Auslagenerstattung: Darauf sollte Ihr Unternehmen achten

By Greta Pfiz  -  Jun 3,   2020

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Innerhalb Unternehmen kommen täglich eine Vielzahl von Kosten zusammen, die vom Arbeitnehmer  im Auftrag des Arbeitgebers gezahlt werden, die sogenannten Auslagen oder durchlaufenden Gelder.  Diese Aufwendungen bekommt der Arbeitnehmer jedoch zurückgezahlt. Was genau versteht man also unter Auslagen, wie werden sie in der Buchhaltung behandelt und wie unterscheiden sie sich von durchlaufenden Geldern. 

Was sind Auslagen?

Nicht jede Ausgabe, die ein Mitarbeiter während seiner Arbeitszeit tätigt, gilt rechtlich als Auslage, die steuer- und beitragsfrei vom Unternehmen erstattet werden muss (§ 3 Nr. 50 EstG). Die Auslagen müssen betrieblich veranlasst oder aber zumindest notwendig sein und der Mitarbeiter darf kein oder nur ein geringes Interesse am Kauf gehabt haben. Dass das Eigentum am Produkt beim Kauf an den Arbeitgeber übergeht und der Mitarbeiter das Produkt nicht in seinen Privatbesitz nehmen darf, sei der Vollständigkeit halber auch erwähnt. Schließlich soll der Mitarbeiter nicht beschenkt werden, sondern nur getätigte Auslagen zurückerhalten.

 

Legt ein Mitarbeiter also die Kosten für ein spezielles Projektor-Kabel aus, weil er es dringend für eine Präsentation benötigt, und verbleibt es im Unternehmen, kann er die Kosten als Auslage geltend machen. Es war eine notwendige Ausgabe, die nicht aus privatem Interesse entstanden ist. Noch klarer wird es beim Ersatzkauf eines Erste-Hilfe-Kastens: Die Ausgabe war betrieblich notwendig und ist damit steuerfrei zu erstatten.

 

Die Verpflegung auf Dienstreisen kann entweder vom Arbeitgeber direkt gezahlt oder über den steuerfreien Verpflegungsmehraufwand an den Arbeitnehmer erstattet werden.

 

Was unterscheidet durchlaufende Gelder von Auslagenerstattung bzw. Auslagenersatz?

Die Regelungen zur Auslagenerstattung (auch: Auslagenersatz) beziehen sich sowohl auf Ausgaben, die der Mitarbeiter bereits aus eigener Tasche getätigt hat, als auch auf durchlaufende Gelder. Als durchlaufende Gelder werden Ausgaben bezeichnet, die dem Mitarbeiter im Vorfeld für regelmäßig anfallende Ausgaben bezahlt werden. Das können der Obstkauf für das Büro oder der Nachkauf von Batterien sein, aber auch größere Aufwendungen wie der jährliche Erwerb von Kundengeschenken. Beide – Auslagenersatz und durchlaufende Gelder – sind nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei sowie beitragsfrei in der Sozialversicherung. Eine pauschale Auslagenerstattung ist im Regelfall allerdings voll zu versteuern.
Sie bleibt nur unter folgenden Voraussetzungen steuerfrei:

  • Die Ausgaben sind regelmäßig wiederkehrend 

  • Es findet keine Bereicherung der Arbeitnehmer statt 

  • Der Arbeitnehmer kann die tatsächlich angefallenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten detailliert nachweisen. Danach kann die Pauschale ohne weiteren Nachweis fortlaufend gezahlt werden.


Welche Voraussetzungen müssen vorliegen, damit das Unternehmen die Auslage steuerrechtskonform verbuchen kann?

Für geringe Ausgaben bis 250 Euro brutto muss der Mitarbeiter keine Rechnung vorlegen und es genügt der Kassenbon als Nachweis (Kleinbetragsrechnungen).  Auch für höhere Beträge ist nicht zwingend eine Rechnung erforderlich. Wollen Unternehmen allerdings den Vorsteuerabzug geltend machen, benötigen sie zur Berücksichtigung der Auslagen eine Rechnung, die den rechtlichen Anforderungen entspricht. Bei Kleinbetragsrechnungen reicht allerdings weiterhin der Kassenbon. Kauft ein Mitarbeiter für sein Unternehmen auf Rechnung ein, muss als Rechnungsanschrift immer die Anschrift der Firma vermerkt sein. Ob der Mitarbeiter selbst oder nur das Unternehmen namentlich genannt ist, spielt dagegen keine Rolle. Wichtig: Sollte für einen Betrag kleiner als 250 EUR eine Rechnung vorliegen, muss auch diese auf die Firma ausgestellt werden, um einen Vorsteuerabzug zu erhalten.


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Greta Pfiz

Greta studies International Business at the ESB Business School, a faculty of Reutlingen University. Since the beginning of 2020, she is co-responsible for content marketing at Circula.