzbuchhaltung anbietet, ist es dem Unternehmen wichtig, die Entwicklungen auf dem Markt zu verfolgen und auf dem neuesten Stand zu bleiben. Das bedeutet auch, neue Tools auszuprobieren und zu testen, bevor man sich selbst einen Workaround erarbeitet. Außerdem war es dem Unternehmen wichtig, die Rückerstattung an die  Mitarbeiter schneller rückzuerstatten, was neben dem Komfort der mobilen App weiterhin für eine positive Employer Experience sorgt.

 

Circula im Vergleich zu anderen Reisekosten-Apps 

Bevor CANDIS Circula implementierte, verglich das Unternehmen das Tool mit weiteren SaaS-Lösungen aus diesem Segment. Circula erfüllte alle Anforderungen des FinTech-Unternehmens, weswegen die Entscheidung letztlich auf eindeutig ausfiel. 

Circula hält die Forderungen der deutschen Gesetzgebung und des Reisekostenrechts ein, verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche, wodurch der Umgang mit dem Tool sehr schnell erlernt werden kann, und reduziert manuelle Prozesse auf ein Minimum. Beispielsweise die bereits erwähnte automatisierte Berechnung von Verpflegungsmehraufwänden erspart den Mitarbeitern der Finanzbuchhaltung viel Mühe und Zeit, denn die gesetzlich vorgeschriebenen Pauschalen ändern sich jährlich und sind von Land zu Land unterschiedlich. Darüber hinaus haben die Arbeitnehmer einen besseren Überblick über den Status aller eingereichten Unterlagen, da sie zentral in der Ablage gesammelt und gespeichert werden. Die Sorge, Papierbelege zu verlegen oder zu verlieren, wird somit hinfällig. Belege können unmittelbar nach dem Einscannen per App vernichtet werden.

 

Gemeinsam die digitale Buchhaltung vorantreiben 

Schaut man sich den Markt genauer an, gibt es bereits einige digitale Lösungen für verschiedene Problembereiche der Finanzbuchhaltung.Oftmals sind Reisekosten-Apps nicht GoBD-konform oder können nicht die richtigen Integrationen und Schnittstellen zu bereits existierenden Systemen im Unternehmen gewährleisten. Für CANDIS hat sich mit Circula die Suche nach einem Tool für die Spesen- und Reisekostenabrechnung erledigt, da alle Anforderungen erfüllt werden konnten. Laut Lars können Unternehmen dadurch profitieren, Software wie CANDIS und Circula zu kombinieren, da hierdurch jeweils gute Lösungen für verschiedene Spezialfälle und Teilgebiete zum Einsatz kommen. Man muss das Rad eben auch nicht immer neu erfinden - das wäre wohl auch nicht profitabel und effizient. 

Im Gespräch mit Lars Böhnke fragen wir, wieso besteht der Wunsch, den Markt auf diese Weise weiterzuentwickeln? Die digitale Buchhaltung birgt viel Potenzial, denn SaaS-Lösungen zur Prozessoptimierung und unternehmensweiten Compliance können zum strukturellen Wandel beitragen - in diesem Fall in der Buchhaltung. Zeit gilt heutzutage als das wertvollste Gut in unserer Arbeitswelt. Daher ist es im Interesse vieler Unternehmen, geeignete Mittel zur Zeitersparnis zu finden und den Mitarbeitern dadurch Entlastung und Freiheit für die strategisch wichtigen Aufgaben zu verschaffen. 

 

Lars-Boehnke-candis

 

“Die Buchhaltung und das Controlling können viel stärker zu Werttreibern innerhalb der Unternehmen werden. Ein wichtiger Meilenstein dorthin ist, Prozesse soweit zu automatisieren, bis man an einem Punkt ankommt, an dem die Datenqualität so gut ist und die Buchhaltung die Kapazität hat, diese Datenbasis zu nutzen, um für andere Abteilungen Leistungen zu erbringen und Wert zu schöpfen.”, laut Lars Böhnke.

Ferner gilt es, die Mitarbeiterzufriedenheit und interne Kommunikation zu fördern. Denn die Mitarbeiter sind dankbar wenn Ihnen ein Tool geboten wird, dass ihnen lästige manuelle Tätigkeiten abnimmt, sie Freigabeprozesse transparent nachvollziehen können und Auslagen möglichst schnell erstattet werden. So ermöglichen integrierte Kommentarfunktionen in CANDIS eine stärkere Kommunikation, welche essentiell für eine effektive Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen ist. In Circula sind verschiedene Funktionen je nach Nutzerrolle verfügbar. Die Kommunikation findet direkt über die Plattform und mittels E-Mail-Benachrichtigungen statt - so geht nichts unter oder verloren.

In Anbetracht jüngster Entwicklungen, sind digitale Anwendungen, die das dezentrale Arbeiten unterstützen, von hoher Relevanz für jedes Unternehmen. Technische Hilfsmittel, die die Gefahr fehlender Kommunikation aufheben und eine agilere und effektivere Arbeitswelt ermöglichen, sind in Zeiten von Home Office oder Remote Work sehr gefragt. Die aktuellen Trends und Meldungen von sogar DAX-Unternehmen wie Siemens oder die Allianz zeigen, dass sich diese Situation wohl nicht mehr rückgängig machen lässt und wir gerade dabei sind, einen neuen Standard des Zusammenarbeitens zu definieren. Deutsche Unternehmen erkennen die Notwendigkeit, sich digital dementsprechend auszustatten und ihren Mitarbeitern digitale Tools an die Hand zu geben, um eine möglichst flexible und komfortable Arbeitsweise zu garantieren. Außerdem können durch Tools wie CANDIS und Circula Unmengen von Papier eingespart werden. Gemeinsam die Welt der Buchhaltung durch digitale Tools voranzutreiben - das ist die Vision von CANDIS und Circula.

 


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Greta Pfiz

Greta studies International Business at the ESB Business School, a faculty of Reutlingen University. Since the beginning of 2020, she is co-responsible for content marketing at Circula.